Bilgi teknolojileri, cihaz eko sistemine paralel olarak kapsamını genişletiyor. Bilgi çalışanlarının kendilerine sunulan teknolojileri gereği gibi kullanmamalarının önemli ölçüde verimlilik kaybına neden olduğu belirtiliyor. Adobe Dijital Medya Çözümleri Danışmanı Barış Özcan, yapılan araştırmaların da bunu doğruladığını söylüyor.
turk-internet.com: Verimlilik kaybına yönelik ne gibi tespitler söz konusu?
Barış Özcan: IDC, Haziran ayında dünyada 6 ülkede 160 şirketi kapsayan bir araştırma yaptı. Bunun sonuçları bilişim sektörü açısından ilgi çekici. Çünkü bilgi çalışanları adını verdiğimiz, işyerinde ve evinde bilgisayarı, belgeleri kullanarak iş yapmaya çalışan insanların haftaya yüzde 25 ile yüzde 50 arasında değişen miktarlarda üretkenlik ve verimlilik kayıpları yaşadıklarını ortaya çıkıyor. Bu tür kayıpların önüne geçilmesi halinde 1000 çalışanı olan bir şirket için 1 milyon dolara yakın bir tasarrufun yapılabilmesi söz konusu. Bunu başka bir hesaplama yöntemiyle düşünecek olursak, belge tabanlı iş akışlarında bu üretkenlik ve verimlilik kayıplarının en aza indirgenmesi halinde 1000 çalışanı olan bir şirket, 200 çalışanı işe almış kadar bir üretkenlik artışı sağlayabilir.
Adobe olarak biz de bilgi çalışanlara yönelik olarak sunduğumuz PDF formatı ve Acrobat Reader yazılımlarıyla şirketlerin belge süreçlerindeki verimlilik kayıplarını en aza indirgemelerine, bireysel üretkenliği artırmalarına ve bilgi güvenliği zaafiyetlerinin önüne geçilebilmesine yardımcı olmaya çalışıyoruz.
turk-internet.com: Verimlilik kayıplarının azaltılmasına yönelik bir tahmininiz var mı?
Barış Özcan: Buradaki boşluğu tamamiyle kapatabilmek çok iyimser bir yaklaşım olur. Ancak, bilgi çalışanları kendilerine sunulan belge yazılım çözümlerini kullanarak bu açığı yarı nisbetinde azaltabilirler. Biz de bu amaçla yazılımlarımızdan çok daha iyi verim alınabilmesi ve süreçlere daha iyi entegre edilebilmesi için inovasyonların yardımıyla araç setlerimizi geliştiriyoruz.
turk-internet.com: Bu verimliliğin sağlanabilmesi için kullanıcı tarafında nelerin yapılması gerekiyor?
Barış Özcan: Son kullanıcı haftalık çalışma zamanında aslında belli işleri sürekli yapar. Örneğin en çok yaptığı işlerden biri başkalarıyla mesajlaşmaktır. Buradaki iletişimin daha iyi bir hale getirilmesi için o belgelerin daha dinamik ve daha zengin, daha mültimedya özellikli bir hale getirilebilmesi mümkün. Bunların, basit bir biçimde hazırlanabilmesi de mümkün. Özellikle iletişimden kaynaklanan sıkıntıların, veri kayıplarının önüne geçilmesi için bu iletişimin kaliteli bir hale getirilmesi gerekiyor. PDF gibi çözümlerle belgeleri dönüştürmek ve paylaşabilmek mümkün hale geliyor. Bu bağlamda bir diğer kritik konuyu diğer çalışanlar ve ya çözüm ortaklarıyla işbirliği yapmak oluşturuyor. Geliştirilen yeni çözümler birlikte çalışabilme konusunda bilgi çalışanlarına zamanlarını daha verimli kullanabilme imkanını sağlıyor.
Bir başka bakış açısıyla baktığımızda ise son 2 yılda kurumlarda mobil cihazların yaygınlaşmaya başladığını görüyoruz. IDC’nin, raporuna göre 2013 yılı ortasına kadar kurumların yüzde 64’ünün akıllı telefon ve tablet cihazlarını da aktif olarak iş süreçlerine dahil edecekleri öngörülüyor.
IDC’nin, raporu bilgi zaafiyeti perspektifinde hem çok çarpıcı hem de korkutucu bulgular içeriyor. İncelenen 360 şirketin yüzde 25’inde son 12 ay içerisinde bilgi sızıntısının olduğu tespit edilmiş. Bu bilgi sızıntıları her zaman kötü niyetli olmak zorunda değil. Bu bazen çalışanların yanlış bilgilendirilmelerinden, kullanımda yaptıkları hatalardan da kaynaklanabiliyor. Örneğin, normalde paylaşılmaması gereken bir bilgi yanlışlık soncu paylaşılabiliyor. Bu nedenle belgelerin daha güvenli hale gelmesi kurumlar için artan bir önemde değerlendiriliyor. Bu tür bilgi açıklarının önlenmesi belgelerin daha güvenli bir hale getirilmesinden geçiyor. 256 bite kadar varan şifreleme yöntemleri kullanılarak bir belgenin 2 kere şifrelenmesi sağlanabiliyor. Böylelikle bir yandan belgenin ilgisiz kişilerce açılması önlenirken bunun açıldıktan sonra belli haklarının kısıtlanması sağlanabiliyor. Böylelikle belgelerin kötü niyetli kişilerce ele geçirilmesi olasılığı ortadan kaldırılıyor.
Diğer yandan, Acrobat yazılımlarına kazandırılan yeni mimariyle bilgi toplamak amacıyla hazırlanan formlar elektronik belgelere dönüştürülebiliyor. Daha sonraki aşamada bunların dağıtılması, dağıtılıp doldurulduktan sonra yeniden toplanmasını ve toplanan bu formların analiz edilerek bunlardan sonuçlar çıkartılmasını ve bu sonuçların filtrelenmesini sağlayan mekanizmalarını içeriyor. Dolayısıyla, bütün bu araçlar yardımıyla bilgi çalışanları bilgiyi daha hızlı ve kolay bir biçimde toplayıp, değerlendirebiliyorlar.
Kaynak : 