Maliye Bakanlığı tarafından belge düzenine ilişkin son aylarda yapılan düzenlemeler şirketlerin geleneksel iş yapış şekillerinde köklü değişiklikler yapmaya devam ediyor. 01 Nisan 2014 tarihinde yürürlüğe giren e-Fatura uygulaması ile Türkiye’deki en büyük 20 bin firma birbirlerine e-Fatura düzenlemeye başladı. 01 Ocak 2015’ten itibaren ise bu firmaların kağıt defter tutmayı bırakarak işletme defterlerini e-Deftere taşımaları zorunlu. Ayrıca geçtiğimiz Aralık ayında yayımlanan Tebliğ ile e-Fatura kullanıcısı firmaların, e-Fatura kullanıcısı olmayan firma ya da şahıslara düzenledikleri faturaların işletmelerde kalan ikinci nüshalarının elektronik ortama taşınması anlamına gelen “e-Arşiv fatura” uygulaması da elektronik fatura uygulamasının tamamlayıcısı yeni bir sistem.
Bu yeni elektronik belge düzenlemeleri bazı tehditleri ve fırsatları da beraberinde getiriyor. Özellikle e-Fatura maliyet avantajı ve operasyonel süreçlere sağladığı katkının yanında elektronik bir belge olması sebebiyle yeni bir takım riskleri de içeriyor. Bunlar gönderilen bir E-faturanın oluşturulması aşamasından, sistem üzerinden alıcısına ulaşıp ulaşmadığının teyidine, belgede kullanılan e-İmzanın doğruluğundan içerisine konabilecek gizli bir kod ile alıcının bilgi işlem sistemine zarar verilme ihtimaline kadar çok geniş bir yelpazeye sahip. Bu ve benzeri yüzlerce durum e-Fatura oluşturulurken firmaların dikkat etmeleri gereken önemli noktalar. Aksi takdirde oluşturulan bir e-Faturanın yasal olarak geçerli sayılmaması veya alıcının bilgi işlemine sistemine zarar vermek suretiyle işletme faaliyetlerini sekteye uğratması ciddi problemler olarak ortaya çıkabilmekte.
İşletmelerin bu gibi durumları e-Faturayı oluşturmadan önce tespit edip gerekli önlemleri almalarının işletme faaliyetleri açısından önemine değinen İdea Teknoloji Yönetici Ortağı Bahadır Onay geliştirdikleri e-Fatura Uyum Programı ile bu tür riskleri minimize ettiklerini ve işletmelerin daha güvenli hareket etmelerini sağladıklarını vurguluyor. Onay :
“Yeni relasyonların işletme faaliyetlerine hız, esneklik ve verimlilik sağladığı inkâr edilemez bir gerçek. Ancak elektronik ortama taşınan her uygulamada olduğu gibi e-Fatura uygulamasında da bazı yeni riskler var ve işletmelerin bunları ihmal etmeden gerekli önlemleri almaları şart”
dedi. Diğer taraftan e-Fatura zorunluluğu kapsamına giren şirketlerin 01 Ocak 2015’ten itibaren, kağıt defter yerine elektronik defter tutmaları da zorunlu. Mevcut uygulamaya göre kağıt defterler, mali yıl başlamadan önce noterlere onaylatılmakta ve ticari kayıtlar defterlere genelde mali yıl kapandıktan sonra yazdırılmakta. e-Defterle, defterlerin artık aylık olarak oluşturulması ve takip eden üçüncü ayın sonuna kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mali mührü ile onaylanıp ilgili dönemin kapatılması gerekiyor. Bu durumun işletmeler açısından kritik öneme sahip olduğunu ifade eden Onay sözlerine şöyle devam etti:
“Aylık oluşturulan e-Defterlerde, kâğıt defterlerde ihmal edilebilen ve yıl kapanmadan sonradan düzeltilebilen hataların bundan sonra cari ay içerisinde düzeltilmesi gerekiyor. Çünkü e-Defterler Gelir İdaresi’ne onaylatıldıktan sonra, defterlerde değişiklik yapmak mümkün değil. Bu çerçevede e-Defterler GİB’e onaylatılmadan önce temel bazı vergisel ve muhasebesel hataların giderilmesi hayati derecede önemli. Aksi takdirde şirketlerin bir vergi denetimi sırasında ilave bir vergi ve ceza ile karşılaşmaları mümkün. İdea Teknoloji tarafından geliştirilen e-Defter Vergi ve Muhasebe Denetimi Programı işletmelerin tam da bu ihtiyacını karşılamak üzere tasarlanmış otomatik bir e-Denetim yazılımı. Bu program, e-Defterler oluşturulup GİB’e onaylatılmadan önceki aşamada defterdeki bu tür vergi ve muhasebe hatalarını bulan ve şirketlerin ilgili birimlerini uyaran bir araç. Bu araçla daha baştan hatalı e-Defter oluşturulması engellenmektedir.”
Kaynak : 