Ofis çalışanlarının posta kutularını dolduran gereksiz, profesyonel görünmeyen, kötü yazılmış her bir e-mail, alıcılar açısından daha fazla mesai anlamına geliyor. Doğru ve etkili yazılmış e-mailler ise iş verimliliğine katkı yaptığı gibi, gönderen kişinin profesyonel imajına da olumlu etki ediyor.
Turkcell Superonline İnsan Kaynakları Müdürü Gözde Tutanç, e-posta kullanımının basit görünmekle birlikte modern iş dünyasında başarının önemli unsurlarından biri olduğunu belirterek, bu düşünceden hareketle şirket içinde doğru, sonuç odaklı ve etkin e-posta kullanım alışkanlığını yerleştirmek üzere “İyi-mail” projesini başlattıklarını söyledi. Tutanç, doğru e-posta kullanımının, Turkcell Superonline gibi bir teknoloji şirketi için büyük önem taşıdığına işaret ederek, “İyi-mail” projesinin posta kutularını gereksiz yere dolduran, verimliliği düşüren, vakit kaybettiren ve bazen iletişimi sınırlayan e-postaları azaltmayı hedeflediğini dile getirdi.
Gözde Tutanç, özellikle üst yönetim açısından e-posta akışını takip etmenin bir yük haline dönüşmesinin önüne geçmek istediklerini ve e-postaları sınıflandırarak gereksiz olanları ortadan kaldırmayı amaçladıklarını belirterek, sözlerini şöyle sürdürdü:
“Turkcell Superonline çatısı altında başlattığımız online “İyi-mail” eğitimini projemizin ilk adımı olarak belirledik. Diğer iki fazda da örneklerle bu eğitimi pekiştirmeyi planladık. Online eğitime 600’e yakın çalışanımız katıldı. Temmuz başında projemizin ikinci adımı olan eğitimi pekiştirme bölümümüze geçtik. Bilgisayarlara yüklenen özel bir tasarım ile çalışanlar, sanal eğitimde gördükleri doğru kullanımlar ile ilgili bilgileri, uyarı ve hatta düzeltmeleri alıyorlar. Bu sayede eğitimdeki kazanımları pratik yaparak pekiştiriyorlar. Yaz sonuna kadar da üçüncü fazı tamamlamayı hedefliyoruz. Bu fazda üst yönetim ekibimizden iyi veya gelişmesi gereken maillere de minik uyarılar vermelerini sağlayarak destek alacağız. Böylelikle bu projeyi A’dan Z’ye tüm çalışanlarımızın sahiplenmesini sağlayacağız. Bu projenin, daha sağlıklı iletişim yollarını denememizi sağlayarak e-maillerin, iyi-mailler haline gelebilmesi adına çok faydalı olacağına inanıyoruz. Turkcell Superonline’da proje öncesinde bir günde ortalama 13 bin 500, bir ayda ise 400 bini aşkın şirket içi e-posta gönderimi yapılıyordu. Bir ay içerisinde mail gönderimlerini daha verimli hale getirerek, yüzde 22 azalma elde ettik. Günlük e-posta sayısı 3 bin adet, aylık e-posta sayısı ise yaklaşık 100 bin adet azaldı.”
Tutanç, şirketin bir aylık iç ve dış toplam e-posta gönderim sayısının ise mayıs ayında 1 milyon 464 bin iken; haziran ayında yüzde 8 gerilemeyle 1 milyon 346 bin olduğunu aktardı.
Turkcell Superonline’ın “İyi-mail” eğitiminde öne çıkan unsurlar şöyle:
- E-posta yazımında özen göstermek, doğru yönlendirmede bulunmak ve amaca hizmet edecek şekilde düzenlemek büyük önem taşıyor. Aksi özellikler taşıyan e-postalar hem iş süreçlerine hem de kişisel itibara ciddi zarar verebiliyor; karmaşaya, gereksiz gel-gitlere, zaman ve üretkenlik kaybına neden olabiliyor.
- İşyerindeki e-posta yazışmalarında profesyonellik ve etkililik büyük önem taşıyor; gönderenin dikkatli, akıllı ve kalite odaklı çalışmasını ön plana çıkarıyor. Bu özellikleri taşımayan e-postalar göndermeyi alışkanlık haline getiren kişilerin kariyerleri de olumsuz yönde etkileniyor.
- Doğru e-posta yazımının yanı sıra, içeriğin e-posta üzerinden yürütülmeye uygun olması da büyük önem taşıyor. Doğru başlık taşıyan, dilbilgisi kurallarına uygun, amaca odaklı e-postalar bile, gerçekte toplantı ya da yüz yüze görüşme yoluyla halledilmesi gereken konularda işe yaramayabiliyor.
- İyi bir e-posta bilgilendirici, doğrudan, açık ve sonuç odaklı olmalıdır. Mesajını kısa ve öz şekilde ortaya koyan ve üç paragrafı aşmayan e-postalar en ideal olanlarıdır.
- Kişiselleştirilmiş selamlama, yazım ve noktalamaya uygunluk, her zaman bir imza satırına yer vermek, asla büyük harflerle yazmamak da dikkat edilmesi gereken kurallar arasında yer alıyor.
- Söz uçar, yazı kalır. Her e-postanın yazılı ve kalıcı bir kayıt olduğu, içindeki mesajı kimin göreceğinin bilinemeyeceği unutulmamalıdır.
- Dikkati çekecek bir konu başlığı, mesajın ilk cümlesinde açıkça belirtilen ana fikir, okunabilir bir font kullanmak mesajın karşı tarafa ulaşmasında kritik unsurlar arasında yer alır.
- E-posta içinde eklentiler varsa, mesaj içinde bunlardan bahsetmek, gözden kaçırılmalarını engeller.
- Göndermeden önce gönderi listesinde doğru kişilerin yer aldığından emin olmak ve “gönder” tuşuna basmadan önce içeriği son bir kez gözden geçirmek her zaman işe yarar.
- Çok fazla kişinin dahil olduğu yazışmalarda konu başlıklarının karışması ve içerik takibinin zorlaşması tehlikesi oluşur. Böyle durumlarda toplantı seçeneğini değerlendirmek daha uygun olabilir.
- Tüm e-postaları “tümüne cevapla” seçeneğiyle yanıtlamamak, doğru mesajların doğru kişileri ulaşmasını sağlayacak şekilde seçici davranmak gereksiz e-posta trafiğini azaltır.
Kaynak : 