Bürokratik işlemler, yazışmalar ve bunların kayıtlarının düzenli olarak tutulması şirket ve kurumlara büyük sorumlulukların yanında büyük maliyetler de getiriyor. Kuruluşlara, büyüklüklerine göre tonlarca kağıda mal olan kağıt dokümanların yerini günümüzde “e-belge” alıyor. Kullanımı hızla yaygınlaşan yöntem, doğanın yok olması riskini önemli ölçüde azaltırken, milli varlıkların korunmasına katkı sağlıyor. Güncel konu ile ilgili olarak BelgeTurk Genel Müdürü sayın Didem Güney Alsoy ile bir röportaj gerçekleştirdik.
Turk-internet.com; e-Belge, Türkiye’de henüz yeni, hatta kimilerinin bilmediği bir konu. e-Belge nedir? Daha çok kimler kullanır? Ne gibi avantajlar sağlar? Maddi getirisi nedir?
Didem Güney Alsoy; Kağıt veya manyetik(disk, cd gibi) ortamda gerçekleştirilen talep,sözleşme, teklif, sipariş, fatura gibi işlemlerin yasal uyum ve yerel mevzuata uygun bir şekilde elektronik ortamda oluşturulmasına e-Belge denir. Aynı zamanda e-Belgelerin elektronik ortamda saklanması e-Arşiv ile gerçekleştirilir.
BelgeTurk, Türkiye’de e-Belge Yönetimi konusunda öncü bir kurumdur. Müşterileri arasında şu an B2B ve B2C’ye yönelik hizmet veren farklı sektörlerden kurumlar mevcuttur. BelgeTurk müşteri grupları arasında; finans, sağlık ve pazarlama, turizm, perakende, lojistik, e-ticaret ve hizmet sektöründen büyük ölçekli firmalar ağırlıklı olarak yer alır.
Daha çok kimler kullanır sorunuzun yanıtına geçmeden önce ise daha çok neden kullanılması gerekir? Bu yönde çarpıcı bir örneği sizlerle paylaşmak isterim. Şöyleki; Lojistik sektöründen bir müşterimiz ile gerçekleştirdiğimiz ihtiyaç analizi sürecinde, müşterimiz 10 günde bir arşivlenmesi için 4 kamyon kağıdı depoya gönderdiğini aktardı. Ortalama bir ağaçtan 12 bin sayfa kağıt çıktığı söylenebilir. Bu rakam küçük ve orta boylu işletmelerin 10-15 günlük, büyük işletmelerin ise 1 günlük tüketimine denk düşüyor. Kısaca firma boyutuna göre ya her gün ya da her 10-15 günde bir tane ağaç kesiyoruz. Doğaya verilen zararın yanısıra, firmaların maliyet kalemlerinde de kağıt üzerinde gerçekleştirdiğimiz işlem süreçlerinde hem çok büyük risklerle, hem de yüksek maliyet kalemleri ile karşı karşıya kalınıyor. Oysa Güvenilir ağ yapısı ile e-Belge Yönetimi sistemi ile firmalar, zaman, kağıt, operasyonel giderlerden tasarruf sağlıyorlar ve işgücünün verimli kullanımını artırıyor. Elbette bu da günümüz rekabet ortamında, işletmelerin ticari kazançlarını artırmakla birlikte, rakiplerine karşı bir adım daha ileride olmalarını sağlıyor. BelgeTurk e-Belge Yönetimi ile firmaların maliyetlerinde %90’a varan tasarruf sağlamaları mümkün. Her belgenin maliyeti tipine ve kuruma göre değişkenlik göstermektedir. Ama en basitinden bir kağıt, posta pulu ve bunun için minumum yapılacak diğer operasyonel giderler ile üretildiği gün maliyeti en az 1 YTL ve 10 yıl saklanması da diğer maliyetleri oluşturacaktır.
Avrupa’da 15 ülke elektronik belge yönetimine geçişini bütünüyle tamamladı. Yakında diğer ülkeler de geçişlerini tamamlayacaklar. Örneğin, e-Belge yönetiminin %100’ünü elektronik ortama taşıyan Danimarka, bu alanda sadece e-fatura ile yılda %80 oranında tasarruf sağladı. Avrupa Birliği direktifine göre 2011 yılı itibarı ile elektronik fatura kullanımını zorunlu kılıyor.
Kısaca özetlemek gerekirse; BelgeTurk e-Belge Yönetimi ile kurumların iş süreçlerinde %90’a varan maliyet ve zaman tasarrufu sağlar, operasyonel verimliliklerini artırırlar. Aynı zamanda arşivleme işlemi için kullanılan işgücü kaybı ve kaplanan alan maliyetlerini de e-arşiv hizmeti sayesinde ortadan kaldırırlar. Öte yandan, BelgeTurk ürün ve hizmetleri maliyet ve zaman tasarrufunun yanısıra, e-Devlet politikalarına ve Avrupa Birliği uyum sürecine, sosyo-ekonomik gelişmeye katkı sağlayıcı hizmetler sunar.
Turk-internet.com; e-Fatura konusunda Türkiye şu anda tam olarak nerede bulunuyor. Bu konuda şirket olarak ne gibi katkılarınız oldu?
Didem Güney Alsoy; Avrupa ülkelerinde oldukça yaygın olarak kullanılan e-Belge yönetimi, yılda 20 milyar yaprak, 40 bin ton kağıt tasarrufu sağlarken, 12 ila 16 milyon ağacın kesilmesini önlüyor. Sistem ayrıca, 2700 ton mürekkep, 165 milyon litre yakıt, 1350 gWh (milyon kWh) enerji tasarrufu sağlıyor. Zaman ve insan kaynağı maliyetlerini azaltıyor, verimliliği artırıyor.
AB’nin, e-Belge yönetimi ile 2007 yılında hedeflediği 243 milyar Euro’yu aştığını görüyoruz. AB’de geleneksel belge maliyetinden e-Belge’ye geçiş ile yüzde 80 tasarruf edilirken, Danimarka Hükümeti sadece kendi tedarikçilerinin gönderdiği faturaların zorunlu olarak e-Belge’ye dönüşümü ile yılda 100 ila 134 milyon Euro arasında tasarruf elde etmiştir. Avrupa ülkelerinde sistemin işlerlik kazanması ile bu tasarruf oranlarına ulaşılırken, BelgeTurk ile Türkiye’de de benzer tasarruf oranlarının yakalanmasının önü açılmış olacak.
Türkiye’de elektronik belge yönetiminde standardizasyon ve önemine baktığımızda; 3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturuldu, Elektronik İmza Kanunu 23 Ocak 2004 tarihinde yayınlandı ve 23 Temmuz 2004’de yürürlüğe girdi. Yüksek Planlama Kurulu 24 Mart 2005 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı yayınlandı. 13 Temmuz 2005 “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.1.0)” DPT organize ettiği bir toplantı ile kamu kurumlarının görüşlerine sunuldu ve İnternet üzerinden kullanıma açıldı. Kamu kurumlarından ve özel sektörden gelen görüşler doğrultusunda referans model geliştirildi. Nisan 2006 tarihinde Referans Model standart formatına dönüştürülerek TSE’ye sunuldu. Temmuz 2006 tarihinde gözden geçirilmiş ikinci versiyon yayına hazır hale getirildi. Haziran 2007’de TS 13298 standardı yayınlandı.
Röportajın devamını Alsoy : e-Fatura Konusunda Bilinç Henüz Yeterli Düzeyde Değil başlığını tıklayarak okuyabilirsiniz.
Kaynak : 