Önceki 3 bölümü
- Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-1
- Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-2
- Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-3
başlıkları altında okuyabilirsiniz.
3.Sistem Tasarımı
Bu bölümde, bilgi gereklerini karşılamak için bir sistemin nelere ihtiyacı olduğu tanımlanacaktır; sistem tasarımı bu amacın nasıl yerine getirileceğini gösterecektir. Bilgi sistemi tasarımı bu sistem için genel bir plan ya da modeldir. Sistemin şeklini ve yapısını oluşturan bütün özellikleri içerecektir. Bu nedenle, sistem analizi esnasında belirlenen işlevleri yapacak olan sistem özellikleri detaylandırılacaktır. Bu özellikler, sistemlerin tasarımı esnasında alınabilecek olan bütün yönetimsel, örgütsel ve teknolojik bileşenleri ifade edecektir.
Bu tasarımın da, sistem analizinde olduğu gibi, örgüt dışından bir danışmanlık yardımıyla, özellikle sistem analizini yapan danışmanla birlikte yapılması önemlidir.
Tasarım özelliklerinin mantıklı ve fiziki özellikleri olacaktır. Bilgi sisteminin mantıklı özellikleri sistemin bileşenlerini ve kullanıcının gördüğü şekilde birbirleri arasındaki ilişkileri gösterecektir. Fiziksel olarak nasıl uygulandığının tersine sistem çözümünün ne yapabileceğini gösterecektir. Girdileri ve çıktıları, yapılacak ilerleme işlemlerini, iş prosedürlerini, veri modellerini ve kontrolleri tanımlanacaktır. Fiziksel özellikler, mantıksal modeli, yeni sistem için belli teknik tasarıma dönüştürecektir. Donanım, yazılım, fiziksel veri tabanları, girdi/çıktı medya, kılavuz prosedürleri ve belli kontroller için gerçek özellikler yaratacaktır. Fiziksel tasarım özet mantıksal tasarım planını kişilerin ve makinelerin işleyen bir sistemine dönüştüren geriye kalan özellikleri sağlayacaktır.
Örgüt ve tasarımını gerçekleştiren danışman, ya rafta olmayan ürünler yoluyla ya raf ürünleriyle ya örgüt için özel bir çözümle ya da hepsini içine alan belli çözümler geliştirip tasarlayacaktır.
Bu aşamanın sonunda, sistem tasarım raporu ortaya çıkacaktır (Gereksinimler Raporu – SHOULD Raporu). Bu rapor örgütle birlikte tartışılacak, örgüt ve tasarımını gerçekleştiren danışman, maliyet, yararlar, teknik özellikler ve örgütsel etkiler bakımından en istenilir alternatifi temsil eden bir karara varacaktır.
4.Teknik Şartnamenin/İş Tanımlarının ve İhale Dokümanlarının Hazırlanması
Teknik Şartnamelerin/İş Tanımlarının hazırlanması aşamasında IS ve SHOULD raporları dikkate alınacaktır. Bu tasarımında, sistem analizinde ve tasarımında olduğu gibi, örgüt dışından bir danışmanlık yardımıyla, özellikle sistem analizini ve tasarımını yapan danışmanla birlikte yapılması önemlidir.
Teknik Şartnameler/İş Tanımları, analiz ve tasarım raporları ışığında hazırlanan, bu raporların bilişim teknolojileri diline çevrilmiş halidir. Bu şartnameler/iş tanımları örgütün hem yazılım hem de donanım ihtiyaçlarını teknik bir dille ortaya koyacaktır. Bu şartnameler/iş tanımları aynı zamanda, YBS’nin bundan sonraki aşamalarını da ayrıntılı bir dille açıklayacaktır.
İhale dokümanları ise, teknik şartnamelerde/iş tanımlarında belirtilen, örgütün yazılım ve donanım ihtiyaçlarını karşılayacak, en uygun maliyetle, en uygun firmanın seçimini tanımlayacaktır. Bu dokümanlar firmanın, önerdiği yazılım ve donanımların teknik olarak uygunluğu yanında, finansal, deneyim, teknik açısından yeterliliklerini ölçebilecek bir dokümanlar olacaktır.
Bu açıdan bu dokümanlar öncelikle firmanın deneyim ve mali yönden yeterliliğini ölçebilecek yeterlilikleri çok açık bir biçimde ortaya koymalıdır. İstenilen deneyime ve mali kuvvete sahip firmaların teknik şartnamelere/iş tanımlarına önerdikleri yazılım ve donanımlar incelenecek ve istenilen teknik özelliklere uygun yazılım ve donanım sağlayan firmaların teknik değerlendirilmesi yapılacaktır.
Firmaların teknik kapasitelerini değerlendirmede teknik puanlama sistemi kullanılabilir. Puanlama ölçütleri olarak; firmanın istenilen iş ile ilgili sunacağı taslak proje planı, taslak kaynak yönetim planı, insan kaynaklarına ilişkin taahhüt ve insan kaynakları görüntüsü, proje yönetim yapılanması, risk yönetim planı, proje ile ilgili tespitler ve kritik başarı faktörleri, eğitim planı, eğitim materyali ve sağlanacak bileşenlerin açık listesi puanlamaya tabi tutulabilir. Bu noktada işin özelliğine göre bir alt teknik puan barajı konabilir. Puanlanacak kıstasların teknik şartnameler/iş tanımları ile ilişkilendirilmesinin sağlanması önemlidir. Bu noktada, teknik şartnameler/iş tanımları, zorunlu olarak karşılanması gereken özellikler ve puanlamaya dayalı özellikler olarak iki bölümde hazırlanması gerekir.
Sonuçta yeterli deneyim ve mali kuvvete sahip, zorunlu teknik özellikleri karşılayan ve barajın üstünde teknik yeterliliğe sahip firmalar arasından en uygun çözümü öneren firma ile sözleşme imzalanabilmeyi sağlayan bir ihale dokümanları ortaya çıkacaktır. İhale dokümanında en ucuz çözümün bulunabilmesinde, teknik ve mali ağırlık belirlenebilir.
Bu aşamanın sonunda, bir Teknik Şartname/iş tanımı Raporu ortaya çıkacaktır. Bu rapor örgütle birlikte tartışılmalı, örgüt ve teknik şartnameyi gerçekleştiren danışman, maliyet, yararlar, teknik özellikler ve örgütsel etkiler bakımından en istenilir alternatifi temsil eden bir karara varmalıdır.
Yazının devamını yarın okuyacaksınız.
Kaynak : 