Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-5

Önceki 4 bölümü

• Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-1
• Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-2
• Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-3
• Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-4

başlıkları altında okuyabilirsiniz.

5.Firma seçim süreci ve sözleşmenin yürütüldüğü dönem boyunca teknik yardım

Hazırlanan İhale Dokümanlarıyla, örgüt resmi yollardan firma seçim sürecine girecektir. Bu süreçte ve sözleşmenin yürütüldüğü dönemde, danışman örgüte danışmanlık hizmeti vermelidir. Tedarik tek bir ihale ile yapılabileceği gibi, analiz ve tasarıma göre birden fazla da olabilir. Bu durumda örgütün bir zaman planı olmalıdır.

Sonuçta yeterli deneyim ve mali kuvvete sahip, zorunlu teknik özellikleri/iş tanımlarını karşılayan ve barajın üstünde teknik yeterliliğe sahip firmalar arasından en uygun çözümü öneren firmalar ile sözleşmeler imzalanacaktır.

6.Programlama

Bu aşamada seçilen firmalar, tasarım aşamasında hazırlanan sistemin özelliklerini program kodlarına dönüştürür. Raf yazılımlarını kurar, yeni yazılımları üretir, yazılımları birbirlerine analiz ve tasarım raporu ışığında, teknik şartname/iş tanımına göre bütünleştirir. Dosyalar, işlemler, rapor çıktıları ve diğer tasarım detayları ve sistemdeki her bir programın özellikleri için detaylı tasarım dokümanları hazırlar.

Bu aşama aslında puzzle’ın parçalarını bir araya getirme sürecidir. Seçilen firma teklifinde teknik şartname/iş tanımına göre her bir parça için nasıl bir çözüm önerdi ise, bu aşamada firma, her parça için bütünleştirme sürecine girişir. Bütünleştirme tamamlandığında tasarım raporundaki çizilen resim tamamlanır veya örgütün olması gereken noktası/hedefi ortaya çıkar.

7.Test Aşaması

Ayrıntılı test işlemi, sistemin doğru sonuçları üretip-üretmediğini araştırarak yürütülmelidir. Bu araştırma işlemi örgüt, danışman ve firmaca birlikte yapılmalıdır. Sitemin test edilmesi üç aşamayı içerecektir:

a)Birim testi:, veya program testi, sistemdeki her programın ayrı ayrı test edilmesinden oluşur.

b)Sistem testi: bilgi sisteminin tüm olarak işlediğinin testidir. Ayrı parçaların (modüllerin) planlandığı gibi birlikte çalışıp-çalışmayacağının, sistemin gerçekten çalıştığı ve tasarlandığı şekil arasında farklılık olup-olmadığının kararı verilecektir.

c)Kabul testi: sistemin üretim testinde kullanılacak şekilde hazır olduğuna dair son sertifikasyonun sağlanmasıdır.

Sistem testi kullanıcılar ve teknik personel tarafından değerlendirilecek ve yönetim tarafından gözden geçirilecektir. Tüm taraflar yeni sistemin standartları karşıladığı anlaşıldığında ve sistemin formal olarak kurulum için kabul edilecektir.

8.Dönüşüm

Bu bölümde örgütün sahip olduğu eski sistem yeni sisteme dönüştürülecektir. Bu dönüşüm belki hem eski sistem hem de onun potansiyel yenisi bir müddet herkes yeni olanın doğru bir şekilde çalıştığına emin olana kadar beraber çalışacaktır yani paralel çalışacaktır; belki de yeni sistemin örgütün sınırlı bir alanına sunulacağı pilot çalışma olarak yapılacaktır ki, pilot tamamlandığında ve uygun bir şekilde çalıştığında, ya aynı zamanda veya aşamalar halinde; ya fonksiyon olarak ya da örgüt bölümleri olarak örgütün geri kalanına kurulacaktır.

Bu noktada bir dönüşüm planı hazırlanmalı ve örgüt için hangi çözümün uygun olduğu örgüt, danışman ve firmaca birlikte belirlenmelidir. Plan yeni sistemin kurulması için gereken tüm aktivitelerin bir zamanlamasını sağlayacaktır. Örgüt tarafından plan onaylandıktan sona, eski sistem yeni sisteme çevrilecektir.

9.Eğitim

Bu bölümde örgüt personeli yeni sistem ile ilgili eğitimden geçirilecektir. Yeni sistemin eğitimi bir plan dâhilinde yapılmalıdır. Bu eğitim planı sürdürülebilir bir plan olmalı ve dönüşüm sonrasını, sistemin üretim aşamasını da içermelidir.

10.Üretim ve Bakım

Sistem kurulduktan ve dönüşüm tamamlandıktan sonra, sistemin üretimde olduğu anlaşılacaktır. Bu aşamada, sistem periyodik olarak hem kullanıcılar hem de teknik uzmanlarca, sistemin orijinal hedeflerine ulaştığı ve herhangi bir yenileme veya düzeltmelere gereksinim duyup-duymadığına karar vermek için gözden geçirilecektir.

Bakım, bir üretim sisteminde hataları düzeltmek için, yeni gereksinimlerle uyuşturmak için veya süreç etkinliğini yükseltmek için donanımda, yazılımda, dokümantasyonda veya prosedürlerde değişimi içerecektir. Bakım periyodu yeterli zamanı ve anında destek servislerini içerecektir.

11.Sonuç

Örgüt bilişim teknolojisi olmadan da bilgiyi yönetebilir. Yine örgüt bilişim teknolojisi olmadan da örgütü yönetebilir. . Ancak bilişim teknolojisi bilginin “düzenli ve akla uygun bir biçimde” işlenmesinde ve yönetim süreçlerinde kolaylıklar sağlamaktadır. İşte burada “yönetim bilişim sistemleri” projesini hayata geçirmek isteyen örgütler, hem bilgi yönetimini hem de yönetim süreçlerini bilişim teknolojileriyle yoğurmayı ve birbiriyle ilişkilendirmeyi başarabilmeyi amaçlayan örgütler olarak ortaya çıkmaktadırlar. Bu nedenle; yönetim bilişim sistemi projeleri, diğer projelerin aksine örgüt sisteminin bütününü içine alan, örgüt sistemine odaklanan projelerdir.

“Örgüt zekası” na sahip olan örgütler, dirimlerini sürdürebilmelerini olanaklı kılan yeteneklerinin bütününü kullanabilen örgütlerdir. Bu yeteneklerin kullanımı bilgi ve teknoloji yönetimini de kapsamaktadır (Erçetin, 2001). Yani bilgiyi ve teknolojiyi yönetemeyen, birbiriyle ve yönetim süreçleriyle ilişkilendiremeyen örgütler zeki örgüt sınıfına giremeyeceklerdir.

12.Kaynaklar

• Çapar, Prof.Dr.B., “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsangücü?”, www.bilgiyönetimi.org, 2005.
• Çapar, Prof.Dr.B., “Bilgiyi Yönetmelisiniz”, www.bilgiyönetimi.org, 2005.
• Erçetin, Ş.Şule, Örgütsel Zeka, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara, 2001.
• Laudon, C. Kenneth, Laudon P. Jane, Management Information Systems, Sixth Edition, 1998.
• Turkoğlu, Recep, Yönetim Bilgi Sistemlerinin Bilgi Yönetimine Etkisi, http://dergi.tbd.org.tr, www.turkoglu.name.tr, 2004.
• Turkoğlu, Recep, Bilişim Teknolojilerinden Bilgi Yönetiminde Yararlanma Düzeyi (Bir Örnek Olay Çalışması), www.bilgiyonetimi.org, www.turkoglu.name.tr, 2006.
• Türk Dil Kurumu, Güncel Türkçe Sözlük, http://tdk.org.tr/tdksozluk/sozara.htm, 2006.