Bu şirketlerin, kendi çalışanları da üyelerle daha etkili iletişim kurmak için bu araçları nasıl kullanacaklarına odaklanabiliyorlar.
Geçtiğimiz yıllarda, kar amacı gütmeyen kuruluşların teknoloji gereksinmelerini karşılama hizmeti veren Uygulama Hizmeti Sağlayıcıları (ASP’ler) türemişti. Bu durum, şekli, büyüklüğü ve bütçesi ne olursa olsun bütün kuruluşların Web sitelerini geliştirmek, üyelerini izlemek, online bağışları kabul etmek ve hedeflendirilmiş e-postalar yollamak için yeni teknolojilerden yararlanacak olan kar amacı gütmeyen kuruluşlar sektörü için bir lütuftu.
Ancak bir ASP seçmek, türleri belli ürün ve hizmet sunan bir satıcıyı kolayca seçmekten daha fazlasını ister. ASP’leri değerlendiren kar amaçsız kuruluşların yapması gereken sunulanların basit bir hat-çeşit mukayesesi yapıp her bir satıcının olası bir ortak olarak gücünü ölçmektir. Doğruca ürünü satın almaktan ibaret olan geleneksel bir yazılım alımından farklı olarak ASP kullanımı uzun süreli iş ortaklığı gerektirir.
Birkaç tane kritik soru sormak, uzun, istikrarlı ve verimli bir ilişki temin etmeye yardımcı olacaktır:
Verilerim nasıl depolanacak, yönetilecek ve yedeklenecek? Onlara kim ulaşabilecek?
Fiziksel, elektronik ya da mali bir felaket olduğunda verinizi güvencede tutacak bir teknik strateji kurmaktan ve onu yürütmekten doğrudan doğruya ASP’niz sorumlu olacaktır. En azından her hizmet sağlayıcısı, bir bilgisayar hatası olması ihtimaline karşı, asli veri tabanında depolanan en son üyelik bilgilerinin günlük bir kopyasını ayrı bir sisteme geçirmelidir. Sistemin hizmette meydana gelebilecek her tür kayıp rizikosunu derhal azaltabilecek nitelikte olduğunu temin eden bir plan olmalıdır.
Olası ASP’nize, bilgisayarcılık tesislerini yönetmek için kullanacağı Internet veri merkezini sorun. Üçüncü kişi satıcıların, koşullarının taleplerini karşılayacak kaynaklara sahip, kendini kanıtlamış bir müşteri başarı kaydı olmalı. Düşündüğünüz her ASP’de ağ hakkında ya da erişilebilirlik hakkında ya da fiziksel güvenlik hakkında her zaman soru sorabileceğiniz birisi olmalı.
Ayrıca, ASP’nin kendi verilerinize dahili olarak erişebilmenize ilişkin olarak koyduğu kısıtlamaları sorgulayın. Kaç kişi veri tabanına doğrudan doğruya ulaşabiliyor? İdari şifreler kaç çalışanda var ve bunlar ne sıklıkla değişiyor? Açıkça anlatmak gerekirse, sağlayıcınız, erişimi doğrudan doğruya sizin hesabınızla etkileşim kurmya ihtiyacı olanlarla sınırlandırmalı ve siz verilere nasıl erişebiliyorsanız o da öyle erişebilmeli. Her ne kadar fiilen tüm ASP’ler, trend analizi yapmak için müşterilerinin veri tabanlarındaki tüm bilgiyi bir araya getiriyorlarsa da çok hassas olan pazarlama verilerini, yaptığınız anlaşma çerçevesnin dışına çıkacak şekilde tartışmamalıdırlar.
Veriler bağışçı veri tabanına nasıl eklenir ve oradan nasıl çıkartılır?
ASP ile çalışma sebebiniz muhtemelen ortalama pazarlama gayretlerinizi ve başarınızı arttırmaktır. Öyleyse on-line toplanan verilerle geleneksel “offline” bağışçı verilerinizi bütünleştirmek zorunda kalacaksınız. Hemen hemen her hizmet sağlayıcısı, bu amaç için verileri bir şekilde nakledebileceğini iddia edecektir. Siz yine de uyanık olun çünkü bu sürecin mekanizması ve esnekliği ASP’den ASP’ye çok büyük anlayış farklılığı göstermektedir.
Online dünyadaki belirli verilen bağışçı verisine geçişini planlamak önemsiz bir vaat değildir. Düzgün bir ASP gerek duyuldukça, bireysel alanları alabilmeli, onları dönüştürebilmeli, yedek kopyasını çıkarabilmeli ve var olan sisteminize geçirebilmelidir. Bu veri eşleştirmesini gerçekleştirmenin fiili sürecinde kendiliğinden işleyiş dışında müdahale en düşük oranda olmalıdır ama yine de üyelerin mükerrer profillerini düzeltme olanağı dahil aktarılan verilerin kalitesini temin etmek için elle yapılacak bazı kontrollere de izin vermelidir.
En önemlisi, olası satıcınıza ne kadar güvenirseniz güvenin, ondan mutlaka daha önce benzeri bütünleştirmeler yaptığı müşterilerinin referanslarını isteyin. İdeali, her bir olası satıcının, sizinkine benzer büyüklükte olan, bağışçı veritabanına ve işlevsel uygulamalara sahip müşterileriyle temas kurdurmasıdır.
Kredi kartı numaraları nasıl saklanacak?
Size online bağış ya da gönüllü para toplama olanakları sunan bir ASP, bağışçılardan kredi kartı numaralarını da almak zorunda olacaktır. Bu numaralara bağış sırasında ve bağıştan sonra ne olduğunu anlamak konusunda titiz davranın. Çoğu zaman ASP’ler bu süreci yürütmek ve mali kurumlarla ilişki kurmak konusunda üçüncü kişi muameleci kuruluşlarla sözleşme yaparlar. Bu sadece işin yürütülüşünün kesin ve iyi zamanlamalı olmasını temin etmez aynı zamanda hassas bilgilerin, zorunlu güvenliği sağlamakta uzmanlaşmış kuruluşlarca depolanacağı konusunda güven verir.
Daha da spesifik olmak gerekirse, olası ASP ortağınıza, gerekli işlemleri yaptıktan sonra kredi kartı numaralarını sileceğini teyit ettirin. Muameleci kuruluşun güvenliğine ne kadar inanırsanız inanın, daha az güvenlikli bir ASP’nin kredi kartı numaralarının bir kopyasını kendi sistemine aktarıp aktarmayacağını bilemezsiniz. Her ne kadar bu, bir kerelik işlemlerde pek mesele olmazsa da seçeceğiniz ASP kart bilgilerini, sonradan ödeme programları veren ya da tazeleyen teşvik sunan sitelere vermek üzere kendisine saklayabilir. Eğer bu ASP’nin bu işlevlerinden yararlanacaksanız, programlanan işlemler arasında kart bilgilerinin tam olarak nerelerde saklandığını da sorun.
Sisteminiz hangi yazılım işletim sistemi ve veri tabanı üzerine kurulu?
Yazılım işletim sistemlerinin konusunu bir hizmet sağlayıcıya göre irdelemek isteyebilirsiniz. Bir kısım araçlar bu uygulamaların gerektirdiği güvenilir performansı sağlamakta yeterlidirler ama eğer bir ASP Microsoft’un girişimci ürünlerini kullanıyorsa, muhtemel zayıflıklarla mücadele etmek için almış oldukları önlemlere ilişkin ayrıntıları öğrenmek isteyebilirsiniz. Yazılım virüsü saldırılarına karşı tasarlanmış Microsoft yamalarını gereğince uygulamamış olan ASP’lere birkaç yüksek-profilli saldırı gerçekleşmiştir.
Genel olarak eğer bir sağlayıcı, Sun Solaris, BSD Unix ya da Linux gibi UNIX-tabanlı işletim sistemi kullanıyorsa bu zamanında-sınanmış sistemlerin bu tür saldırılara karşı çok daha iyi direneceğinden ve de işletimin düzgünce sürmesi için ASP’nizin teknik kaynaklarında pahalı yatırımlar yapılmasını gerektirmeyeceğinden emin olabilirsiniz.
Tamir, bakım ve geliştirmeler nasıl yapılır?
Bir ASP’Nin sağladığı olanaklar ve işlevler temel olarak sabit onarmalar ve geliştirmeler gerektiren bir takım yazılım araçlarından ibarettir. Gerçek bir ASP müşterilerin belirli ihtiyaçlarını karşılayacak bu uygulama yazılımlarını daha işin en başında yazmış olur. Böylelikle ASP hataları hızlı bir şekilde düzeltebilir ve yeni olanak taleplerini, sistemin kullanılabilirliğini mümkün olduğunca az etkileyerek karşılar. Olası satıcılara gelince, geçmişte bu türden taleplere nasıl cevap verebildiklerini öğrenin. Onlardan yakın zamanda ürettiklerinin çizelgesini isteyin ya da onlardan kısa zamanda çözdükleri sorunlardan örnekler vermesini isteyin ya da kısa zamanda karşılayabildikleri yeni olanak taleplerini sorun. Gelişimci ASP’lerin yeni olanaklar için yapılan talepleri belgeledikleri ve düzenledikleri bir bir sistemleri olmalı ve bu ASP’ler yeni araçlarla beraber ortaya çıkacak gelişmelerle ilgili belirli planları tartışabilmelidirler.
Eğitimli, etkin bir tüketici, hangi teknoloji sağlayıcısının tüketicinin kuruluşunun gereksinimlerini en güvenilir şekilde sağlayacağını belirleyebilmek için derinlemesine sorular sormaya hazırlıklı olur. Her ne kadar spesifik yanıtlar arasında büyük farklar olabilirse de, her bir bir olası satıcı, tesislerine yaptığı yatırım, yeteneği ve size en iyi hizmeti sağlamakta kullanacağı yöntemi karşılaştırmakta ölçütleri birbirlerine oturan profiller çıkartabilmelisiniz.
Yazar Hakkında
Vinay Bhagat, kuruluşlara bağış toplama, yandaş olma ve diğer destek türlerinde üyeler cezbetmek, motive etmek ve onları kalıcılaştırmak konularında yardımcı olan Internet yazılımları ve hizmetler sağlayan Convio Inc.’in – kar amacı gütmeyen kuruluşlara hizmet veren bir online Bağışçı İlişkileri Yönetimi (eCRM) şirketinin — kurucusu ve CEO’sudur.
Kaynak : 