Faks sunucuları faks gönderim ve alımı yapılan sınırlı telefon hattı kaynaklarının verimli bir şekilde kullanılmasını sağlarken faks yolu ile gönderilen ya da alınan dokümanların kullanıcılar arasında çok daha iyi bir şekilde yönetilmesini sağlıyorlar. Aslında faks sunucuları dokümanların elektronik posta yolu ile gönderildiği yeni dünya ile eski dünya arasında bir köprü oluşturuyorlar. Fakat dokümanların faks yolu ile paylaşımının azalması ile birlikte faks sunucusu pazarı giderek daralmaya devam ediyor.
Faks sunucuları birçok açıdan e-posta sunucularına benziyorlar. E-posta sunucuları da faks sunucuları da gelen ve giden mesajlara köprü görevi görüyorlar. Her iki sunucu da gelen mesajları varış noktasına yönlendiriyor. Fakat e-posta sunucusunda varış noktası her zaman için belirli bir kullanıcıya özel posta kutusu olurken faks sunucularında genelde birkaç kullanıcının paylaştığı bir bilgisayar oluyor. Diğer yandan kurumsal ortamlarda faks sunucuları e-posta sunucularına paralel olarak çalıştırılabiliyorlar. Yani her kullanıcı için özel bir posta kutusu oluşturulabiliyor. İyi tasarlanmış bir faks sunucusunun gelen faksları daha iyi idare edebilmesi için doğrudan yazıcı çıkışı gibi bazı özel hizmetler sunabilmesi gerekiyor. İyi bir faks sunucusunun aynı zamanda dokümanların birçok kullanıcıya belirli zamanlarda teslim edilebilmesi gibi (faks broadcasting – faks yayını) özellikler de sağlaması gerekiyor.
Kurumsal faks sunucularının giden faksları farklı kullanıcılara göre sınıflandırabilmesi ve kuyruklandırabilmesi gerekiyor. İyi bir faks sunucu yazılımının aynı zamanda sınırlı sayıda telefon hattını da çok verimli bir şekilde kullanabilmesi lazım. Yani hem gelen hem de giden faksların birbiri ile çakışmadan planlanabilmesini sağlaması gerekiyor.
Sofistike faks sunucuları Microsoft Exchange ve Lotus Notes gibi elektronik mesajlaşma sunucuları ile çok iyi bir şekilde entegrasyon yetenekleri sağlarlar. Bu özellikler faks sunucularının elektronik dokümanlar ve faks dokümanlarının eski dünyası arasında kusursuz bir köprü oluşturulabilmesini sağlar.
Piyasada evlerden büyük işletmelere kadar farklı ortamlara ölçeklenebilen çeşitli faks sunucuları bulunuyor. Örneğin MightyFax ve RelayFax ev ve küçük işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayabilen ürünler olarak karşımıza çıkarken RightFAX, FAXport ve Faxianation kurumsal seviyelere hitap ediyorlar.
