Örgütsel Düzeyde Bilişim teknolojilerinden Yararlanılması-1

Giriş

Bilişim, insanoğlunun teknik, ekonomik ve toplumsal alanlardaki iletişiminde kullandığı ve bilimin dayanağı olan bilginin özellikle elektronik makineler aracılığıyla düzenli ve akla uygun bir biçimde işlenmesi bilimi, informatik, enformatik olarak tanımlanmaktadır (TDK, 2006).

Bilginin elektronik makineler aracılığıyla düzenli ve akla uygun bir biçimde işlenmesini sağlayan bilişim teknolojilerinden yararlanmak hem insan olarak, hem örgütsel hem de yönetimsel olarak yönetime çok sayıda kolaylıklar sağlamaktadır. Bu açıdan yapılan araştırmalarda bilişim teknolojilerinin örgütsel düzeyde kullanılmasında çok önemli etkiler yaptığına dair çok sayıda bulgular bulunmaktadır (Turkoğlu, 2004).

Örgütsel düzeyde bilişim teknolojilerinin kullanılmasında birinci amaç, tanımda da yer aldığı üzere bilginin elektronik makineler aracılığı ile işlenmesidir. Bilginin işlenmesi ise, bilgi yönetim süreçlerinin (bilginin elde edilmesi, kullanılması, paylaşılması, depolanması ve yenilenmesi) elektronik makineler aracılığı ile işlenmesi anlaşılmalıdır. İkinci amaç ise yine tanımda yer alan bilginin “düzenli ve akla uygun bir biçimde” işlenmesidir. Bunun sağlanması ise bilişim teknolojilerinden bilgi yönetiminde yararlanılması yönteminde yatmaktadır.

Bilginin elektronik makineler aracılığı ile işlenmesinde bilişim teknolojilerin sağladığı kolaylıklara bakıldığında, bilgi yönetiminin her boyutunda bilişim teknolojilerinden faydalanabilmektedir. Bunlardan örgütsel düzeyde faydalanılan ise “Yönetim Bilişim Sistemleri-YBS” dir (Turkoglu, 2006). YBS, bilişim sistemlerinin yönetim düzeyinde uygulanmasıdır. Bu açıdan bakıldığında, bilişim sistemleri yönetim süreçleri (karar alma, planlama, örgütleme, iletişim, eşgüdümleme ve değerlendirme) ile ilişkilendirilmek zorundadır.

Bilgi yönetimi bir kerelik yapılan bir uygulama olmayıp, sürekliliği olan bir uygulamadır. Kuruluşa özeldir. Bu nedenle her kuruluşun ve kuruluşta çalışanların gereksinimlerine göre oluşturulur ve gözden geçirilir (Çapar, 2005). Bilgi yönetiminin bu özelliği, herhangi bir yerde oluşturulan YBS’nin başka bir yere uygulanmasında uyarlanması gerektiğidir. Bir kuruluşa özel olma durumu, bilgi yönetiminin bir bütünleştirme işi olmasından kaynaklanır.

Bilgi yönetimi ile bilişim teknolojilerinin ilişkilendirilmesinde önemle dikkate alınması gereken bir diğer nokta ise, bilgi yönetiminin, yönetimin bilgilendirilmesi işi olmamasıdır. Örgütler YBS kurmaya kalktıklarında, genelde bilişim teknolojilerinden mevcut bilginin sadece depolanması ve elde edilmesi boyutlarının yerine getirmesini beklemektedirler. Burada önemli olan, bilgi yönetimi süreçleriyle, yönetim süreçlerinin birbirleriyle ilişkilendirerek, her bir boyutunun YBS’de kullanılabilir hale getirilmesidir.

Bu yazımda; örgütlerin bilişim teknolojilerinden bilgi yönetiminde yararlanmasında, örgütlerin ve örgütlerde çalışanların gereksinimlerinin tespit edilmesinden, YBS’nin kurulması ve işletilmesine kadar geçen süreçte, nasıl bir yöntem izlenmesi noktasında bir yöntem önermesi yapılmaya çalışılacaktır. Bilgi yönetim süreçlerinin işlenmesinde elektronik makinelerin seçilmesi ve bu işlemenin “düzenli ve aklan uygun bir biçimde” örgüte özel nasıl yapılması gerektiği açıklanmaya çalışılacaktır.

YBS’nin yürütülmesi altı aşamadan oluşmaktadır ve her aşama aşağıda açıklanmaya çalışılmaktadır (Laudon, 1998):

1. İstek ve amacın ortaya konulması
2. Sistem analizi
3. Sistem tasarımı
4. Teknik Şartnamenin/İş Tanımlarının ve İhale Dokümanının hazırlanması
5. İhale süreci ve sözleşmenin yürütüldüğü dönem boyunca teknik yardım
6. Programlama
7. Test aşaması
8. Dönüşüm
9. Eğitim
10. Üretim ve bakım

Yazının devamını Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-2 başlığı altında okuyabilirsiniz.