Bu makalenin önceki 2 bölümünü
- Proje Portföyü Önceliklendirmesi ve Proje Başlatma Süreçleri – 1
- Proje Portföyü Önceliklendirmesi ve Proje Başlatma Süreçleri – 2
başlıkları altında okuyabilirsiniz.
5. Proje Başlatma Süreçleri Çıktıları :
5.1. Proje Duyurusu (Project Charter):
Projelerin başlangıcı, formal olarak organizasyona bir doküman ile duyurulmalıdır. Proje başlangıcı için yayınlanan bu dokümana Proje Duyurusu, Proje Başlatma Dokümanı veya Proje Beratı adı verilir. Proje Duyurusunda yer alan bilgiler şu şekilde olmalıdır:
- Projenin adı ve kısa tanımı
- Proje yöneticisinin adı
- Projenin hangi amaçla yapıldığı, sonuçta neyi hedeflediği
- Başlangıç ve bitiş tarihleri, varsayım ve kısıtlar
- Proje organizasyonundaki yetkili kişiler ve imzalar
Proje duyurusu, projenin başladığını formal olarak organizasyona duyuran ve proje yöneticisine proje için ihtiyaç duyulan yetki ve sorumluluğu veren yazılı dokümandır. Projelerin büyüklüğü ve karmaşıklığından bağımsız şekilde tüm projelerde bu yayınlanması gereken ve başlatma süreçlerinin en önemli çıktısı olan dokümandır.
5.2. Proje Tanımlama Dokümanı (Scope Statement) :
Proje tanımlama dokümanı, proje kapsamında ne yapılacağını anlatan ve projenin sınırlarını belirleyen dokümandır. Tüm proje kapsamında bir referans doküman olarak kullanılmak üzere hazırlanan, proje kapsam yönetiminin çok önemli çıktılarından biridir. Proje tanımlama dokümanında yer alması muhtemel başlıklar şunlardır :
- Projenin amacı
- Projenin ihtiyaçları (requirements)
- Kısıtlar ve varsayımlar
- Teslimatlar
- İlk WBS (iş ayrışım yapısı)
- Kabaca zaman ve maliyet tahminleri
Başlatma süreci olarak bu süreç sonunda ortaya çıkan doküman, projenin planlama süreçleri esnasında detaylandırılır.
Son Sözler :
Organizasyonlar için, proje portföyünden doğru projeleri seçmek, proje başlatma fazında doğru araç ve teknikleri uygulayıp doğru çıktıları üretmek “işe düzgün başlamak” adına oldukça önemlidir. Başarılı proje yönetimi, başarılı bir başlangıç fazı ile başlar.
Kaynaklar :
PMBOK : A Guide to the Project Management Body of Knowledge (www.pmi.org
www.4pm.com
www.gannthead.com
www.pmptools.com
Kaynak : 