1) Giriş
Proje yönetimi için bir metodoloji uygulamayan pek çok organizasyonda, projeler üst yönetim tarafından gelişigüzel seçilir ve projenin zaman, maliyet, bütçe, kalite planlaması yapılmadan ve “başlatma” fazı doğru şekilde uygulanmadan projeye başlanır. Kurumun proje portföyünde yer alan pek çok proje arasında seçim yapılırken doğru “önceliklendirme” yapılmaz. Halbuki, üst yönetimdeki kişiler genellikle “stratejik planlama”, “kurumun vizyonu / misyonu / kâr beklentisi” gibi konularla ilgili konuşmayı çok severler ve bu konularda detaylı çalışmalarda bulunurlar. Projelerin başarısı için bu kavramların proje başlatma fazında dikkate alınması ve doğru projenin önceliklendirilmesi son derece önemlidir.
İş hayatının rekabetçi ve tempolu ortamında genellikle aynı anda yapılmayı bekleyen pek çok proje mevcuttur. Ne var ki, başlamayı bekleyen tüm projeleri yapabilecek yeterlilikte kaynak (özellikle insan kaynağı ve maddi kaynak) organizasyonlarda mevcut değildir. Ekonominin temel kuralı olan “sonsuz ihtiyaçlar, ancak sınırlı kaynaklar” proje yönetimi alanında da karşımıza çıkar. Bu durumda organizasyon için doğru projenin seçilmesi ve proje yönetim süreç gruplarından ilki olan “Başlatma” süreçleri için doğru araç ve tekniklerin uygulanması önem kazanır. Bu makalemde “proje portföyü önceliklendirme ve proje başlatma süreçleri”nden bahsedeceğim.
2) Proje Kavramı ve Proje Yönetimi Süreçleri
Bazı terimleri hatırlatarak başlayalım. Belirli bir ürün, hizmet veya servisi ortaya çıkarmak için gerçekleştirilen, başlangıç ve bitiş tarihi belli olan, belirli kaynaklarla gerçekleştirilen ve sonucunda eşsiz bir ürün ortaya çıkaran çabaya “proje” adı verilir. Her projenin tamamlandığında daha önce yapılmamış eşsiz(unique) bir ürün ortaya çıkarması beklenir. Proje Yönetimi için American National Standards Institute(ANSI) standardı Project Management Instutue (PMI) tarafından ilan edilen Project Management Body of Knowledge (PMBOK) kitabında ilan edilmiş ve uygulanmaktadır. PMBOK’ta proje yönetim süreçleri 5 süreç grubunda incelenir: “Başlatma, Planlama, Uygulama, Kontrol ve Kapama”. Başlatma süreç grubu proje yönetimindeki süreç gruplarından ilkidir ve en başta uygulanması gerekenidir. Proje yönetiminin uygulandığı kurumlarda pek çok projenin birlikte daha doğru şekilde takip edilmesi için genellikle aynı yönetimin projeleri bir “proje portföyü” olarak toplu halde izlenir. Yani proje portföyü içinde tümü aynı organizasyona ya da yönetime ait birçok proje yer alır.
3) Projeler Nasıl Doğar?
Projeler, kendiliğinden ortaya çıkmaz. Bazı talepler veya koşullar bir projenin ortaya çıkışını tetikler. Projenin ortaya çıkışına yol açan bazı koşullar ve bu koşullara örnekler şu şekildedir:
- Pazar Talebi – Örnek: Rakip firmaların pek çoğunun Internet üzerinden bilet satışı yapması üzerine bir otobüs firmasının online bilet satış sistemi kurması.
- İş süreçleriyle ilgili bir gereksinim – Örnek: İşyerinde doküman karmaşasını engellemek için elektronik doküman yönetimi sistemine olan ihtiyaç.
- Müşteri İsteği – Örnek: Çeşitli özelliklere sahip olan (antensiz, radyo çalabilen, fotoğraf çekebilen, daha uzun süre şarj gerektirmeyen vs) cep telefonları.
- Teknolojik Gelişmeler – Örnek: Bir işletim sistemine üretici firma desteğinin kalkması üzerine yeni bir işletim sistemi ile ilgili uygulama geliştirme.
- Yasal Zorunluluklar – Örnek : Yeni Türk Lirası’na geçiş.
- Sosyal Gereksinimler – Örnek : Afrika’daki fakir ülkelere yardım için Live8 konseri.
Bu makalenin devamını Proje Portföyü Önceliklendirmesi ve Proje Başlatma Süreçleri – 2 başlığı altında okuyabilirsiniz.
Kaynak : 