Dijital dönüşümün uygulamalarından KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi; gönderinin muhatabına ulaştığını ve içeriğin değiştirilmediğini garanti ediyor, teslim ve okundu bilgisi gibi detayları hukuki olarak geçerli şekilde kayıt altına alıyor. TürkKEP’in KEP altyapısını kullanarak geliştirdiği ve Türkiye’de bir ilk olan KEP İK®, şirketlerin İK iletişimini dijitalleştirerek; hızlı, güvenli ve gerektiğinde mahkemelerde delil olarak kullanılabilir hale getiriyor. Söz konusu belgeler, TürkKEP alt yapısı ile korunan değişmezlik garantili ortamda senelerce saklanabilirken, yazılı belgenin oluşturduğu KVKK kaynaklı dava riskleri de engellenmiş oluyor. Çalışanlara birer KEP adresi verilerek bordro, izin, görevlendirme, ihtar ve ihbar gibi her türlü bildirimin KEP İK® üzerinden gerçekleştirilmesi şirketlere %70’e varan maliyet tasarrufu sağlıyor. Uygulama sayesinde tek tıkla çoklu gönderim yapılabiliyor. Sistem, uzaktan çalışma düzenine sahip olan ya da farklı coğrafyalarda çalışanları bulunan şirketlerin İK süreçlerini elektronik ortama taşıyarak, zaman ve mekân bağımsızlığı da sunuyor.
Yıldız: “KEP İletileri Yazılı ve İmzalı Belgelerle Eşdeğerdir”
KEP İK®’nın avantajları hakkında bilgiler veren ve İş Kanunu’nda yapılan KEP düzenlemesini değerlendiren TürkKEP Genel Müdürü Olcay Yıldız şunları söyledi:
“Son yıllarda dijital dönüşüm uygulamalarına olan ilgi hızla artmaya devam ediyor. Bu dönüşüm, sadece operasyonel verimlilik sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda kurumların yasal yükümlülüklerini daha güvenli ve sürdürülebilir biçimde yerine getirmelerini mümkün kılıyor. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığımızın 4857 sayılı İş Kanunu’nun 109. maddesinde yaptığı değişiklikle çalışanlara yönelik bordro, izin, görevlendirme, ihtar ve ihbar gibi pek çok bildirimin, KEP yoluyla da yazılı ve imza karşılığı olan bildirimle aynı yasal geçerliliğe sahip olacak şekilde gerçekleştirilebilmesi kanunlaştı. Geçmişte bazı mahkeme kararlarında KEP iletilerinin yazılı ve imzalı belgelerle eşdeğer olup olmayacağı konusunda yorum farklılıkları oluşabiliyordu. Yeni düzenlemeyle birlikte bu tür belirsizlikler ortadan kalktı ve KEP, İK süreçlerinde %100 yasal güvenceyle kullanılabilir hale geldi.
Biz TürkKEP olarak, bu dönüşüme yıllar öncesinden liderlik ederek KEP İK® çözümünü geliştirdik. Bugün binlerce şirket ve 1 milyona yakın çalışana bu hizmeti sunuyoruz. Bu sistemle şirketler; kâğıt, zarf, baskı, toner, kargo, arşivleme, iş gücü gibi maliyetlerden %70’e varan oranda tasarruf sağlıyor ve aynı zamanda karbon ayak izlerini önemli ölçüde azaltıyor. Örneğin, 1.000 çalışanlı bir işletme sadece bordro süreçlerini dijitalleştirdiğinde üç yıl içinde yaklaşık 12 ton karbon emisyonunun önüne geçiyor. Tüm bu avantajlar nedeniyle iş süreçlerini yasal güvenceyle dijital ortama taşımak isteyen tüm şirketleri, sektör lideri TürkKEP’in patentli çözümü KEP İK® ile tanışmaya davet ediyoruz”
Tüm Çalışanlara KEP Kolaylığı
KEP kullanımı, işverenlere olduğu kadar çalışanlara da önemli faydalar sağlıyor. Yüz yüze yapılan bildirimlerde işçiler çoğu zaman belgeyi hemen imzalamak zorunda kalıyor ve içeriği tam anlamadan kabul etmiş olabiliyor. KEP’te ise durum farklı: İşçi bildirimleri görür görmez imzalamıyor, içeriği inceleyip danıştıktan sonra gerekirse itiraz edebiliyor. Gönderilen tüm belgelerin bir kopyası otomatik olarak işçiye ulaştığı için “bana kopyası verilmedi” tartışmaları sona eriyor. Belgeler yıllar boyunca işçinin dijital posta kutusunda saklandığından kaybolma riski bulunmuyor. KEP iletileri, SMS ve e-posta yoluyla bildirildiği için işçi, muhtara bırakılan tebligatlarda olduğu gibi habersiz kalmıyor ve anında bildirim geldiğinde cep telefonundan hemen erişebiliyor. Belgeler yalnızca hesap sahibi tarafından görüntülendiği için kişisel verilerin üçüncü kişilerin eline geçmesi ihtimali de ortadan kalkıyor. Ücret pusulası ve puantaj gibi düzenli belgeler ise günlerce bekleme süresi olmadan, dakikalar içinde çalışanın eline ulaşıyor.
Tek Tıkla Görüntüleme, Hem Yazılı Hem KEP’le Cevap Hakkı
TürkKEP geliştirdiği Mobil KEP Uygulaması, özellikle mavi yaka çalışanlar için kullanım kolaylığı sunuyor. Uygulama Android ve iOS cihazlara ücretsiz indirilebiliyor, giriş ise parmak izi veya yüz tanıma (Face ID) gibi yöntemlerle yapılabiliyor. Böylece çalışanlar herhangi bir şifre girmeden tek dokunuşla KEP iletilerini açabiliyor. KEP iletilerine KEP üzerinden yanıt vermek ise zorunlu değil; çalışanlar diledikleri takdirde itirazlarını her zaman yazılı dilekçeyle ya da sendikaları ve avukatları aracılığıyla iletebiliyor. Böylece KEP, işverenden işçiye gelen bildirimlerde güvenli ve yasal bir zemin oluştururken, çalışanların itiraz ve savunma haklarını kullanmaları da sağlanıyor.
Kaynak : 