Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımları, son 20 yılda şirketlerin en önemli yardımcısı durumunda. Öncesinde 1980’lerin muhasebe yazılımları, sonrasında satış-stok yazılımları görmüştük. 90’ların yarısında kıpırdanmalar başlamışsa da, asıl 2000’lerden sonrasında şirketlerde çalışanlardan, tedarike kadar uzanan bir çizgide her türlü faaliyetin planlandığı ERP paket yazılımlar ortaya çıkmaya başladı.
Günümüzde “Kaynak planlama yazılımları (ERP)”, bir şirketin tüm operasyonlarını yönetmek açısından önemli bir araçtır. Ama seçilmesi de bir o kadar zor ve önemlidir. Çünkü günümüzde “terzi usülü” ya da “inhouse” dediğimiz, içeride şirkete göre yazılan ERP yazılımları yerine mevcut bazı markalardan seçim yapılır. Yani şirketin kendi alıştığı işleyişine göre değil, tüm şirketlerin genel işleyişi modeline göre çalışan mevcut bir yazılım alınır ve şirketin operasyonu –eğer değil ise– bu yazılıma uygun hale getirilir.
Bu nedenle baştan seçimin doğru yapılması, şirketin işleyişini çok değiştirmeyecek ya da uygunlanmasında çok zorlanılmayacak şekilde davranılması önemlidir. Yani işimiz için doğru olan ERP yazılımını seçmek, alacağımız en önemli kararlardan biridir.
Türkiye’de bu anlamda pazarda 50 kadar ERP yazılımı bulunur. Tübisad 2020 raporuna göre, Türkiye’de yazılım geliştirme alanında faaliyet gösteren firmaların % 31’i ERP/CRM uygulamaları konusunda çalışıyor [1]. TÜİK 2021 raporuna göre Türkiye’de ERP kullanan firmaların % 28 olduğu kaydediliyor. Bu rakam 250+ çalışanı olan firmalarda % 33’e çıkıyor [2]. Yani ERP konusunda ülkemizin gideceği hala çok fazla yol var.
Bu nedenle şirketlerin hem karar vericilerinin, hem de bilgi işlem yöneticilerinin karar vermesi gereken bir durum olduğu görülüyor. Biz de bu karar elimizden geldiğince yardımcı olmak için Şenol Çolak ile birlikte ERP’ye dair konuları tartışıyor olacağız. Bu yazıdakilere ait detayı aşağıda görebilirsiniz.
I – ERP Alım kararı ve hazırlıklar sürecinde önünüzdeki aşamalar ve kriterler şöyledir;
- Üst yönetim desteği
- Kullanıcı desteği
- Bütçe, Toplam sahip olma maliyeti ve yatırımın geri dönüşü
Şimdi bunlara yakından bakalım;
ÜST YÖNETİM DESTEĞİ
En önemli kriterdir. En iyi ERP’yi seçseniz bile üst yönetim desteği olmadan projenin başarısızlığa uğrama olasılığının büyük olduğu, çeşitli tecrübelerle sabittir.
ERP yazılımının olmadığı şirketlerde, çoğu zaman departmanların kendi önemlerini sürdürmek açısından bilgi sakladıkları ya da operasyonlara dair süreçleri ortaya koymaktan hoşlanmadıkları görülür.
Bir örnekte, alınan ERP yazılımının başarısız olması nedeniyle yeni yazılım almaya karar verildi. Ancak eski yazılımın neden başarısız olduğu incelenirken, finans yöneticisinin operasyonlara dair maliyetleri yazılıma girmediği, bu nedenle de yazılımın eksik çalıştığı ve başarısız olarak değerlendirildiği ortaya çıktı.
Üst yönetim bu nedenle gereklidir. Takip ederek yazılımın tam anlamıyla uygulanabilir hale getirilmesine destek vermelidir. Yani destek, yalnızca bir harcama onayı almanın ötesindedir.
Bilgi İşlem merkezinin bu nedenle üst yönetime ERP yazılımı ile ne elde edeceğini somut bir raporla sunması, ve şirketle ilgili verilere dair yetkilendirmeleri açıklaması, desteği elde etmesi açısından önemlidir.
KULLANICI DESTEĞİ
Üst yönetim desteği alınsa da, sonuçta ERP yazılımının kullanılabilir hale gelmesinde kullanıcıların desteği ve başka deyişle, yazılıma ilgi ve ihtiyaç duymaları, varsa korkularının giderilmesi önemlidir.
Bunu da, bilgilendirmelerle / eğitimlerle sağlamalısınız. Bilgilendirmelerin bir bölümü ERP yazılımlarının nasıl çalıştığı ile ilgili olacaktır. Yani teknik anlamda zorluk çekmeyeceklerini anlatmak gerekir. Diğer bir bölümü ise, yaptıkları işin değerinin azalmayacağı, aksine vakit ve verimlilik açısından kazançlı olacaklarını anlatmaktır.
Kullanıcıların, ERP’yi kullanmak için ihtiyaç duydukları eğitim ve ekipman gibi ihtiyaç duydukları desteği sağlayacağınızı açıklamalısınız. Kullanıcıların ihtiyaç duyacağı belgelerin, kullanıcılar tarafından ihtiyaç duyulduğu zaman ve yerde mevcut olduğundan ve ihtiyaçlarını karşılamaya yetecek kalitede olduğundan emin olun.
Gerekirse, şirket içi bilgilendirme dökümanları hazırlayabilirsiniz.
BÜTÇE ve TOPLAM SAHİP OLMA MALİYETİ, YATIRIMIN GERİ DÖNÜŞÜ
Ama en önemli kriterlerden birisi “bütçe”dir. Bütçe derken sadece ilk satın alma maliyeti değil, toplam sahip olma maliyeti ve yanısıra yatırımın geri dönüşü (ROI) düşünülmelidir.
Çünkü ERP yazılımları 10 yıl ve daha uzun süreler kullanılan yazılımlardır. Bu süre boyunca bakım, güncelleme ve destek yapılması önemlidir. Uygulanması sırasında, her bölüm için ilave çalışma gerekecektir. ERP’nin seçilmesi ve uygulanmasıyla ilgili çalışmaları kim yapacak ve zaman ayıracak? İdeal olarak, projeye tam zamanlı kaynaklar ayırabilirsiniz, ancak birçok işletme yarı zamanlı kaynakları kullanmak isteyecektir. Bu kaynaklar ERP’ye zaman ayırırken, şimdi yapması gereken işleri kimin yapacağını planlamanız gerekir.
Bunun sonucunda ise acaba ERP yazılımı firmanıza nasıl bir geri dönüş / verimlilik (ROI) sağlayacaktır? Bunların önceden çalışılması gerekir. Bugünkü seçiminiz, sadece bugün değil gelecekte de maliyet yaratacaktır. Üstelik bu maliyet sadece ödenecek para şeklinde değil, şirketin verimliliği ile de ilgilidir.
Bu ERP nedeniyle meydana gelecek tüm olası maliyetleri toplayın. İlk satın alma tutarı ve bir miktar ilk danışmanlık gideri olacaktır. Sunucularınız ve ağlarınız için bazı güncellemelere ihtiyacı olabilir. Çalışanlarınız ERP’yi uygularken siz eğitime ve geçici iş gücüne para harcayacaksınız. ERP’yi kullanırken her yıl destek ve bakım masraflarınız olacaktır.
Aynı zamanda, iş yapma maliyetindeki iyileştirmelerden de yararlanacaksınız. Artık müşterilerinize bu ERP olmadan mümkün olmayan hizmetler ve ürünler sunabildiğiniz için ek gelir elde edebilirsiniz.
Bu maliyetleri ve faydaları zamana yayın ve yatırım getirinizi hesaplayın. Çoğu işletmenin yatırım yapmadan önce ihtiyaç duyduğu bir eşik getirisi vardır. Bu ERP’nin işletmenizin ROI eşiğini geçtiğinden emin olun.
II – Karar Verme Sürecini Geçtiğinizde Önünüze Başka Kriterler Çıkacak
- İş Gereksinimleri
- Teknoloji ve Gelecekteki ölçeklenebilirlik
- Özelleştirme Gereksinimleri
- Mevcut sistemlerle entegrasyon
- Bulutta ERP?
İŞ GEREKSİNİMLERİ
ERP ihtiyaçlarınızın açık ve kapsamlı bir listesini geliştirin. Üretim çalışanlarınızla ve satın alma müdürünüzle konuşun. Üst yönetimi, müşterilerinizi ve tedarikçilerinizi dinleyin. Eski çalışanları ve mevcut satış görevlilerini arayın. Her düşünce yazıldığında, tüm listeye öncelik verin. Hangi gereksinimlerin kesinlikle “olması gerektiği” konusunda sağlam bir fikir birliğine varın.
ERP’nin işlevsel gereksinimleri de gözönüne alın. Mesela işletmeniz dünya çapında birden fazla ülkede faaliyet gösteriyor. ERP’nin muhasebe bileşenleri, birden çok para birimini ve bu ülkelerdeki çeşitli vergi sistemleriyle çalışma becerisini içeriyor mu?
Bir sonraki öncelik katmanı, zorunlu olmayan şeyleri içerir, ancak bunların dahil edilmesinin şirkete fayda sağlayacağı konusunda genel bir kabul vardır. Listelenen diğer tüm öğeler “olsa iyi olur” şeklinde daha düşük bir kategoridedir.
Bu liste için çalışanlarla ve yöneticilerle toplantı yapın. Bu aynı zamanda başta saydığımız “kullanıcıların desteği” kriteri için önemli bir yaklaşım olacaktır. Kendi isteklerinin dinlendiğini, kendi seçimlerinin kayda alındığını düşündürecektir ve sahiplenmelerini sağlayacaktır.
TEKNOLOJİ ve GELECEKTEKİ ÖLÇEKLENEBİLİRLİK
ERP konusunda hem yazılım, hem de donanımla ilgili olarak gelecekte geliştirmeler / güncellemeler gerekecektir. Belki daha küçük sistemlerle başlayıp, ileride büyümeniz uygun olacaktır. Bunu da baştan öngörmek önemlidir.
Şirket prensibi olarak, her ikisinin de teknolojinin en uç noktasında performans göstermesini beklemeyebilirsiniz. Ama eski teknoloji olmasını da istemezsiniz. Çünkü şirketiniz pazara uyumda / rakipleri ile mücadelede geri kalabilir.
İlaveten, ERP yazılımınızı 10 yıl ve üstü bir sürede kullanmayı düşüneceğiniz için, satın alacağınız donanım ve yazılım firma/firmalarının sürekliliğinden ve iş yapma yönteminin itibarlı olmasından emin olmalısınız.
ÖZELLEŞTİRME GEREKSİNİMLERİ
Günümüzün ERP sistemleri, binlerce müşteriden edinilen bilgileri kullanır. Ama yine de şirketinizin dünyadaki diğer şirketlerden farklı uygulamaları olabilir. Bunu da gözönünde bulunarak ERP sistemlerine bakın. Gerekli programlama dilinde yetenekli geliştiricileriniz var mı? Bu beceriye sahip geliştiriciler istihdam piyasasında mevcut mu?
ERP’niz özelleştirmeyi nasıl ele alacak? ERP’nin diğer bileşenleriyle uyumluluğu sağlamak için iş nesnelerini veya diğer doğrulama tekniklerini kullanabilir misiniz? ERP’nin diğer bileşenleri üzerinde hiçbir olumsuz etkisi olmayan özelleştirmenizi yapabilecek misiniz?
Mevcut bazı ERP’ler buna cevap verebilir. Bazıları vermeyebilir. O nedenle bu konuya da dikkatle bakmalısınız.
MEVCUT SİSTEMLERLE ENTEGRASYON
ERP seçmeden önce muhtemelen şirketinizde bazı yazılımlar vardır. Muhasebe paketleri ve bazı masaüstü bilgisayarlardaki bireysel / kurumsal yazılımlar gibi.
Bu durumda sorulması gereken soru şu: Bu sistemler yeni ERP ile nasıl entegre olacak ? ERP, diğer sistemdeki mevcut verileri okuyabilir ve kullanabilir mi? Aynı verilerin var olmasına izin verecek misiniz ve ayrı ayrı güncellenen bu veri öğelerini nasıl uyumlu tutacaksınız? Bu verileri ERP’den kullanmak için diğer sistemi değiştirerek daha iyi hizmet verecek misiniz?
Bu ERP ile birlikte hangi entegrasyon araçları geliyor? Ara sıra veri güncellemeleri için .csv dosyaları gibi basit bir entegrasyona sahip olmalıdır. Bu tür bir güncelleme verimsizdir ve muhtemelen günlük kullanım için çok yavaştır. Farklı sistemlerin sistemler arasında hızlı bir şekilde veri aktarımına izin veren web hizmetleri ve XML dosyaları, çalışmanın daha modern bir yoludur.
Birçok müşteri ve tedarikçi, şirketler arasında veri paylaşmak için EDI (elektronik veri arayüzü) kullanır. Bu gerekiyorsa, ERP’nizin bu ihtiyacı desteklediğinden emin olun.
BULUTTA ERP SEÇİMİ UYGUN MUDUR?
Şirket içi bir sunucuda çalışan ve şirket içi Bilişim personeli tarafından desteklenen geleneksel ERP sistemi bugün tek seçenek değil. Birçok işletme, bir SaaS (servis olarak yazılım) çerçevesi kullanarak bulutta çalışan bir ERP seçebiliyor. Bu da korkutucu ilk yatırımı, yazılımı ve destek içeren aylık “kira paketi” ile azaltır.
İşletmenizin ERP’ye sahip olduğu ancak bunu paylaşılan sunucularda çalışan bulutta çalıştırdığı hibrit bir yaklaşım seçebilirsiniz.
Günümüzde birçok ERP sistemi de açık kaynaklı yazılımlar kullanılarak geliştirilmektedir. Bunlar, yazılımı edinmek için ücretsiz veya çok düşük maliyetten yararlanır. Açık kaynak için kaynak koduna sahipsiniz, böylece eksiksiz özelleştirmeler için güce sahipsiniz. Kullanıcılar her yerde açık kaynak ERP’yi günceller ve hataları bulup düzeltirler. Bu iyileştirmeler, bir geliştirme şirketinin yeni bir revizyon yayınlamasını beklemeye gerek kalmadan tüm kullanıcılar tarafından anında kullanılabilir.
III – ERP’nin Uygulanması
Karar ve satın alma süreçlerini geçtinizse, daha önemli olan sürece gelmişsiniz demektir. O da yazılımın şirketinize uygulanmasıdır. Buradaki aşamaları şöyle sıralayalım;
- Entegrasyon Gereksinimlerinin Analizi
- Entegrasyon Öncesi Verileri Hazırlama
- Özelleştirme
- Güvenlik
Şimdi bunlara yakından bakalım;
Entegrasyon Gereksinimlerini Dikkatlice Analiz Edin
En mükemmel ERP yazılımını alsanız da, sistemlerinize entegrasyon için hazırlık yapmanız gerekir. Sistemlerinizin bir envanterini yapın ve bunları entegre etmek için nelere ihtiyaç duyacağınızı tespit edin. Bunları doğru şekilde entegre etmek için bir yol planı hazırlayın.
Yol planında, işletmenize en büyük faydayı sağlayacak entegrasyonlara öncelik verin. İlk entegrasyonlarınız tamamlandıktan sonra, işletmeniz gelecekteki yazılım çözümlerini değerlendirirken entegrasyonu dikkate almaya devam etmelidir.
Entegrasyondan Önce Verileri Hazırlayın
Verilerinizin kalitesi, ERP sisteminizin işletmenize ne kadar fayda sağlayacağını belirleyecektir. Entegrasyon başlamadan önce verilerinizi temizlemek, hataları kontrol etmek ve yinelenenleri kaldırmak gereklidir. Bunu yapmak önemli kaynaklar gerektirir, ancak gelecekteki stratejik kararlarınızı dayandıracağınız verilerin doğru olmasını sağlamak için buna değer.
Güvenlik
Verilerinizin güvenliği, işletmenizin uzun vadeli sağlığı ve itibarı için hayati öneme sahiptir ve ERP entegrasyonunuz bunu yansıtmalıdır. Güvenliğe öncelik verin ve tüm uç noktalarınızın ve entegrasyonlarınızın korunduğundan emin olun. Yazılımın sağlayıcısı bu yazılımın güncellenmesini ve güvenliğini yöneteceğinden emin olun.
[1] Bilgi ve İletişim Teknolojileri Sektörü – 2020 Pazar Verileri
[2] Girişimlerde Bilişim Teknolojileri Kullanım Araştırması, 2021