1 Temmuz’da yürürlüğe giren Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) yer alan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sistemi, tacirler arasında ihbar ve ihtarların da bu sistemle yapılmasına imkan tanımasıyla önem kazanıyor. Resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazının, kuruluş ve şahıslar arasında yasal, geçerli bir şekilde paylaşılmasına imkan sağlayacak olan KEP vatandaşların hayatını nasıl değiştirecek? Herkes kullanmakla yükümlü olacak mı? Tüm bu soruları Avukat Nihan Güneli’ye soruyoruz.
turk-internet.com: Kayıtlı e-posta nedir?
Nihan Güneli: Kayıtlı elektronik posta (KEP), esasında çok basit olarak günlük hayatımızda kullandığımız elektronik postanın nitelikli şeklini ifade eder. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in 4. maddesi KEP’i ‘elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postaların nitelikli şekli’ olarak tanımlamıştır. Bu noktada önemli olan ve KEP’i her gün kullandığımız elektronik postadan ayıran nokta, KEP sisteminin doğrudan, başkaca bir ispat aracına bağlı olmaksızın ve ihtiyaç duymaksızın hukuki delil sağlamasıdır. KEP sistemi güvenli elektronik imza ve zaman damgası ile elektronik postanın ne zaman gönderildiğini, gönderilen iletinin ne olduğunu, iletinin içeriğinin başkası tarafından değiştirilip değiştirilmediğini ve gönderim zamanını kesin olarak belirlediğinden, kuşkuya yer bırakmayacak şekilde bir delil yaratılmasını sağlamaktadır.
turk-internet.com: 1 Temmuz itibariyle kayıtlı e-posta kullanımı başladı. Vatandaşlar kayıtlı e-posta kullanmak zorunda mı?
Nihan Güneli: Bildiğiniz gibi KEP hayatımıza 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18/3 ve 1525/2 maddeleri ile girdi. Ticaret Kanunu yapısı gereği tacirler arasındaki ilişkileri düzenlediğinden tacir olmayan vatandaşlar açısından zaten KEP kullanma zorunluluğu hiçbir şekilde söz konusu değil, ancak isteğe bağlı kullanım söz konusu olacaktır. Tacirler bakımından kullanım ise, Ticaret Kanunu ile zorunlu tutulmamışsa da, Tebligat Kanunu’nun 11.01.2011 tarihinde değiştirilen 7/A maddesi anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılmasını zorunlu kılmıştır. Bu kapsamda bu şirketler KEP uygulamasını zorunlu olarak kullanırken geriye kalan tüzel ve gerçek kişiler bakımından KEP kullanımı ihtiyari olacaktır.
turk-internet.com: Kayıtlı e-postanın dünyadaki uygulamaları nasıl?
Nihan Güneli: KEP Avrupa Telekomünikasyon Standartları Enstitüsü (ETSI) tarafından 2007 yılında standarda bağlanmış bir uygulama olduğundan bu tarihten itibaren mevzuata bağlanmış veya bağlanmamış şekillerde başta Avrupa ülkeleri olmak üzere birçok ülkede hali hazırda kullanılmakta. Benim takip ettiğim kadarıyla Avusturya, İtalya ve Almanya bu sistemi oldukça aktif bir şekilde kullanıyorlar. Avusturya’da DDS, İtalya’da PEC ve Almanya’da DeMail adıyla kullanılan KEP sistemi, belirtilen her ülkede bizde olduğu gibi delil yaratan haberleşmeyi sağlamak üzerine kurulmuş durumda. Ancak belirtmem gerekir ki, her ülkenin ulaştığı sonuç aynı olsa da, tüm ülkeler oldukça farklı yapılar kullanmakta.
turk-internet.com: Türkiye’deki uygulamada sizin gördüğünüz bir takım eksiklikler var mı?
Nihan Güneli: Henüz daha çok yeni olduğu için oluşabilecek eksiklikleri önceden kestirmek çok da mümkün değil. Ancak, benim KEP kullanması zorunlu olacak şirketler bakımından sistemin tam olarak anlaşılmaması yönünde bir endişem söz konusu olabilir. Şöyle ki, örneğin KEP uygulaması, adının ‘kayıtlı’ olmasından dolayı sanki bütün görüşmeleri otomatikman kayıt altına alacak, KEPHS herhangi bir talep halinde ise bütün içeriği talep eden kişiye teslim edecek gibi bir yanlış anlaşılma olduğunu gözlemliyorum. Böyle bir şey söz konusu değil. Siz ancak KEPHS’den arşivleme hizmeti de satın alırsanız ancak içerik yönünde bir talebiniz olabilir. Yoksa KEPHS’nin sizin gönderdiğiniz kayıtlı elektronik postaları tutma gibi bir yükümlülüğü kesinlikle yok.
Bir de Mayıs ayından itibaren KEPHS kabul ediliyor, şu anda yanlızca PTT KEPHS olmaya hak kazanmış durumda. PTT’nin bu konudaki çalışmalarını takdir ediyorum, ancak bu alanda tekel oluşmamasının gerektiği kanaatindeyim. Benim bildiğim kadarıyla Türkiye Noterler Birliği de bir başvuru yaptı; özellikle zorunlu kullanıcılar bakımından kullanıcı memnuniyetinin sağlanması ve KEP piyasasının da hareketlenmesi açısından bu pazarda daha çok aktörün yer alması gerektiğini düşünüyorum.
turk-internet.com: Kullanıcılara bu konuda ne gibi tavsiyelerde bulunuyorsunuz?
Nihan Güneli: Kullanıcılara süreler bakımından bir tavsiyem olabilir. Bildiğiniz gibi tebligat süreleri KEP kullanıcıları bakımından Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nde oldukça farklı. Bu sebeple gerek hesap sahiplerine, gerekse işlem yetkilisine hesap yönetimi ve kontrolü konusunda çok iş düştüğünü düşünüyorum. Bu nedenle özellikle tüzel kişilikler bakımından, KEP hesabının her gün düzenli olarak kontrolünün sağlanması, işlem yetkilisinin şirket politika belgeleri ve/veya iş sözleşmesi ile bu görevin kendisinde olduğu ve bu kapsamda sorumluluklarının bulunduğunun bildirilmesi gerektiği kanaatindeyim.
Kaynak : 