Önceki bölümü Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-1 başlığı altında okuyabilirsiniz.
1. İstek ve Amacın Ortaya Konulması
Örgütün öncelikle bilgi yönetiminde bilişim teknolojilerinden yararlanmak isteğini göstermesi, ortaya koyması, bu yararlanmaya ihtiyacı olduğunun farkında olması ve ne için ihtiyacı olduğunu bilmesi önemlidir. Bu açıdan örgüt, YBS’ye neden ihtiyacı olduğunun gerekçesini ve amacını ortaya koyması gerekir. Yönetim bilişim sistemlerinden beklentilerin açık bir şekilde ortaya konmaması ilerideki analiz ve tasarım süreçlerinde sorunların ortaya çıkmasına neden olabilir.
YBS’nin üç temel faaliyeti olmalıdır- girdi, işletim, ve çıktı- örgütlerin ihtiyaç duyduğu bilgileri hazırlamak. Geri besleme, girdinin değerlendirilip incelenmesi için örgütteki faaliyetlere ve uygun kişilere dönen çıktıdır. YBS, bilginin yönetimi için bilgisayar donanım ve yazılıma bağlı olan bilgisayar sistemleri olacaktır. YBS’nin sunduğu hizmetler; stratejik, yönetim, bilgi, ve işletimsel seviyeler ve planlama, kontrol, ve karar alma işlevleri, yöneticilere raporlar ve bazı durumlarda örgütün mevcut performansına ve geçmiş kayıtlara on-line erişim sağlamaktır. YBS, bilgisayar temelli bilgi sistemini bir şemsiye gibi kullanarak oluşturulmalıdır. YBS, verileri çeşitli iç ve dış kaynaklardan toplamalı ve bir kolay kullanım şeklinde yöneticilere sunmalıdır.
YBS projesinin ana alt-sistemleri; İş Süreç Yönetimi Sistemi, Doküman Yönetimi Sistemi, Proje Yönetim Sistemi, İnsan Kaynakları Yönetimi Sistemi ve Mali Yönetim Sistemi olabilir.
Sistem gereklerinden ve örgütün mevcut BT yapısından dolayı, veri tabanı yönetim sistemi, mesaj sistemi veya işletimsel sistemler gibi gerekli ürünlerin varlıkları belirlenmelidir. Ancak belirtildiği gibi, amaç ana alt-sistemlerin ve gerektiği taktirde teklif edilmesi gerekenler dışındaki ürünlerin tasarlanması ve bütünleştirilmesi olmalıdır.
İş Süreci Yönetimi, örgütün içindeki iş akışını yürütecek ve idari çalışanların iş sürecini gözlemlemelerine, izlemelerine ve yönetmelerine yardımcı olacaktır. Doküman Yönetimi Sistemi, örgütten çıkan yazıların paylaşılmasını ve yönetilmesini sağlayacaktır. Proje Yönetim Sistemi, yönetilmiş proje çıktılarını ve kanıtlanmış bir proje yönetim yönteminin kullanımını sağlamalıdır. İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi, örgütün insan kaynakları ile ilgili iç süreçleri kapsayıp Yönetim Bilgi Sistemi içindeki Proje Yönetim Sistemi gibi diğer alt-sistemlere bu kaynaklarla ilgili bilgiler verecektir. Mali Yönetim Sistemi, projelerin mali yönleri, kasa yönetimi, sözleşme yönetimi ve bütçe yönetimi konularında destek sağlayacaktır.
YBS projesinin yukarıda sözü edilen alt sistemler örgütün isteklerinin küçük bir payını oluşturmaktadır. Örgüt tanımlanan hedeflere ulaşmak için kendi yönteminde yeni bir alt sistem oluşturabilir. Örgüt, isteklerini de inceleyecek ve etkin bir şekilde sistemleri şekillendiren örgüt, yönetim ve bilgi teknolojisini ve iş ortamındaki karışıklıkların ve problemlerin çözümlerini bulmak üzere kendi gücünü anlamalıdır. Bu incelemeden sonra örgüt yeni alt sistemlere ihtiyacı olabilir.
Bütün alt sistemler ahenk içinde çalışacaktır. Sonunda da YBS bir bütünleştirme sistemi haline gelecektir.
Bu makalenin devamını Örgütsel Düzeyde Bilişim Teknolojilerinden Yararlanılması-3 başlığı altında okuyabilirsiniz.
Kaynak : 