Şirketlerdeki Bilgi İşlem Merkezlerinin bir bölüm haline gelmesi, Kurumsal Kaynak Planlama (Enterprise Resource Planning – ERP) yazılımlarının ortaya çıkması sonrasında oldu. Daha önceleri sadece muhasebe bölümlerine yönelik yazılımlar vardı ve de genellikle şirket içinde geliştirilirdi. Bu nedenle de bilgi işlem bölümleri, muhasebe ya da finansman bölümlerinin altında bir bölümdü. Halen de bu geleneğin uzantılarını bazı şirketlerde görebiliyoruz.
Ancak son 15-20 yılda ERP olarak adlandırılan ve para-hammade-ürünler-çalışanlar gibi bir şirketin üretimde kullandığı her türlü kaynakla ilgili hareketlerin planlandığı ve oluşturulduğu yazılımların ortaya “paket” olarak çıkması sonrasında, bilgi işlem departmanları bağımsızlıklarnı ilan etti.
ERP yazılımları, bütün verileri üzerinde taşıdıkları için çalışanların ve özellikle de yöneticilerin daha iyi, kolay ve hızlı karar verebilmeleri sağlar. Böylece de şirketin verimliliğini ve masrafların azaltılmasına katkıda bulunur. Ama kendinize uygun olan ERP yazılımını seçmeniz koşuluyla. Örneğin çok meşhur ERP uygulamalarından birisini alıp da, karmaşası nedeniyle şirkete uygulanmasında sorun çıktığı için şirketi batıran ERP’lerden bahseden üniversite çalışmaları da mevcut.
ERP satın alırken, pahalı oldukları, üstelik fiyatın yanısıra uygulanması sırasında eleman ve belki danışman masrafları olabileceği, şirkete uygulanmasının zaman alacağı ve önceden planlanmaması durumunda felaket yaşanabileceği de unutulmamalıdır.
Size uygun çözümü seçmeden önce, organizasyonunuzun amaçlarını, ERP’yi neden almak istediğinizi (hangi yararları beklediğinizi), ERP’ye entegre edeceğiniz iş süreçlerinizi gözönüne almanız gerekir. Bunları daha detaylandıralım. ERP seçerken aşağıdaki konulara özen göstermek gerekir:
- Şirketinizin İhtiyaçlarına uygun ERP Seçimine Dikkat Edin
ERP paketlerinin, endüstri ya da çalışan sayısı gibi uzmanlaştığı konular ya da paketler vardır. Küçük paketler daha basitken, orta düzeydekiler biraz daha karmaşık hale gelir. Büyük şirket boyutundakiler ise epeyce karmaşıktır.
Şirketinizin iş süreçlerine uygun olması gereklidir. Bazı paketler üreticilere yönelik fonksiyonlarda daha güçlüdür, bazıları ise pazarlama firmalarına daha uygundur. Dolayısıyla modülleri inceleyin ve iş süreçlerinizle kıyaslayın.
- Acaba SaaS (Software-as-a-Service) Paket Daha Uygun Olabilir mi?
ERP sektörü, SaaS modelleri uygulamakta diğer yazılım çeşitlerine göre, biraz daha çekingen davranıyor. Ama hem daha düşük maliyet nedeniyle, hem de ihtiyaçlarınızı daha iyi görmek açısından (belki test uygulaması yapmak için), daha da çabuk uygulamaya geçilebildiği için bizce gözönüne alınması gereken bir çözümdür.
- Geleceği Öngörün
ERP gibi pahalı bir yazılımı seçerken, şirketinizin ilerideki ihtiyaçlarını da öngörmek gerekebilir. Şirketin sadece bugünkü değil, 1 sene ya da 2 sene sonra neler olacağını da anlamaya çalışın ve yazılımın bu ihtiyaçları içerebileceğinden emin olun. ERP uzun dönemli bir yatırımdır.
Alacağınız yazılım, mevcut iş süreçleriniz kadar, yeni gelişmeleri de kapsayabilmeli, ilave kullanıcıları da kaldırabilmeli.
- Her bir ERP Çözümünün İyi ve Kötü Yönlerini Listeleyin
ERP çözümleri hakkında bilgi edinin, satıcılarına sormak üzere bir grup soru hazırlayın. Bunların arasında, yazılımın kaç müşterisi olduğu, yazılım şirketinin finansal durumu (devamlılığını görmek için), şirkete ait gelişmeler (yeni iş kolu gibi), yazılımın önündeki planlar (roadmap), sizin iş kolunuzdaki referans müşterileri, işleriniz büyüdüğünde size nasıl cevap verecekleri ya da işler kötüye giderse neler olacağı, başarısız projeler olup olmadığı gibi sorular olmalıdır.
- Altyapınızı Yazılım Açısından Gözden Geçirin
ERP yazılımı seçerken, ilgili yazılımın mevcut networkünüze getireceği yük, ihtiyaç olacak yeni sunucular, altyapınızın bu yazılımları kaldırıp, kaldıramayacağını anlamaya çalışın.
Bu inceleme sonucunda yazılımı SaaS olarak alma kararı da veriyor olabilirsiniz.
- Herbir ERP Yazılımının Gerçek Maliyetini Ortaya Çıkarın
Satıcı firmaların sunduğu fiyatlar genellikle en basit yazılımın fiyatları olur. Ama bunun yanısıra uygulama, şirkete uygun hale getirme (custimization), ilave eleman ya da danışman ve yönetimle ilgili maliyetler, eğitim, ilave donanım, web-bazlı yazılımlar ve bant genişliği gibi ihtiyaçları, lisans ücretleri ve büyüme ücretlerini gözönüne almalısınız.
Bazı firmaların yazıcı fiyatlarını düşük tutarken, toner fiyatlarını yüksek tuttuğu örneğini unutmayın.
- Yazılımın sahibi firmanın ihtiyaç olabilecek diğer yazılımlarını da inceleyin
Firmanızın ERP dışında ihtiyacı olabilecek yazılımları da düşünün ve firmaları bu gözle de inceleyin. Örneğin; ERP yazılımların genellikle tamamlayıcısı müşteri hizmetleri yönetimi (CRM) yazılımlarıdır. Bu nedenle sonradan sıkıntı yaşamamak için baştan bu konuyu da değerlendirin.
- Mutlaka Demo ya da Bir Başka Şirkette Uygulama Görmek İsteyin
ERP ürünlerinin genellikle online demoları oluyor ama bunlar herşeyi gösteremeyebilir. Firmadan bu yazılımı kullanan bir müşteri firmada kapsamlı bir toplantı isteyin ya da demo kurmalarını isteyin. Farklı departmanlardaki kişiler, bu demo uygulamayı kullanıp, ihtiyaca uygun olup olmadığını anlasınlar.
- ERP Danışmanı Olsa İyi Olur
İlla bir danışman olması gerekmeyebilir ama bu danışmanlar daha önce sorunları görmüş olacakları için işinizi azaltmaya yardımcı olabilirler. Bu da projenin hızını ve maliyetini düşürür. Ama bu danışmanın seçimi de çok önemli; sizin sektörünüzde tecrübeli ve bilgili olmalıdır. Aksi takdirde, bir de ona iş öğretmekle zaman kaybedersiniz.
- Sadece Gereken Modülleri Alın
ERP paketleri bir bütün halinde satılır. Ama ihtiyacınız olmayanları almak zorunda değilsiniz. Maliyetinizi yükseltmeyin, hangisi ihtiyacınız ise onu alın. Bazılarını daha sonra ve ihtiyacınız olduğuna alabilir ve o zaman kurabilirsiniz.
Kaynak : 