Geri dönen e-posta mesajları, mesajınızın şu veya bu nedenle alıcıya ulaşmadığını bildirmek içindir. İdeal olarak bu geri dönen mesajlar, RFC821’de bir standart olarak belirlenmiş SMTP kodları halinde gelir. Bu kodları kullanarak, İSS’ler mesajın neden geri döndüğünü bildirir. Herkes bu standardı kullanmaz ama geri dönen mesajları incelediğinizde çok değerli olabilecek bilgiler edinebilirsiniz.
Geri dönen mesajın içeriğinden bağımsız olarak, genelde iki ana tür geri dönen mesaj vardır: sert ve yumuşak. Kiminle konuştuğunuza bağlı olarak daha teknik ifadeler ile karşılaşabilirsiniz, ama demek istedikleri aşağı yukarı aynıdır.
Sert geri dönen mesaj ya alıcı sunucunun mesajı bilerek reddettiği ya da alıcı sunucunun artık servis vermediği anlamına gelir. Sert geri dönüşlere örnek olarak:
- Kullanıcı bu domainde kayıtlı değil.
- Böyle bir domain yok.
- Mesaj reddedildi.
Yumuşak geri dönüşler, geçici bir arızanın olduğu zamanlarda oluşur ve sert geri dönüşlerin dışındaki cümlelerle ifade edilir. Yumuşak dönüş örnekleri:
- E-posta sunucusu yanıt vermiyor.
- Kullanıcının posta kutusu dolu.
Geri dönen mesajlar neden işlenmeli?
Geri dönen mesajları doğru bir şekilde işlemek için bir çok neden var. Çalışmayan adreslere e-posta gönderme maliyetlerini çekmek istemezsiniz. Geri dönen mesajları doğru şekilde işlemezseniz, bir e-posta listesinin doğal döngüsü içinde yüksek oranda çalışmayan adreslerle dolmasına neden olursunuz.
Geri dönen mesajların gözlemlenmesi potansiyel bir iletim problemini fark etmenizi sağlayabilir. Belki de gönderdiğiniz adreslerin sunucularından biri artık cevap vermiyordur. Belki de mesajlarınız reddediliyordur. Her gönderim sonrası geri dönen mesajlarınızı incelerseniz herhangi bir yanlışlığı çabucak düzeltebilirsiniz.
En önemlisi, İSS’ler bir spam saldırısıyla karşı karşıya olup olmadıklarını anlamak için geri dönen mesaj bilgilerine bakarlar. Spamcıların e-posta listelerinin kalitesi çok düşüktür. Eğer bir ISS belli bir IP’den büyük oranda geçersiz e-posta geldiğini fark ederse bu mailler spam olarak değerlendirilip bloke edilebilir.
Geri dönen mesajları asgariye indirin
Geri dönen e-postalar ile başa çıkmanın ve bunları asgariye indirmenin yollarından bazıları:
- İSS’ler sert geri dönüşlerin üç defadan fazla tekrar denenmesini istemezler. Bizim tecrübemize göre, sert bir geri dönüşü iki veya dört gün sonra bir defaya mahsus tekrar denemek yeterlidir.
- Sert geri dönüş yapmış bir e-posta adresini ya hemen ya da tekrar deneme olumsuz olduğunda listeden çıkartın. Yumuşak geri dönüş yapmış bir adresi ise, eğer dört veya beş gönderimden sonra hala aynı hatayı veriyorsa listeden çıkartın.
- Geri dönen mesajları işlerken anahtar kelime taraması yapın böylece standart olmayan geri dönüşler ile daha kolay başa çıkabilirsiniz.
- Yanlış veya gerçekte var olmayan adresleri baştan engellemek için iki aşamalı veya onaylamalı kayıt süreci kullanın.
- Adres listenizdeki geçerliliğini kaybetmiş e-posta adresleri ile daha rahat başa çıkabilmek için kullanıcıların adres değişikliklerini bildirebilecekleri ve seçimlerini değiştirebilecekleri bir link sunun.
- Geri dönen mesajların gönderildiği kişilerin normal posta veya telefon bilgilerine sahipseniz ve onlarla bu yollardan iletişim kurma yetkiniz varsa bu şekilde bağlantı kurup yeni e-posta adreslerini isteyebilirsiniz.
- Kullanıcıların, adreslerini doğru girdiklerinden emin olmak için, kayıt sırasında bunu kontrol eden bir script kullanın. Buna ek olarak, kayıt olacak kişilerin adreslerini ikinci bir kutucukta tekrar yazmalarını da sağlayabilirsiniz.
- Özellikle önemli ISS ve domainlerden gelen geri dönüşlerde e-posta reddedilmesi durumu olup olmadığı konusunda gözlemleme yapın. Mesaj, bloke olma nedeniyle veya filtreler yüzünden reddedilmiş olabilir ve reddeden sistemin yöneticisi ile temasa geçmeniz gerekebilir.
- Geri dönüş oranlarını devamlı olarak gözlemleyin ve kıyas yapabileceğiniz normlar oluşturun. Nedenleri analiz edin ve bir mesaj normların dışına çıktığında gerekli tedbirleri alın. Ortalama geri dönüş oranları büyük ölçüde değişiklikler gösterse de, eğer oran devamlı olarak yüzde 5’ten yukarı çıkıyorsa listeye kayıt alma işlemi sırasında problemleriniz var demektir.
- Potansiyel olarak spam içerikli sayılabilecek mesajları önceden test edin. Böylece mesajlarınızın ISS ve kurumsal spam filtrelerine takılma oranlarını azaltabilirsiniz.
e-Bülten verimliliği konulu yazılarımıza devam edeceğiz.
Kaynak : 