Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın yayınladığı bir tebliğ ile birlikte, anonim olmayan şirketlerin elektronik ortamda toplantı yapabilmeleri düzenleniyor. Bu imkandan yararlanmak isteyen şirketler, yeterli tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına ve de yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip Elektronik Toplantı Sistemleri’ni kurmak zorunda olacaklar. Firmalar ayrıca söz konusu sistemle ilgili BTK’dan, TÜBİTAK’tan veya asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden bir onay almak zorunda olacaklar.
Yaklaşık 10 yıldır değiştirilmesi için çeşitli çalışmalar yürütülen Türk Ticaret Kanunu, sonunda 2011 yılı başında nihayet tamamıyla değiştirildi. 1534 maddeden oluşan bu yeni kanun, peyderpey gerekli tebliğ ve yönetmeliklerin hazırlanmasıyla yürürlüğe giriyor. Önceki gün de Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın hazırladığı bir Tebliğ Resmi Gazete’de yayınlandı. Bu yeni tebliğ, elektronik ortamda yapılacak yönetim kurulu, müdürler kurulu, ortaklar kurulu ve genel kurul toplantılarına ilişkin usul ve esasları düzenliyor. Yani şirket toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesi hayata geçiyor. Resmi Gazete’de yayınlanan ve 1Ekim 2012’de yürürlüğe girecek olan ilgili tebliğin kapsamı şu şekilde tanımlanıyor:
“Bu Tebliğ; sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarına, kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin ortaklar kurulu veya genel kurul toplantılarına, elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama, oy kullanma ve Elektronik Toplantı Sisteminin işleyişine, denetimine ilişkin usul ve esaslar ile şirket sözleşmesi hükmünün örneğini içerir.”
Tebliğ’de tanımlanan Elektronik Toplantı imkanından yararlanmak isteyen firmalar, önce şirket sözleşmelerine bu durumu düzenleyen bir madde eklemek zorundalar. Bu tarz toplantılara katılmak isteyen şirket yetkilileri ve ortaklar, Elektronik Toplantı Sistemi’ne güvenli elektronik imzalarıyla katılabilecekler. Firmalar; elektronik ortamda gerçekleştirdikleri toplantıları yine aynı Tebliğ’de tanımlanan şekilde tescil ettirmek, sistemin kullanım koşullarını internet sitesinde yayımlamak, oluşabilecek sorunlarla ilgili tedbirler almak, tescili gerekli olan kararları MERSİS’e aktarmak ve de Elektronik Toplantı Sisteminde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamakla yükümlü olacaklar.
Kaynak : 