Proje yönetimi, yönetim biliminin altında bir alan olarak görülebilir. Alan yöneticilerinin proje yöneticisi olması veya tersi durum her zaman (gerekli ortam, yetenek ve bilgi birikimi olduğu sürece) mümkündür, çünkü keşişim noktaları oldukça fazladır. Öte yandan her yaptığımız işler bütünü proje olabilir mi veya öyle adlandırılabilir mi?
Gerçekte hayır. Öyle olabilecek olsa bile yaptığımız işlerin birçoğu proje olarak organize edilmemiştir veya edilebilir değildir. Bu sorun olarak görülebilir, çünkü proje tipi iş bütünleri, hem içinde yer alan insanlar için, hem yapan işletmeler için birçok artıları içinde barındırır. Projeler, iş seçimi, çalışan motivasyonu ve gelişimi, teknoloji ile işin ile hizaya gelmesi, müşteri ve tedarikçi ilişkilerinin oluşması ve gelişmesi için, çok güçlü araçlardır.
Öte yandan, projeleri, başka türlü iş organizasyonundan ayıran önemli farklılıklar vardır:
- Kendine Özgü Çıktı: Her proje bir ürün veya hizmet ortaya çıkarır, tekil olan, kendine özgü. Diğer iş türleri, tekrar eden işleri yapmak üzere tasarlanmıştır veya benzer çıktıyı seri üretim yapmaya odaklıdırlar, ama projeler, her zaman, türünün ilk veya tek örneği olacak şeyleri çıkarmaya, yapmaya odaklıdırlar.
- Bilinçli Yapı: Her proje, zaman ve kaynakları yatırmak için açık ve net yönetim kararları ile başlamalıdır. Projeler hiçbir zaman sadece başlamazlar. Hiçbir zaman rastgele çıktı üretmezler. Belirli teslimatları (deliverables) ortaya çıkarmak için takım oluşturma kararı verilmelidir.
- Özel Hedefler: İyi yönetilen projelerde, projenin ele alacağı sorunları veya kullanacağı fırsatları açıklayan net ifade edilen hedefler vardır. Diğer birçok iş türü, hedefleri gerçekleştirmek yerine ödevleri (görevleri) yerine getirmeye tasarlanmıştır, ancak ödevler, organizasyonun başarısına katkıda bulunabilir veya bulunmayabilir. Bir grup ödevin gerçekten değerli olup olmadığını söylemek gerçekten zor olabilir. Hedefler, öte yandan, her zaman daha kolay değerlendirilebilir.
- Zaman Sınırları: Projelerin belirli başlangıçları ve sonları olur. Diğer birçok iş türü devam etmek ve kendini idare etmek üzerine tasarlanmıştır. Proje takımları, yöneticilerin bilinçli kararları üzerine bir araya getirilir ve işin bitiminde grup genellikle dağılır. Aksi takdirde, değer ortaya çıkardıktan (teslim ettikten sonra), bunun üzerine yaşamaya çalışan komite veya bölüm haline gelirler.
- Odak Değiştirme: Her proje bir organizasyon içinde bir tür değişimi ortaya çıkarmaya veya oluşturmaya odaklıdır. Teknoloji projeleri genellikle insanların çalışma şekillerini veya sattıkları ürünleri değiştirmeye odaklıdırlar. Dolayısıyla her proje, planladığı ve kurduğu değişikliklere verilen insan yanıtları veya tepkileri için hesap verebilir olmalıdır.
Tekrar eden iş bütünleri genellikle operasyon adı altında kendini bulur. Benzer kavramlar başka anlamlarda kullanılabildiği için farklara dikkat etmek gerekir. Örneğin, normal işleyişindeki bir operasyon bölümünün, yapısal ve içerik olarak işletmesel dönüşüm içerisindeki değişimi, kendi içinde bir proje olarak ele alınabilir ve adına operasyon (dönüşüm) projesi denebilir.
Dolayısıyla, her zaman iş bütünlerini ve insanları organize ederken, yani bunun üzerinde düşünürken, gerçekten bir proje mi yoksa başka bir şey mi ortaya çıkarmaya çalıştığınızı baştan bilmeniz, farkında olmanız iyi olur. Sonraki bütün yolculuğunuz, ilk kararınızla şekillenen çerçevede ilerleyecektir. Baştaki zahmet, sonraki rahatlığın gerçekleşmesinde önemli etkenlerden biridir.
Kaynak : 