Bu yazının ilk 2 bölümünü
başlığı altında okuyabilirsiniz.
Kullanılacak Ürünün Seçimi
KKP gibi kapsamlı projelerde kullanılacak ürüne şirket çalışanlarıyla birlikte karar verilmelidir.
Bazı kurumlar kardeş kuruluşlarının seçtiği ürünü kullanmak durumundadır ve seçim süreci yoktur. Bu durumu ayrı tutuyorum. “Kullanılacak ürüne karar verme süreci” diye adlandıracağım bu süreç yerine, kimi kurumlar kullanılacak ürünü belirlemeyi bilişim yöneticisinin kararına bırakmakta, kimi kurumlar mali işler yöneticisinin tercihlerini göz önünde bulundurmakta, kimi de üst yöneticilere yapılan bir iki sunumdan sonra bu yöneticiler arasında bir karar vermektedirler. Bunların hepsinin de sakıncaları vardır ve “doğru mu, yanlış mı?” diye iki seçenekle cevap vermem gerekirse, yanlıştırlar.
Kullanılacak ürüne şirket çalışanlarıyla birlikte karar verilmelidir. Çalışanların katılmadığı bir karar, sorunlar ortaya çıktığında kararı verenin yalnız kalması, gönülsüz destek, yüksek dirençle karşılaşılması demektir ve ürünün hayata geçirilmesini önemli ölçüde engeller. Çalışanların görüşünü almak üzere uyguladığım yolu önereceğim. Bu yolun sonunda, öngördüğümüz en kötü sonuçla karşılaştık, ürünü Türkiye’ye getiren firma iflas isteğinde bulunup, kapandı ve bütün müşterileri kendi başına kaldılar. Yaşama henüz geçmiş, sıkıntıları diz boyu olan bir kurum olarak, kullanıcılarımızın tam desteğini aldık, başımıza gelenlere de birlikte göğüs gerdik.
Kullanılacak ürüne karar vermek için seçim ölçütlerinin yazılı olması gereklidir. Ölçütlerin belirleneceği alanlar (Mali İşler, Satış, Üretim, Planlama, Depo denetimi, Bakım gibi) saptanmalı ve bu alanlardan sorumlu kişiler belirlenerek onların seçecekleri işbilgisi yüksek çalışanlardan oluşacak ekiplerce ölçütler yazılmalıdır. Kuşkusuz bu ölçütlerin ölçme gücü, ekibin iş bilgisi ve benzer ürün bilgisine doğru orantılı olarak artacaktır. Bu işin kurum dışında yaptırılması çalışanların dışlanması sonucunu doğuracağından sakıncalıdır.
Dikkat edilirse ekiplerden söz ettik, tek tek her çalışanın süreçte yer almasından söz etmiyoruz. Bu, sürece katılamayan çalışanlarca anlayışla karşılanacaktır, herkesin takıma alınmasını beklemeyecekler, işbilgisine güvendikleri iş arkadaşlarının seçimine inanacaklardır. Burada anahtar, işbilgisi yüksekliğidir, ünvan önemli değildir. Diğer çalışanlara bilgi veren ara yöntemlerin kullanılması da çok iyi olur. Kapalı kapılar ardında birileri birşeyler yapıyor izlenimi oluşturulmamalıdır.
Ölçütleri belirleyen ekiplere ürünler tanıtılmalıdır. Tanıtım ürünün tamamını kapsamalı ve ekipler oturumların tamamını izlemelidir. Tanıtımda sunum değil ürünün kendisinin kullanılması önemlidir, yani bizzat örnekler yapılmalı ve hareketlerin yansımaları gösterilmelidir. Her ürün tanıtımının ardından ekiplerin ölçütleri alıp o ürün için değerlendirme yapması sağlanmalıdır.
Aday ürünler için değerlendirme tamamlandığında, ekip sorumluları ve şirket üst düzey yöneticilerinin katılımıyla bir üst değerlendirme toplantısı düzenlenir. Bu toplantıda öncelikle yapılacak şey, o kurum için iş alanlarının ağırlıklandırılmasıdır. Ardından ekiplerin değerlendirmeleri, ağırlıklandırmalarla birlikte yorumlanarak her ürüne bir işlevsellik notu verilir. Değerlendirmenin son basamağı, ürünün sahibi, satıcısı, yerel temsilcisi, ekibi, deneyimi, sürekliliği, güvenilirliği gibi unsurlarla, ürünün teknik altyapısı, mimarisi, gerektirdikleri ve maliyetlerin göz önüne alınmasıdır. Tüm bu unsurlar da değerlendirildiğinde her ürün son bir not alır ve sıralanırlar. Artık sıralama bellidir ve gerisi satın alma sürecidir.
Bu yazının devamında “Ürünün Teknik Yapısı, Mimarisi; Kaynak kod; Bilişimciler”i Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 4 başlığı altında okuyabilirsiniz.
Kaynak : 