Intarnet’iniz istediğiniz şekilde kullanılabilir. Sadece şirket kurallarının olduğu ve ayın elemanı resmini koyduğunuz bir şey de olabilir. Şirketin tüm ihtiyaçlarını, faaliyetlerini taşıyan sistem de. Verimliliğini tespit etmeye var mısınız ? Aşağıdaki listede yer alanlar sizin intarnet’inizde var mı ? Bir gözden geçirin.
1- Dökümanlara İlgili Herkes Tarafından Erişim – Eğer bir intranet bunu yapmıyorsa, o zaman intarnet değildir. Bu intarnet’in olmazsa olmaz şartı. Tüm intarnet yazılımları arasında da ortak olan tek özelliktir. Dökümanlar standart bir dosya formatında saklanırlar. Böylece, tüm kullanıcılar, hangi programı ve makinayı kullanırlarsa kullansınlar, dosyaları açabilirler.
Çoğu intranet dış web sitelerine linke de müsade eder. Böylece istenilen bilgilere en kısa sürede ulaşılır. Telefon defteri, seyahat acentası, kurye gibi servislere kullanıcılar tek bir tuş ile ulaşabilmelidirler.
2- Kontrollu Erişim – Intranetler şifre korumalı olmalıdır. İnsan Kaynakları kayıtları, Şirket yazışmaları, diğer bilgiler ancak gerekli kişilerin kullanımına açık olmalıdır. Şirket elemanı bile olsa diğerlerinden korunmalıdır. Güvenlik kuralları dikkatlice oluşturulmalıdır. Eski çalışanlar ya da mevcut olanlar bir yerlere girmeye çalışıyor olabilirler.
iyi bir intranet, farklı erişim düzeyleri tanımlar. Mesela Üst düzey yöneticiler her tarafa ulaşabiliyorken, diğerleri özellikle muhasebe ve insan kaynakları bilgilerinden uzakta kalmalıdırlar.
Kontrollü erişim intranet’i daha esnek ve daha çok kullanılabilir yapar. Mesela, arayüzler yapılabilir. Kişiye özel bilgiler tanımlanabilir.
3- Esnek Organizasyon – Yazıcı kartuşlarınızı girişteki kapıcı odasında saklıyor musunuz? Tabi ki hayır. Intarnet’inizi de organizasyonunuza uygun bir şekilde organize etmelisiniz. Bunu verimli bir şekilde yapabilmek için, intarnet’inizin içine neler konulacağını ve bunları nasıl sınıflandıracağınızı iyi bir şekilde planlamanız ve kontrol etmeniz gerekir.
Size sınırsız sayıda bölüm tanımlama şansı veren intranet programlarını tercih edin. Alt bölüm ekleme opsiyonu varsa, içeriği organize etmek ve hiyerarşik düzende kolayca arayabilmek olanağı verir. Bu tür düzenleme size güvenlik parametrelerini de gayet iyi bir şekilde tanımlama şansı verecektir.
4- Şirket Ajandası – A Merkezi bir takvim sistemi ve ajanda, insanların programlarını düzenlemelerine çok yardımcı olur. Böylece, toplantı ve etkinlikler daha kolay organize edilebilir. Bu tür toplantılar, ajanda programı tarafından ilgili tüm kişilere mail ile de bildirilir. Ek olarak intranet’în erişim kontrolü düzgün ise, herkes kendi toplantılarını, takvimini kendi düzenleyebilir.
5- Mesaj Tahtası – Mesaj Tahtası elemanların sıkıntılarını ve çözümlerini iletmeleri için iyi bir olanaktır. Böylece yüzyüze bulunamayacak fırsatlar ortaya çıkabilir. Aynı zamanda bölümler arasında iletişim de daha sıkı sağlanmış olur. Intarnet üstünde ve herkesin önünde tartışmak konuların daha pozitif ve odaklanmış olmalarına da yardımcı olur.
6- Adres Defteri – Müşterilerin, satıcıların, elemanların kontak bilgileri şirket intarneti için olmazsa olmaz özelliklerden birisidir. Sadece kolaylığı için değil ama hızı ve güncellemenin daha ucuz ve kolay oluşu ile de.
Doğru yazılım seçilirse, adres defteri şirketin en önemli iletişim araçlarından birisi haline gelir. Bu adres defterini kullanan kitlesel e-mail sistemi de kurululabilir. Mesajların wireless sistemde, cep telefonlarına ya da PDS’lara gönderilmesine yönelik sistemler de kurulabilir.
7- Intranet Arama Makinası – Ne kadar iyi organize olursanız olun, bazen bir tek kelimeyle arama daha hızlı sonuç verebilir. Intranet Arama Makinası, bir satırlık bir text field ile “arama” butonundan oluşur. Bir kaç saniye içinde size aradığınız kelimenin yer aldığı listeyi verir.
Arama fonksiyonu, elinizin altında olmalı. İdeali intranetin her sayfasında yer almasıdır.
8- Yapılacak İşler Yönetimi – Bu bir çeşit “To Do” listesidir. Yöneticiler, elemanlarına yapılması gereken işleri bu sistem kanalıyla iletirler. Elemanlar bu listeden yeni verilen işleri ve öncelikleri takip ederler. Yazılan işler, düzenlenebilir ve öncelikleri değiştirilebilir olmalıdır.
9- Ara Yüzler Düzenlenebilmedir – Çoğu intarnet’in özelliklerinden birisi de düzenlenebilir ara yüzlerdir. renkler değiştirilebilir. Logo yüklenir. Şirket ismi yazılır. Önemsiz gibi gözükebilir ama gerçekten önemlidir. Özellikle şirket kültürü açısından. Elemanlarınıza beyaz t-shirt giydirmekle, şirketin logosunu taşıyan t-shirt giydirmek arasındaki fark gibi bir farkı vardır.
10- Kişiselleştirme – Intranetler kişileri rahat ettirmelidir. Yani farklı sorumlulukları olan farklı kişilere uygun özellikler içermelidir.
Benim tercih ettiğim bir özellik “Akıllı Menü (smart menu)”. Bu intranet’in en çok kullanılan 20 özelliğinin bir listesidir. Intranet üzerinde bir kullanıcı açıldıktan itibaren, o kullanıcıyı takip ederek en çok neyi kullanıdığını bulur. Bu liste, drop-down menü şeklinde uygun bir yerde, uygun bir şekilde kullanılmak üzere bulunur.
Intarnet’i kişiye özel yapmanın başka bir yolu da Quick View fonksiyonudur. Kullanıcı kendi kullandığı özellikleri intarnet’in ön sayfasına koyabilir. Mesela muhasebe departmanında ise, vadesi geçmiş ödemeleri ve henüz kesilmemiş faturaları görmek isteyecektir. Ya da müdür elemanlarının çalışma saatlerini tercih edecektir.
Sonuç
Yukarıdaki özellikler gerekli olanlar. Ama sizin intranet’iniz işinize özgü kullanış kolaylıklarını taşımalıdır. Unutmayın, sonradan eklemeleri ve özelleştirmeleri içeren yapılardır. Değişim gereklidir. Bütünn parçaları zaman zaman elden geçirip düzeltmek, yenilemek gerekebilir.
