Büyük Projeler Nasıl Yönetilir? – 8

Bu yazının önceki bölümlerini

• Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 1
• Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 2
• Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 3
• Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 4
• Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 5
• Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 6
• Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 7

başlıkları altında okuyabilirsiniz.

Proje Yürütümünün İki Ana Unsuru: Adımların Yürütümü ve İlişkilerin Yönetimi

Proje yürütümünde iki unsur çok önemlidir. Bu unsurlardan biri, kaynakların yönetimini de kapsayan projenin adımlarının yürütümüdür ve bu boyutun önemi daha çok bilinmektedir. Genellikle, harcama ve yatırımların bütçesi yapılır, denetlenir. Çoğu zaman atlanan, proje adımlarının, sürelerinin, bağlantılarının, sorumlularının, girdi ve çıktılarının yazılı olarak ortaya konulmasıdır ve izlenmesidir.

Diğer unsur daha çok ilgili kişilerin olaya çoşkuyla katılıp, sürekli desteklerinin sağlanması olarak özetlenebilecek ilişkilerin yönetimidir. İlişkilerin yönetimi ise projenin can damarıdır. Bu tür projeler bir kurum içinde büyük ve kapsamlı değişim projeleridir. Kurum çalışanlarının çoğunluğu, neredeyse tamamı, etkilenir. Şirketin genel müdürü bile, bu kapsamda ve böyle uzun bir süre için herbir çalışanına ulaşan, duyurulan, değinen, yanına gitmeyi, konuşmayı, yazışmayı, toplanmayı gerektiren bir ilişki yoğunluğu içinde değildir. Genel müdür bile böylesine bir zaman dilimine sıkışmış olarak bu kadar çok çalışanına yapacakları yeni yeni işler vermez. Proje yöneticisi bütün kurumun gözü önündedir. Herkesin kulağı ondadır, herkes onun yazılarını birşekilde okur, olan biteni izlemeye, anlamaya çalışır, verdiği işleri dinler, yapar, itiraz eder, onaylar, dedikodu yapar, akıl yürütür, değerlendirme yapar, hisseder, dokunur…

İlişkilerin Yönetiminde İpuçları:

Bu denli önemli olan ilişkilerin yönetilmesinde, deneyimlerime dayanarak, başarıda proje yöneticisinin rolünün yanısıra kullanılan teknikleri de yabana atmamak gerektiğini söylemek istiyorum. Kuşkusuz tamamen proje yöneticisinin becerisi ile şekillenebilecek bazı yeni uygulamalar olacaktır. Ben burada her proje yöneticisinin uymasını kuvvetle önerdiğim bazı temel teknikleri belirteceğim.

1. Öncelikle projeyi duyurun, tanıtın, açılışını yapın. Bu amaçla bir veya daha fazla toplantı düzenlenebilir. Bu toplantılarda proje ana planı ve yürütüm yöntemi sunulmalı ama eğlendirici, kaynaştırıcı etkinlikler de konulmalıdır. Açılış toplantıları iş ortamı ve havası dışına alınırsa daha etkili olur.
2. Projeye kimlik kazandırın. Bir ad verin, bir arma, bir renk seçin örneğin. Adını, armasını, rengini proje süresince olabildiğince yaygın kullanın.
3. Projeyi apaçık yürütün. Sürekli bilgi verin, bunun için duyuru tahtaları, kurum içi gazete v.b. olanakları kullanın. Diğer çalışanlar okumayabilir ama siz apaçık bilgi vermeyi sürdürün ki isteyen gelip bakabilsin, güven duysun.
4. Eğitimleri özenle verdirin. Eğitim notları ve uygulamalı sınıflar oluşturun. Eğitmenler anahtar kullanıcılar olmalıdır, bilişimciler değil.
5. Proje yönetim organını sürekli işin içinde tutun, soğutmayın. Bu organı düzenli toplayıp bilgilendirin ve kurumsal etkileri olacak kararları da bu organın almasını sağlayın.
6. Kurum üst düzey yöneticilerini bir kenarda unutmayın. Çok sık olmasa da arada bilgilendirme toplantıları yapın ve gelinen aşamayı, yapılacakları aktarın.
7. Yetkiniz, etki gücünüzün farkında olun, kullanın. Yönetim organının varlığı her tıkanıklığı onlara götüreceğiniz anlamına gelmemelidir. Karar alma yetkinizi kullanın ve uygulayın, uygulatın.
8. Arkanıza proje sahibini alın. Proje sahibini özel olarak bilgilendirin, ona yakın çalışın. Zorluklarınızı çekinmeden ve gecikmeden kendisine iletin. Ona karşı apaçık ve dolaysız olun, tuzakları, riskleri belirtin, yetersiz bulunmaktan kaygılanmayıp gerektiğinde desteğini isteyin
9. Tek başınıza başaramayacağınızı hiç aklınızdan çıkarmayın. Proje yönetiminde üstleriniz ve astlarınızla birlikte başaracaksınız. Bir ekip olabilirseniz başaracaksınız.
10. Hayata geçiş sırasında ve sonrasında küçük hoşluklar yapın, teşekkür edin. Yoğun çalışmalar veya hayata geçiş çoğunlukla bir tatil günü yapılır. Kahvaltı verdirin örneğin, ya da özel bir öğle yemeği. Belki erken gelip gelenlere hoşgeldiniz de diyebilirsiniz. Yaratıcı olun, kuruma, ortama uygun hoşluklar bulun. Proje sahibinin gelip çalışanları dolaşmasını, selamlamasını sağlayın, o unutabilir, hatırlatın.
11. Teşekkür edin. Önemli aşamalarda ve özellikle hayata geçiş sonrasında yazılı olarak emeği geçenlere, destek verenlere teşekkür edin ve kurumsal düzeyde duyurun.

Bu yazının devamını Büyük Projeler Nasıl Yönetilir – 9 başlığı altında okuyabilirsiniz.