Kağıt tüketimini kontrol altına almanın pek bilinmeyen ama uygulanmış güzel örnekleri bulunan “baskı hesaplama sistemleri” (Print Accounting System) dir.
Bu tip uygulamalar işyerleri, üniversiteler, kütüphaneler gibi ortak kullanımın yoğun olduğu yerlerde kağıt tasarrufu sağlıyor. Yazıcı ve fotokopi kullanımında genellikle gerekli özeni göstermeyen kullanıcıları dikkate davet ediyor. Internet’te bulduğu her sayfayı yazıcıya gönderenlerin, bilgisayarını kullanmasını, bilgisayardan okuyup öğrenmesini sağlıyor. Tabii ki her şey yine ve yeniden zihniyet sorununa geliyor.
Peki, böyle bir sistem nasıl çalışır. Nasıl olur da sayılabilir dokümanlar?
Öncelikle neyi sayacağım sorusuna cevap bulmak gerekiyor. Postscript, PCL, Text gibi tüm doküman formatlarına tam destek veriliyor, yani her dokümanın yazıcıdan sayılarak çıktısının alınabilmesi mümkün artık. Fotokopi işlemlerinizi de yine aynı sistem üzerinde entegre bir şekilde gerçekleştirebiliyorsunuz. Bunun için sisteme dahil edilmiş bir kart okuyucuya ihtiyacınız var. Fotokopi olarak kullanacağınız makineye bir kart okuyucu cihazı takılıyor ve kart okuyucu sisteme dahil ediliyor, tanımlanıyor. Her kullanıcınızı bir adet kart sahibi yapmanız gerekiyor. Bu kartlara bir ID ataması yapılıyor. Her yapılan fotokopi ve yazıcı işlemi ID’ye ait olan hesaptan düşülüyor. İsterseniz kullanıcının hesabı bittiğinde başka hiçbir baskı işlemi gerçekleştirmemesini sağlayabiliyorsunuz veya serbest bırakabiliyorsunuz, karar yöneticinizin.
Ay sonunda veya istediğiniz bir anda o gün kim, kaç sayfa fotokopi çekmiş veya yazıcı kullanmış, hangi yazıcı veya fotokopi kaç sayfa baskı yapmış. Makine, yıllık baskı ömrünün üzerinde mi iş yapmış gibi yaklaşık 250 çeşit rapor alabiliyorsunuz.
Sistem sayesinde belirlediğiniz yazıcıları istemediğiniz kullanıcıların kullanamamasını sağlayabiliyorsunuz. Sistemin yazıcı tarafı windows şifre doğrulaması yöntemi ile çalışıyor. Herhangi bir etki alanı kullanılması şart değil. Bir başkasının sizin kullanıcı bilgilerinize ve kartınıza sahip olmadan hesabınızdan işlem yapması sözkonusu değil. Uzak mekanlarda yazıcı bulunan ortamlar için incelikle düşünülmüş bir özellik daha mevcut; basılmasını istediğiniz dokümanları yazıcıya gönderiyorsunuz, siz kartınızı çekene kadar işler yazıcıda bekliyor, basılmıyor. Kartınızı kart okuyucuya okuttuğunuzda gönderdiğiniz işler kart okuyucu panelinde beliriyor, seçtiğiniz dokümanları veya tüm dokümanların hemen basılmasını sağlayabiliyorsunuz. Kullanıcılarınıza teşvik uygulayarak, çift yüzlü baskı aldıklarında hesabından daha az bir miktar düşülmesini sağlayabilir, renkli çıktıların maliyetini farklı olarak belirleyebilirsiniz.
Tasarruf bunun neresinde?
Yazının başında da belirtildiği gibi kullanıcılar, dokümanlarını basmadan önce düşünüyor. Göndermeden önce önizleme yapmayı alışkanlık haline getiriyor. “Gönderdim, çıktı, ne yapayım” anlayışı azalıyor. Limiti bitince baskı alamayacağını veya neden bu kadar çok çıktı aldığının hesabı sorulabiliyor duruma geliyor. Kısacası otokontrol başlıyor. Ayda 1000 sayfa çıktı alan ortalama bir kullanıcı, 300 sayfaya kadar azaltabiliyor. Ayda 700 sayfa! maliyetler epey azaldı değil mi? Toner, kağıt ve makinenin ömrü. Durum böyle olunca dokümanların çıktısında kalite bekleniyor. İşin kalitesi artıyor. İşe her yönüyle kalite hakim oluyor.
Kaynak : 