KETS’in sunduğu IBM Content Manager platformunda çalışan Kets Evrak2000 çözümü ile evrak takip ve arşivleme sorunlarını geride bırakan Tüpraş İzmir Aliağa rafinerisi, gelen ve giden evrakların dağıtımını, iç yazışmalarını ve tüm bu dokümanların arşivini çok daha hızlı ve kontrollü bir şekilde gerçekleştirirken, arşiv problemlerini de çözdü.
Kasaba büyüklüğünde bir mekana yayılmış olan Tüpraş Aliağa tesislerinde binlerce çalışan ve pek çok şirket yetkilisine posta, faks, kurye, elektronik posta ile ulaşan evrakların yarattığı karmaşa, KETS’in sunduğu doküman yönetim ve arşiv sistemleri ile çözüldü. Tüpraş’ta yaşanan evrak karmaşası aslında Türkiye’de pek çok şirketin hiç de yabancı olmadığı bir tablo.
KETS’in geliştirmiş olduğu Evrak2000 çözümü sayesinde tüm bu evrak işlemleri gerçekleştirilirken yapılan masraflar azaltılmış, evrak dağıtımında kullanılan minibüs ve moto-kurye trafiği ortadan kaldırılmış, haberleşme departmanının yükü sadece evrak girişleri ile sınırlandırılmış, fiziksel evrak arşivi ile bilgisayardaki kopyaları arasında entegrasyon sağlanmış, kısaca rafinerinin işleyişine sadece tek bir çözüm ile bir çok yönden hız ve verimlilik kazandırılmıştır.
Kets Evrak2000, benzer sorunları yaşayan orta ve büyük ölçekli şirketlere çözüm sunmak amacıyla paket haline getirilmiş bir Kets ürünüdür. Evrak2000’nin işlevi; doküman yönetim ve iş akışı sisteminin özelliklerini kullanarak evrağın kaydından, dağıtımına ve onaylanmasına kadar olan tüm süreci kontrol etmek ve ayrıca evrak ile ilgili ayrıntılı bilginin kurum içinde dağıtım ve paylaşımını sağlamaktır. Evrak2000 platform bağımsız, veritabanı ayrımı yapmaksızın çalışmaktadır. Aynı zamanda Kets’in faks çözümleri de Evrak2000 ile bütünleştirilmiştir. Gelen fakslar da aynı diğer muhaberat evrakları gibi otomatik olarak kayda alınmakta, yönlendirilmekte ve gerekli indeks bilgileri ile arşiv sistemine girilmektedir.
Evrak2000, gelen evrakların faks sunucuları tarafından doğrudan bilgisayarlar tarafından alınmasını, gelen diğer evrakların ise tarama istasyonlarında taranarak yine bilgisayar ortamına aktarılmasını sağlamaktadır. Bu sayede rafineriye dışarıdan gönderilen tüm evraklar doğrudan bilgisayar ortamına alınmakta, daha sonra haberleşme departmanında indeks istasyonları aracılığı ile arşivlenip ilgili kullanıcılara otomatik olarak yine bilgisayar ortamında gönderilmektedir. Evrakların kullanıcılara gönderilmesi, Evrak2000’in kendi uygulamaları ile yapıldığından yetkisi olmayan kullanıcıların bu evrakları görüntülemesi ya da üzerinde değişiklikler yapması mümkün olmamaktadır. Ayrıca Evrak2000, kullanıcılara gönderilen evrakları kullanıcıların elektronik posta adreslerine de gönderebilmekte, ancak bu işlemi yaparken evrağın kendisini göndermek yerine, yine Evrak2000’in kendi uygulamaları tarafından açılabilecek olan ve sadece evrağın Evrak2000 sistemi içerisindeki kayıt numarasını içeren bir dosya gönderir. Bu sayede elektronik posta programını açabilen kullanıcılar, evrağa erişebilmek için ayrıca Evrak2000’in kendi yetkilendirme sisteminden de geçmek zorunda kalırlar. Bu da evrağın güvenliğini elektronik posta programına bırakmamak için ideal bir çözümdür.
Gelen ve giden evrakların yönetim ve arşivi dışında Evrak2000, rafineri içerisindeki kullanıcıların hazırladıkları ve müdürlükler arasında gidip gelen iç yazışmaların arşiv ve yönetimini de gerçekleştirir. Evrak2000 sayesinde doğrudan Evrak2000’in Microsoft Word ile entegre edilmiş uygulamalarında hazırlanan evrakların hazırlanma süreçlerinden onaylarının tamamlanıp dağıtımının yapılmasına kadar geçen tüm safhalar, doğrudan bilgisayar ortamında ve haberleşme departmanının çalışmasına gerek kalmadan tamamlanmaktadır.
Kullanıcılar, firma içindeki iş akışı adımları arasında kağıt ortamındaki dokümanları birbirlerine taşımaktadırlar. Eğer yazışmalar birden fazla süreci ilgilendiriyorsa, kopyalarının çıkarılması ve diğer kişilere de iletilmesi gerekmektedir. Bu tür durumlarda, süreçlerdeki doküman kontrolü hemen hemen imkansız hale gelmekte ve çeşitli aksamalar olmaktadır. Cevap verilmesi gecikmiş, yanlış kişiye iletilmiş veya kağıt yığınlarının altında gözden kaçmış evraklar, ofislerin en başta gelen sorunlarını oluşturmaktadır.
Kets Evrak2000
Kets Evrak 2000, dokümanların merkezi olarak arşivlenmesine ve evraklarla ilgili tüm işlemlerin bilgisayar ortamında, güvenlik içinde yapılmasına olanak sağlar. Böylece kullanıcılar, yetki seviyelerine uygun olarak istedikleri dokümana, istedikleri zaman ulaşabilirler. Dokümanlar kolay bir şekilde organizasyon içinde dolaştırılarak, gerekli onay mekanizmalarının kontrolünde ilgili yerlere elektronik ortamda ulaştırılırlar. Böylece kağıt ve kırtasiye masrafları da en düşük seviyeye indirilmiş olur. “Kets Evrak2000”, dokümanın kendisi yerine dosyaya ulaşmayı sağlayan bir adres bilgisi (link) göndererek, ağ trafiğinin kullanımını en düşük seviyeye indirir ve kullanıcıların sabit disklerinde yer kaybını önler. “Kets Faks Router” ile entegre çalışarak evrak takip sistemine faks dokümanlarının da çok kolay bir şekilde dahil edilmesini sağlar.
Kets Evrak2000 yazılımı, sekiz ayrı modül ve bu modüllerle entegre olarak çalışan alt bileşenlerden meydana gelen çok kapsamlı bir evrak takibi ve doküman yönetim çözümüdür. Büyük organizasyonların, muhaberat merkezlerinin, elektronik ortamda çalışır hale getirilmesini amaçlayan bir üründür. Muhaberat merkezlerini ortadan kaldırmayıp, muhaberat sistemlerinin iş yükünü hafifleten, organizasyonların, dışarıdan gelen evrak, dışarıya giden evrak ve iç yazışma trafiklerini yönetirken, aynı zamanda elektronik olarak dokümanların arşivlenmesine olanak tanımaktadır.
SMTP ya da MAPI desteği olan tüm mail sistemleri ile çalışan Evrak2000, e-posta, faks ve diğer alternatif dağıtım kanalları altyapısını kullanarak bu dokümanların dağıtımını gerçekleştirmektedir. Kendini otomatik olarak güncelleme, detaylı yönetim ve raporlama özelliklerine de sahip olan Evrak2000, uzaktan yönetilebilmesinin yanı sıra, sistemde oluşabilecek sorunları da ilgili kişilere ve Kets destek merkezine doğrudan raporlayarak böylesine önemli bir sistemin 7/24 çalışmasını sağlayarak anında müdahaleyi olanaklı kılmaktadır.