Etkinlikler “iyi kullanıldığı takdirde”, firmaların elindeki en önemli kozlardan birisi olacaktır. Çok sayıda müşteriye, müşteri olmayana ya da müşteri adayına, mevcut ya da yeni gelişen teknolojileri, sunumlar ve fuarlarla sunmak çok akıllıca kullanıldığı takdirde, pazar payınızı geliştirmekte en önemli silahlar arasında..
Ülkemizde de, her yıl Eylül – Mayıs arasında birçok fuar, konferans, firma etkinlikliği yapılıyor. Ancak etkinliklerin bazılarının hedefine ulaşamadığı ya da yeterli ilgiyi toparlayamadığını görüyoruz, duyuyoruz. Neden ?
Size bundan böyle, etkinliklerle ilgili tecrübelerimizi ve gelişmeleri bir dizi halinde aktaracağım. Hedefim, şirketinizin katıldığı veya katılmayı planladığı fuar, konferans, forum ve organizasyonlardan daha çok fayda sağlaması. Size neden şu kadar sayıda ziyaretçi gelip, gelmediğinden çok, gelen ziyaretçileri nasıl değerlendirebileceğinizi yani etkinliğin verimini nasıl ölçeceğinizi ve katılan ziyaretçilere verimli ulaşma yollarını anlatacağım.
Para Ödediğinize Göre, Herşeyi Etkinlik Düzenleyicisinden mi Bekleyeceksiniz?
Bugünlerde etkinliklerde gözümüze çarpan en ilginç hareket tarzı, başka bir deyişle hata bu. Katılımcı firmalar tüm tanıtım çalışmalarını etkinlik düzenleyicisinden bekliyorlar yani düzenleyicinin yaptığı çalışmalarla yetiniyorlar.
Ancak burada bir mantık hatası var. “Para ödedik, o zaman tüm tanıtım çalışmalarını organizatör firma yapmalı” yaklaşımı, “yelkenlinizi rüzgara bırakıp, nereye sürerse oraya gitsin” anlayışınızda olduğunuz anlamına gelir. Oysa bakış açınız, “Ödediğimiz paranın karşılığını almalı ve bu etkinliği verimli bir şekilde kullanmalıyız” olmalı. Yani doğasını ve yönünü ancak sizin bilebileceğiniz pazarınızın, firmanız ve ürünlerinize yönelik ilgisini arttırmak için etkinliği verimli bir şekilde kullanmalısınız. Düzenleyici firmanın size sağladığı platformu en iyi kullanmayı bilmelisiniz. Aksi takdirde, etkinlikten alacağınız verim ve olası iş temasları, belki de bu ya da başka bir etkinliğe katılan rakibinize kayacaktır.
Etkinliğe katılacak firmaların, ilgili tanıtım kadrosunu, etkinliğe en az 1 ya da 2 ay kala, potansiyel ziyaretçilerle ilişkilere yönelik çalışmalara ayırması çok önemlidir.
Düşünün ki Bir Konferansa katılıyorsunuz ve bir sürü firmanın arasından sıyrılıp, ziyaretçilerin içinde doğru 50 kişiye ulaşmak istiyorsunuz. Kolay olmayacak tabi ki. Ancak bu kitlete ulaşamazsanız, etkinliğe ödediğiniz miktar ve zaman sizin kaybınız olacaktır. Hedeflediğiniz ve sizin davet ettiğiniz ziyaretçi kitlesinin, etkinliğe katılmalarının ötesinde, ürünlerinize yönlenmeleri için aşağıda belirtilen çalışmaların, etkinlik öncesinde planlı olarak yürütülmesi gerekiyor.
- Tanıtım malzemelerinin kullanımı (Firmanın etkinlikten belli bir süre önce tüm yazışma ve basılı evraklarında etkinlikte yer aldığına ilişkin bir anımsatmaya yer vermesi ve bunun için yaptırılacak özel bir pul, çıkartma, kaşe ve benzeri malzeme kullanılması)
- Mevcut müşterilere davet yazısı ile birlikte basılı davetiyenin gönderilmesi,
- Potansiyel müşteri gruplarına davetiye gönderilmesi,
- Fuarda sergilenecek ürünlere ilişkin olarak hazırlanacak bir tanıtım broşürünün seçilecek müşteri gruplarına gönderilmesi,
- Özel müşterilerin telefonla sözlü olarak da çağrılmaları,
- Mekan da verilmesi düşünülen küçük bir ikram veya kokteyl için özel davetiye gönderilmesi,
- Fuar kataloğu, fuar afişleri, basın ilanları gibi medyalarda yer alınmasına ilişkin olarak fuar düzenleyicisi ile çalışmaların yürütülmesi,
- Verilebilecek basın ilanlarında fuar katılımına ilişkin anımsatma ve davete yer verilmesi,
- Olanaklı ise fuar süresince uygulanacak bir promosyon veya satış kampanyası yürütülmesi,
Organizatör tarafından sağlanacak veya firma olanakları ile hazırlanacak davetiyelerde;
- Etkinliğin adı, yeri, tarihi ve logosu,
- Firmanın adı ve adresi,
- Mekandaki yer veya sunum yapılan zaman,
- Mekanın telefon numarası,
- Mekanda yapılacak etkinlikler
gibi bilgilere mutlaka yer verilmelidir. Bunlar, vakti kısıtlı, reklam ve bilgi bombardımanı altında bunalmış, dikkatini yönelteceği pek çok konu olan günümüz profesyonellerinin, sizin tanıtımınıza dikkat etmeleri için gerekli olan minimum çalışmalardır.
Haftaya etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında yapılacak olan basın çalışmaları ile ilgili notlarımı aktaracağım.
Kaynak : 