İş süreçlerini kağıt ortamından elektronik ortama taşıyan Documentum for Centera sistemi, farklı ortamlarda tutulan bilgilerin kurum içinde paylaşılabilir, denetlenebilir ve güvenli bir ortamda depolanabilir olmalarını sağlıyor. Documentum for Centera ile şirket çalışanları her türlü dokümanı, resmi, video görüntülerini ve dosyaları sayısal ortamda arşivleyebiliyor ve arşiv merkezine internet ortamından kolayca ulaşılabiliyor.
Araştırmalara göre çalışanlar zamanlarının yüzde 30’unu dokümana yönelik çalışmalara harcıyorlar. Şirket ve kurum çalışanlarına belge arama, listeleme ve görüntüleme kolaylığı sağlayan Documentum for Centera, elektronik ortama alınan belgelerin kaybolma riskini ve arşivlerin çok büyümesi nedeniyle ortaya çıkan yer sorununu ortadan kaldırıyor.
E-dönüşümün omurgası
Türkiye’nin en büyük sistem entegratörü KoçSistem’in kurulum ve bakım danışmanlığı, Aksis’in sistem yazılımı ve EMC’nin veri depolama ürünleri ile hayata geçen Documentum for Centera’nın tanıtım toplantısında bir konuşma yapan KoçSistem Genel Müdürü Levent Kızıltan, doküman yönetimi, iş akışı ve proje yönetimi gibi e-iş uygulamalarının çalışan verimliliğini artırarak, çok daha güçlü, etkili ve işine hakim çalışanların bulunduğu kurumlar yarattığını söyledi.
Teknolojiyi hızlı öğrenen kurumların iş dünyasında başarıyı daha kolay yakaladıklarını vurgulayan Kızıltan, “Documentum for Centera, bilgi teknolojilerinin değer zincirinde yarattığı farklılaşmayı ortaya koyarak verimlilik artışı ve maliyet tasarrufu sağlamak amacıyla, süreçlerin elektronik ortama taşınmasını sağlayan bir e-dönüşüm adımıdır” dedi.
Aksis Genel Müdürü Cavit Akşehirlioğlu da doküman yönetimi ile kağıt ve insan kaynaklarında çok ciddi tasarruflar sağlandığını ve böylece şirketlerde elde edilen maliyet avantajının çok büyük rakamlara ulaştığını söyledi. “Documentum for Centera sistemiyle Türkiye’de kamu, finans kuruluşları ve şirketlerin dijital arşivleriyle birlikte iş akış sistemlerini kuruyoruz” diyen Akşehirlioğlu web üzerinden çalışan Documentum for Centera sistemi sayesinde şirketlerin kurum içinde oluşan bilgi birikimi-kurumsal zeka ile başarıya çok daha çabuk ulaştıklarını ifade etti.
Arşivlemede dev kapasite
Başta telekom, medya, sağlık, eğitim, kamu ve askeri kuruluşlar olmak üzere kamu kuruluşları ve şirketler için büyük önem taşıyan Documentum for Centera’nın fark yaratan teknolojisinde; sabit içerikli, büyük boyda arşiv amaçlı tutulan verilerin kullanımına göre tasarlanmış EMC Centera ürünü kullanılıyor.
Arşivlenen veri içeriklerinin sabit kalmasını garantileyen ve sayısal dokümanların resmiyet kazanmasını mümkün kılan sistem ile arşivlenen veriler iki kopya halinde tutulabiliyor. EMC’nin standart destek ve güvenlik mekanizmaları ile de veri kaybı ihtimali ortadan kalkıyor. Optik sistemlere göre arşivlenen verilere lokasyon bağımsız ulaşılması, eşzamanlılık ve yüksek performans avantajları, kurumların toplam sahip olma maliyetlerinde büyük kazançlar sağlıyor.
Şehir içinde pahalı alanlar yerine şehir dışında düşük maliyetle kağıt arşivi tutabilme olanağı sağlayan Documentum for Centera, fotokopi maliyetlerini son derece azaltarak aynı belge için birden fazla fotokopi çekimine olanak tanıyor. Kağıt ortamındaki arşivden belgenin aranması ve ilgili kişiye iletilmesi için harcanan süreden tasarruf sağlayan Documentum for Centera, çalışanların harcadıkları zaman ve diğer operasyonel maliyetleri de azaltıyor.
Kurumların, KoçSistem’in dışkaynak modeli ile ilk etapta yüklü bir yatırım yapmadan da, planlanmış bir ödeme düzeni ile Documentum for Centera sisteminden yararlanmaları mümkün.
Kaynak : 