Proje Yönetim Ofisi, son yıllarda varlığı ve önemi artan, özellikle inşaat, telekom, BT, finans ve sigorta şirketlerinde sıkça rastlana organizasyon birimlerinden biridir. İngilizce PMO kısaltması ile ifade edilen bu birimin, çok temel olarak bakıldığında (genelgeçer yaklaşımla) dört ana yaşam döngü aşaması (fazı) vardır:
– Tetikleme (Initiation)
– Planlama (Planning)
– Gerçekleştirme (Execution)
– Geliştirme (Improvement)
PMO Tetikleme:
PMO oluşumunu tetiklemek için, ilk olarak PMO’nun rolü tanımlanmalı ve sponsor bulunmalıdır. Bu ilk adımlar, İş Planı ve Proje Beratı dökümanlarında resmi olarak belirtilir. Takım, daha sonra finansmanı garantiler ve PMO’nun organizasyon içinde her noktada desteklenmesini sağlayan bir yönlendirme komitesi (steering committee) atanır. PMO’nun fiziksel yeri (lokasyonu) sağlanır, roller tanımlanır ve proje çalışanları (takım üyeleri) ilgili rollere atanır.
PMO Planlama:
Daha sonraki adım, yüksek seviyede (kuş bakışı) gerçekleştirme planı ortaya çıkarmaktır. Gerçekleştirme planı, bu fazda PMO’nun sunacağı hizmetleri ve zaman planlarını, işletmeye (organizasyon) tanıtmak için listeler
Gerçekleştirme planı hazırlandıktan sonra, PMO, işletmenin uyum göstereceği metodları, standartları, süreçler ve araçları seçer. Ve aşağıdaki etkinlikler gerçekleştirilir:
- Metodoloji Uyumu: Proje yönetim metodolojisi, proje yönetimi için, işletme için uygun yaşam döngüsünü içeren, genel çerçevedir.
- Standartların Uyumu: Standartlar, projeler işlerken uyulması gereken geçerli kurallardır. Profesyonel, kamusal ve sektör gerekliliklerine uymalıdırlar.
- Süreç Uyumu: Süreçler, projelerin nasıl gerçekleştirileceğini detaylandıran özel yönergelerdir.
- Araç Uyumu: Araçlar, şablonları, control listelerini, formları ve akış tablolarını içerir.
- Yazılım Uyumu: Bu, hem proje yönetimi için yazılımı ve statü raporlama için yönetim gösterge tablosunu, hem de risk yönetim araçlarını ve diğer yazılım sistemlerini gösterir.
- Bilgi Tabanı Uyumu: Bilgi tabanı, mevcut ve geçmiş bütün proje yönetim bilgisinin kitaplığıdır (birlikte toplandığı ortam).
PMO Gerçekleştirme:
Gerçekleştirme fazı, PMO’nun devam eden operasyonel fazını ifade eder. Bu fazda, ana olarak dört tip hizmet sunulur:
- -Birçok PMO’nun sunduğu genel servisler
- -Yönetici ve çalışanları desteklemek için destek servisleri
- -Proje durumunu değerlendirmek, denetlemek, gözden geçirmek için kontrol servisleri
- -Projeleri yönetmek için yönetim servisleri
PMO Geliştirme:
PMO söz konusu servisleri bir sure sunduktan sonra, gelişmek ve genişlemek için hazır hale gelir. Yani olgunluk seviyesi artırımı adım adım mümkün olur.
- PMO operasyonunu geliştirme: PMO bunu etkinliğini ölçerek, mevcut servislere değişiklikler yaparak ve yeni servisler ekleyerek yapar. PMO’nun beratını güncellemesi ayrıca gerekebilir.
- PMO olgunluğunu geliştirme: PMO bütün organizasyonun Kabul edilebilir proje sonuçlarını zamanında ve bütçesi içinde teslim edebilme yeteneğini ölçebilir ve değerlendirebilir. Daha sonra bu yeteneği geliştirmek için uzun vadeli bir planı geliştirip kurabilir.
Buradaki geliştirmeler, gerçekleştirme fazındakilerden çok daha kapsamlı ve sıradanlık dışıdır. PMO Geliştirme, ilave planlamaya ve çok büyük değişimlerin gerçekleşmesini sağlayacak kaynakların adanmasına, işletme içindeki genel proje önetimi başarısını artırmak için, gereklilik duyar.
Bu genelgeçer yaklaşımı, elbetteki işletmeye ve projeye göre şekillendirmek, detaylandırmak ve en faydalı, etkin hale getirmek mümkündür. Bunun için, işletme içi çalışanlardan veya işletme dışı danışmanlardan yararlanılabilir.
Kaynak : 