Anahtar teslim doküman yönetim sistemi çözümlerinin lideri Kets Ltd., dokümanların aktif bir şekilde paylaşıldığı, arşivlendiği ve yönetildiği projelerde, Microsoft’un doküman yönetimi ve portal çözümündeki yeni açılımı SharePoint Portal Server (SPS) ile IBM’in platform bağımsız güçlü Content Manager ürününü entegre ederek güçlü çözümler geliştiriyor. Bu güçlü entegrasyon ile Kets, fark yaratan doküman yönetimi uygulamaları sunuyor.
Microsoft SharePoint Portal Server (SPS) ürünü içinden gelen hazır web portal çözümü, şirketlerin doküman üretme ve paylaşma safhalarında büyük kolaylıklar sağlamakta. Check-in, check-out, publish, versioning, full-text search, document subscription gibi özellikleri web browser üstünden etkili bir şekilde kullandırmakta.
Ayrıca Office uygulamalarıyla entegrasyonu ile dikkat çeken ürün, herhangi bir ara uygulamaya gerek kalmadan Office uygulamaları içinden SPS’i kullanmayı sağlamakta. Portal ekranının kolay ve hızlı bir şekilde istenilen şekilde değiştirilmesi, kurumların sisteme hızlı uyum sağlaması açısından da büyük önem taşımakta.
IBM Content Manager ise tüm dünyada yaygın bir şekilde kullanılmakta. Tercih edilmesinin en önemli nedeni, Windows platformundan, mainframe sistemlere kadar platformları desteklemesi, bu platformlar arasında dağıtık yapıda çalışabilmesi. IBM’in Tivoli Storage Manager (TSM)’ı ile beraber çalışarak dokümanları offline veya online medya birimlerinde saklayarak maliyetleri aşağıya çeker.
TSM’in yedekleme sistemi ile doküman yönetim sistemlerindeki yedekleme sorunu da güvenilir bir şekilde çözüm bulmakta. IBM Content Manager, müşterilere tüm kurumu kapsayan ölçeklenebilir, gelişmiş içerik yönetimi ve eProcess yetenekleri sunuyor.
Müşteri ihtiyaçları doğrultusunda, Microsoft SharePoint Portal Server (SPS) ve IBM Content Manager gibi iki çok güçlü ürünün entegrasyonu ile kurumlara departman veya organizasyon çapında etkin, verimli ve güvenli doküman yönetim uygulaması sağlanmakta.
Kets’in sunduğu bu entegrasyonla metin, görüntü, ses ve video gibi her türlü belge yaratılabilir, arşivlenebilir, çeşiti şekillerde aramalar yapılabilir ve etkili bir şekilde yönetilebilir. Aynı zamanda söz konusu sistemde uzaktan çalışılabildiği gibi, büyük hacimli veriler yönetilebilir ve bu verilere uzaktan da ulaşılabilir.
Kolaylıkla kurulabilen ve ek özelliklerin rahatlıkla eklenebildiği bir portal ile şirket intranetini yaşayan bir ortam haline getirmekte. Bu portalın doküman arşiv sistemi veya internet ortamındaki kurumsal bilgileri tek noktadan arama ve bulma özelliği ile bilgiyi toparlayıcı bir işlevi de var. Kısaca bu iki güçlü ürünün entegrasyonu, iş ve süreç akışı, görüntü işleme, belge yönetimi ve kurumsal arşivleme için yepyeni bir platform sağlıyor.
KETS’in sunduğu bu güçlü doküman yönetimi entegrasyonları ile iş süreçlerinde kalite, hız, zaman ve işgücü tasarrufu sağlanıyor. Elektronik doküman yönetimi, çalışanların idari işlerini azaltarak gerçek anlamda şirkete daha fazla değer katacak olan bilgiyi işlemelerini ve bilginin nerede-nasıl ulaşılacağı yerine, işin kendisine odaklanmalarını sağlıyor.
IBM Content Manager
IBM Content Manager, kurumsal belge yönetimi için en doğru çözümü sunuyor. IBM Content Manager ailesi web destekli, açık ve tümleşik, e-business’e hazır her türlü metin, görüntü, ses ve video gibi belgelerin yaratılmasına, gerek ofis ortamında üretilen, gerekse kağıt üstündeki dokümanların ya da faksların elektronik ortamda saklanmasına, aranmasına ve verimli kullanılmasına olanak sağlayan kurumsal doküman yönetim çözümüdür.
Content Manager, kısaca gelen faks ve kağıt belgelerin işlenmesini ve elektronik ortamda saklanmasını sağlıyor. Sağladığı arayüzlerle iş uygulamaları ile ilişkilendirilerek, verimliliğin ve süreç çevrim sürelerinin azaltılmasına da büyük katkı sağlıyor.
Content Manager ayrıca metin, görüntü, ses ve video gibi belgelerin yaratılması, saklanması, aranması, görüntülenmesi, yönetilmesi ve korunmasını sağlıyor. Söz konusu verilerle uzaktan çalışılabiliyor, büyük hacimli veriler yönetilebiliyor ve ulaşılabiliyor. Kitaplık, nesne, metin araması, yönetim ve internet erişimi sunucularını içeriyor ve diğer ürünler gibi istemci/sunucu mantığında çalışıyor. İstemciler doğrudan SNA, TCP/IP, LAN/WAN üzerinden erişebileceği gibi, internet ve intranet üzerinden erişilen web istemcileri de olabiliyor.
IBM Content Manager ailesinin altındaki teknolojiler; iş ve süreç akışı, görüntü işleme, belge yönetimi, kurumsal arşivleme ve erişimidir. Tüm ürünlerin, diğer IBM yazılımlarında olduğu gibi ortak özelliği platform bağımsız olmalarıdır. S/390, OS/400, UNIX, Windows NT ve OS/2 platformlarında çalışmakta.
IBM’in pazardaki yerine bakacak olursak, 5000’e yakın kurulu belge yönetim sistemi bulunuyor. 20 Milyon IBM/LOTUS iletişim ve işbirliği yazılımı kullanıcısı dışında, yüzbinlerce kullanıcı mevcut. Dünyadaki kurumsal verilerin %70’i IBM yazılımları altında yönetiliyor.
Fortune 100 listesindeki şirketlerin %100’ü ve Fortune 500 listesindekilerin %80’i IBM veri yönetimi çözümlerini kullanıyor.
En önemli referanslardan Vatikan Kütüphanesi, internet üzerinden Content manager aracılığı ile tüm dünyaya açılıyor. Aynı şekilde İspanya Kraliçesinin arşivleri, Library of Congress, CBS News, German Broadcasting Archives, National Museum of Netherland, Ethonology Museum of Osaka, Japan, National Palace Museum, Taipei, Fine Arts National Museum, Rio, The State Hermitage Museum, Russia, Yale Library önemli referanslardan birkaçını oluşturuyor.
IBM Content Manager ailesini tamamlayıcı diğer ürünler arasında, IBM Content Manager OnDemond (COLD), CommonStore for Lotus Domino, CommonStore for SAP ve Video Charger sayılabilir:
IBM Content Manager OnDemond (COLD)
Bilginin elektronik ortamda saklanmasını ve gerektiğinde erişilmesini sağlıyor. Faturalar veya raporların yazıcı çıktılarını almak yerine, müşterilerin internet üzerinden bilgiye erişmelerini sağlayarak, hem müşteri memnuniyetine katkıda bulunuluyor, hem de çalışanların verimliliği arttırılıyor.
CommonStore for Lotus Domino
Bir Domino uygulaması olan CommonStore for Lotus Domino, Lotus Notes objelerinin IBM Content Manager üzerinde arşivlenmesine ve Lotus Notes istemcisi veya WEB tarayıcısı ile internet veya intranet üzerinden erişimine olanak sağlıyor.
CommonStore for SAP
CommonStore for SAP, SAP tarafından üretilmiş olan ArchiveLink ürünü standartlarına uyumlu arşivleme olanakları sunuyor. Bu ürün, SAP ile arşivleme ürünleri (IBM Content Manager) arasında geçiş katmanını oluşturuyor.
Video Charger
Video görüntülerinin arşivlenmesini ve gerçek zamanlı olarak internet ya da intranet üzerinden TV, video ya da radyo yayını yapmaya imkan verir.
Microsoft SharePoint Portal Server 2001
Microsoft SharePoint Portal Server (Kod ismi Tahoe ya da kısaca SPS), bilgiyi kolay bir şekilde bulmayı, paylaşmayı ve yayınlamayı sağlayan esnek bir portal çözümü. Doküman yönetimi ve herhangi bir kaynaktaki bilgileri tek noktadan arama özelliklerini içeren bu ürün, şirketlerin en çok ihtiyaç duyduğu özelliklerden biri olan bilgiyi toparlayıcı ve kolay bir şekilde bulmaya yardımcı olan özellikleri beraberinde getiriyor. Aynı zamanda kolaylıkla kurulabilen ve ek özelliklerin rahatlıkla eklenebildiği bir portal ile şirket intranetini daha kolay kullanılabilir ve yaşayan bir ortam haline getiriyor.
Ölçeklenebilir Kurumsal Arama
Organizasyonlarda çeşitli şekillerde depolanan bilgiyi aramak ve istenilen zamanda çok kısa bir sürede bulmak zaman zaman oldukça zor olabilir. Buna ek olarak bilgilerin gerektirdiği (dosya sunucuları üzerindeki belgeler, web sunucuları üzerindeki HTML sayfaları ya da mesajlaşma sunucularındaki e-postalar) farklı formlar, dosya formatları bu işi gitgide daha karmaşık hale getirmekte. Çalışanlar gerekli bilgiye tutarlı ve anlamlı bir şekilde yapılandırılmış bir yerden çok hızlı bir şekilde erişmek istiyorlar.
Intranet portalları bu tür bilgilerin toplandığı, düzenlendiği ve arandığı yerlerdir.
SharePoint Portal Server ile, her türlü platformdaki ve formattaki kurumsal bilgiye kolayca erişmeyi sağlayan intranet sitesi oluşturmak için Microsoft’un güçlü arama teknolojilerinden yararlanma imkanı veriyor. Aramanın yapılacağı portalda sınıflandırma yapılan dosyalardan istenilen dosyaya ve bilgiye rahatlıkla ulaşılacağı gibi, değişen içerik ile ilgili bildirimleri doğrudan almak için tanımlama da yapılabiliyor.
Entegre Döküman Yönetimi
Herkes belgelerle çalışır ancak herkes bu belgeler üzerinde iş arkadaşlarıyla nasıl çalıştığını yapılandıracak teknolojiye sahip değildir. Belge oluşturmaktan bu belgeleri intranet’te yayınlamaya kadarki süreç, birbiriyle bağlantılı olmayan eylem ve iş süreçlerinden oluşan bir zincir olabilir. SharePoint Portal Server, belge kilitleme, düzenleme ve yayınlama gibi özellikler taşıyor ve ortalama bir kullanıcı bu özellikleri kullanabiliyor.
SharePoint Portal Server, belgeleri oluşturmak ve yönetmek için kullanılan araçlara ve Microsoft Word, Microsoft Excel ve Microsoft PowerPoint gibi Microsoft Windows Explorer ve Microsoft Office 2000 uygulamalarına entegre edilmiş, kullanımı kolay belge yönetim özellikleri sunuyor.
Belge Üzerinde Ortak Çalışma, Profil Oluşturma, Kullanım Ömrü Yönetimi ve Web-tabanlı belge yönetimi gibi özellikler tarayıcıdan aranabiliyor.
