1.GİRİŞ
Bilişim teknolojileri (BT) aracılığıyla bilginin işlenmesi kişisel düzeyde olduğu gibi, örgütsel düzeyde de büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Bilginin yönetimi (BY) elektronik makineler yardımı olmadan da yapılabilir. Burada BT’nin kullanılmasının nedeni, BY’yi kolaylaştırmaktır. BT, BY’nin tüm süreçlerinde (bilginin elde edilmesi, kullanılması, paylaşılması, depolanması ve yenilenmesi) kullanılabilmekte ve sürecin her aşamasında kolaylıklar sağlamaktadır (Turkoğlu, 2006).
Örgütsel düzeyde bakıldığında ise, yönetimin tüm süreçlerinde (karar alma, planlama, örgütleme, iletişim, eşgüdümleme ve değerlendirme) kullanılabilmekte, her yönetim süreci ile ilişkilendirilebilmekte ve sürecin her aşamasını kolaylaştırmaktadır (Turkoğlu, 2006).
Fransızca bir kelime olan “entegrasyon”, Türkçe bütünleşme, uyum anlamına gelmektedir. Ancak, dilimize öyle yerleşmiş ki, sektörde bu kelime yoğun olarak kullanılmaktadır. Örgütsel düzeyde BT’nin BY ile bütünleştirilmesi, BY’nin ve yönetiminde bir süreç olması gibi, bir süreçtir. Bu sürecin aşamalarını (istek ve amacın ortaya konulması, sistem analizi ve tasarımı, Teknik Şartnamenin/İş Tanımlarının ve İhale Dokümanının hazırlanması, İhale süreci ve sözleşmenin yürütüldüğü dönem boyunca teknik yardım, programlama, test, dönüşüm, eğitim, üretim ve bakım) aynı zamanda BT’nin BY ile bütünleştirme sürecidir (Turkoglu, 2006).
Örgütsel düzeyde BT’nin BY ile bütünleştirme bir sorundur. Sorunun çözümünde hem BY hem de yönetim süreçleri göz önüne alınmalıdır. Bu durumda çoklu ilişkiden söz edilebilir. Sorunun iyi analiz edilebilmesi için, bu bütünleştirme sürecinde, bir problem çözme aşaması olam tümevarım ve tümdengelim aşamaları beraber kullanılabilir.
Tümevarım; bize bu bütünleştirme süreci içerisinde, hangi sorunlar ile karşılaşabileceğimizin tüm yönleriyle en ince ayrıntısına kadar incelenmesidir. Bu konu siztem analizi yaparken dikkate alınmak zorundadır. Sistem tasarımı aslında bir sorun çözmenin nasıl yapılacağını, hangi sorun için ne gibi çözüm uygulanacağını, yani tümdengelim sürecini anlatır.
Şimdi bütünleştirme sürecinin her aşamasında hangi sorunların çıkabileceği ve olası çözüm önerilerinden bahsedelim. Bu sorunlar ve çözüm önerileri örgütten örgüte değişebilir.
- İstek ve amacın ortaya konulması aşamasındaki sorunlar ve çözüm önerileri
Bu aşamada karşılaşılan en önemli sorunlardan birisi; örgütün tüm birimleriyle istek gösterememesi ve kendilerine bu dönüşümü amaç edinememesidir. Bunun başlıca nedenlerinden biri; bütünleşmenin gerçekten işlerini kolaylaştırıp-kolaylaştıramayacağı kaygısıdır. Bu aşamada; bazen sadece üst yönetimin, bazen bir kısım üst yöneticinin ve/veya alt yöneticilerin işe inanamamasıdır. Bütünleştirme sürecinin başarılı olması örgütün tüm üyeleriyle bu isteği ve amacı aynı şekilde paylaşmasından geçer. Tabii ki, bu durum idealdir. Ancak bunu ideale yakın hale getirmek, bir vizyon eğitimi yardımıyla olabilir.
- Sistem analizi ve tasarımı aşamalarındaki sorunlar ve çözüm önerileri
Bu süreçte karşılaşılan en önemli sorunlardan biri “örgütsel körlük” tür. Bunun aşılmasının en sağlıklı yolu dışarıdan alınacak bir danışmanlık olabilir. Diğer önemli bir sorun ise, örgüt üyelerinin analiz ve tasarım sürecine yeterince katılamaması, katılsa bile yeterince zaman ayıramamasıdır. Bu sorunun çözümü de, bu katılmayan örgüt üyelerine vizyon eğitimine devam etmek olabilir.
- Teknik Şartnamenin/İş Tanımlarının ve İhale Dokümanının hazırlanması aşamasındaki sorunlar ve çözüm önerileri
Söz konusu dokümanların hazırlanması çoğunlukla danışman firmaca yapılacak işlemlerden oluşur. Üretilen dokümanın örgütün amacını yansıtabilmesi çok önemlidir. Bu aşamada örgüt üyelerinin danışmanın yaptığı işin denetiminde bulunamaması çıktının bütünleştirmeyi başarmasındaki ajanlık görevini yerine getirememesiyle sonuçlanabilir. Danışman firmanın da, dokümanları üretirken örgütün tüm birimleriyle iletişime geçememesi, onların istek ve amaçlarını dokümanlara yansıtamaması, gerektiğinde analiz ve tasarıma geri dönmemesi/dönememesi de aynı sonucu doğurabilir.
- İhale süreci ve sözleşmenin yürütüldüğü dönem boyunca teknik yardım aşamasındaki sorunlar ve çözüm önerileri
Danışman firma ile iletişim bu sürecin önemli sorunlarından birisidir. Bu sürece kadar sürekli kurumla beraber çalışan firma, bu süreçten sonra istendikçe sürece katılmaktadir. Sözleşmeye iletişimle ilgili maddelerin eklenmesi bu sorunu çözmede katıda bulunabilir. Diğer bir sorun ise, ihalelerin çeşitli nedenlerle iptal edilmesidir. Bu sorunun çözümü, üretilen ihale dokümanlarının gerçek ortamda uygulanabilirliği ve ayrılan ödeneğin her ihale için yeterli olması hususlarının sürekli denetlenmesi olabilir. Bu süreçte birden fazla firma ile çalışılabiliyor olması ve bunların birbirleriyle koordinasyonundaki zorluk da bu süreçte karşılaşılabilen diğer bir sorundur. Bunun için kurum ve firmalar tarafında proje yöneticilerinin atanması ve bunların sürekli iletişim halinde olması bu sorunun aşılmasında önemli bir yol olabilir.
Makalenin devamını Bilişim Teknolojilerinin, Entegrasyon Sorunları-2 başlığı altında okuyabilirsiniz.
Kaynak : 