Bazen mesajlaşma sunucuları olarak da adlandırılan e-posta sunucuları hem dış hem de iç isteklere hizmet veriyorlar. E-postanın amaçları açısından yerel ağ ya da intraneti bir apartmana benzetebiliriz. Apartman üzerinde birbirinden bağımsız apartman sakinleri bulunur. E-posta sunucuları da apartman sakinlerine postalarını teslim eden bir postacı gibi hareket eder. Apartman sakinlerinin her birisinin gidip postalarını aldıkları bir posta kutusu bulunur. E-posta sunucularının görevlerinden birisi gelen postaların üzerlerindeki adresleri okuyup bunları uygun posta kutularına teslim etmektir. E-posta sunucularının sofistikasyonuna bağlı olarak yöneticilerin kullanıcıların yerel posta kutuları üzerinde daha az ya da daha fazla kontrolleri olmasını sağlar. Örneğin yönetici kullanıcıların hangi tip ve boyutlarda mesajları alıp alamayacaklarına, otomatik cevaplara ve diğerlerine karar verebilir.
E-posta sunucuları aynı zamanda postacıların apartman sakinlerinden mektupları topladığı gibi giden mesajları da idare edebilir. Postacının mektupları gittiği adreslere kendi teslim etmediği gibi e-posta sunucular da son adreslere kendileri teslim etmezler. Bunun için diğer e-posta sunucuları ve düğümlerle (node) etkileşirler. Yani gönderilen bir e-posta mesajı varış ağına kadar çeşitli düğümler üzerinden geçer. Varış ağına mesaj geldiğinde buradaki e-posta sunucusu mesajı uygun posta sunucusuna teslim eder.
İnternet servis sağlayıcıların hemen hemen hepsi abonelerine e-posta sunucusu hizmeti sunar. Yani bireysel kullanıcıların kendi e-posta sunucularını kurmalarına gerek yoktur. Şirketler ise büyüklüklerinden bağımsız olarak kendi e-posta sunucularına sahip olmaları pek çok avantaj sağlıyor. Şirketler kendilerinin kontrolleri altında olacak e-posta sunucularıyla İnternet servis sağlayıcılarının sunacakları e-posta sunucularından çok daha gelişmiş yeteneklere sahip olacaklardır. Örneğin kendi posta kutusu ismini kendileri seçebilirler, disk kotalarını, otomatik cevapları kendileri belirleyebilirler, liste sunucularını kendileri kontrol edebilirler. Servis sağlayıcılar sağladıkları e-posta adresi başına ücret isteyebiliyorlar. Bu yüzden şirketlerin kendi e-posta sunucularına sahip olmalarının bir diğer avantajı ise masrafları azaltması.
Kaynak : 