Bazı şirketlerde bu kartvizitler, kartvizit albümlerinde saklanıyor, birisi aranırken ortak kullanıma sunulan bu albümleri gözden geçirmeniz gerekiyor ya da genelde çoğunun yerini ezberleyen sekreterinizden yardım alıyorsunuz. İşi bir adım öteye taşımış olan bazı şirketlerde ise bu kartvizitler manuel olarak bilgisayarda yazılarak veritabanına kaydediliyor. KETS, işi bir adım daha öteye götürerek, kolay kullanılan, hızlı ve gelişmiş bir kartvizit arşiv yazılımı geliştirdi.
Programın arayüzü kullanılarak işlenecek kartvizit, öncelikle ya kartvizit tarama (scan) işlemi için geliştirilmiş bir tarayıcı (scanner), ya da TWAIN desteği olan herhangi bir tarayıcı ile taranmaktadır. Taranan görüntü (kartvizit) içerisindeki metin, yazılımın içinde çalışan OCR ile otomatik olarak tanınmakta ve doğrulamanız için size gösterilmekte; bu metin aynı anda akıllı algoritmalar ile otomatik olarak arayüzde bulunan isim, adres, görev, tel, fax, web adresi, e-mail gibi alanlara otomatik bir şekilde ayrılmaktadır. Çok kısa bir zaman alan tarama işleminden hemen sonra ise size sadece bilgileri doğrulamak ve ilgili doküman yönetim sistemi veya veritabanına kaydetmek kalıyor.
Yazılım, kartvizit üzerindeki bilgileri belirli kategorilere ayırarak indekslediği gibi, taranan görüntüyü de arşivleyebiliyor. Böylece ofisteki herkesin kolaylıkla erişebildiği ve bilgilerin rahatlıkla güncellenebildiği bu yazılımla hem orjinal görüntü, hem de üzerindeki bilgiler bir tıkla ekranınıza geliyor.
Bu yazılımla kartvizitler ve üzerlerindeki bilgiler, belirli bir düzene göre kolayca arşivlenebilmektedir. Böylece bir yığın kartvizit içerisinden herhangi birinin arandığı durumlarda yaşanan zaman kaybına da son veriliyor. Görev, adres, telefon gibi bilgilerde de zaman zaman değişiklikler oluyor. Sizce ne kadarını takip edebiliyoruz ve veritabanımızda güncelleyebiliyoruz? Bu yazılımla bu sorun da çok pratik bir şekilde, manuel düzeltme yöntemiyle çözülüyor. Zaten bilgisayarınızdan kolayca eriştiğiniz ve elektronik ortamda tutulan bu sistemde, istediğiniz kartvizitteki bilgileri açıp, güncellemeniz mümkün.
Yazılımın bir diğer işinizi kolaylaştıran özelliği ise kategorize edilmiş alanlar üzerinde otomatik yer değiştirme işlemlerindeki esnek çalışma prensibidir.
Kaynak : 