Kurumsal İçerik ve Doküman Yönetimi, “kağıtsız ofis” bakış açısı altında, bir kurumun içerisinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların, sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesi olarak tanımlanabilir.
Neden Kurumsal İçerik ve Doküman Yönetimi?
Güvenli ortamda kurumsal bilgilerin ve dokümanların paylaşılması; bilgiye hızlı erişim ve bilginin merkezileştirilmesi; iş akışının planlanması, yönetimi ve izlenmesi; değerli eski dokümanların güvenli bir şekilde saklanması ve yalnızca yetkili kişilerin bu bilgilere ulaşabilmesinin sağlanması; çok sayıda fiziksel dokümanın taranarak elektronik ortama aktarılması; değişen talepleri karşılayabilme ve iletişim ve bilgi platformlarının konsolide edilerek verimliliğinin artırılması…
Bilgi yönetimini de içine alan Siemens Business Services Kurumsal İçerik ve Doküman Yönetimi hizmeti bütün bu ihtiyaçlara cevap verebilecek kaynakları içinde barındırmaktadır.
Bu hizmetin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır.
Kurumsal İçerik ve Doküman Yönetimi Hizmeti,
- Doküman ve İçerik Yönetimi
- Web İçerik Yönetimi
- Sayısal İmaj
- İş Akışı Yönetimi Sistemleri
- Form İşleme Yazılım Sistemleri
- COLD (Computer Output on Laser Disk) – Rapor Yönetim Sistemleri
olmak üzere altı bileşenden oluşmaktadır.
Siemens Business Services Kurumsal İçerik ve Doküman Yönetimi hizmetlerinin kurumsal içerik yönetimi, iş akışı ve servis büro hizmetleriyle kurumlara birçok fayda sağlanır:
Kurumsal İçerik Yönetimi sayesinde:
Sürekli büyüyen ve yönetimi zor olan kurumsal dokümanlar ve içerikler, yaşam döngüleri (içeriğin oluşturulması, yönetimi ve dağıtımı) boyunca kontrol altına alınır. Kurumsal içeriğin iş süreçleri ile entegrasyonu sağlanırken, içerik doğru zamanda, doğru kişilere, iş süreçleri içinde gerektiği şekilde ulaşır. Doküman akışı ve onay mekanizmaları sayesinde, karar ve onay mekanizmaları kontrol altına alınır ve hızlandırılır. Doküman ve içerik internet/intranet gibi yeni ortamlarla dağıtılır ve her an her yerden erişim imkanı sağlanır. Elektronik imza teknolojisinin desteklenmesi ile güvenli içerik ve güvenli dağıtım oluşturulur. Dokümanların, elektronik ortamda arşivlenmesi ve yedeklenmesi ile doğal afet ve kriz durumlarında bilgi kaybı olması önlenir. Dokümanların arşivlenmesi için gerekli alan ihtiyacı ortadan kalkar ve verimlilik artarken, maliyetler azalır.
İş Akışı Bileşeniyle:
Süreçlerin standardizasyonu sağlanırken, çevrim süreleri kısalır. İşlerin doğru zamanda doğru kişilere ulaşmasının sağlanması ile iş yapış hızı, güvenliği ve kalitesi artar. Önceden belirlenmiş kurallara göre işleyen karar mekanizmalarının hızında artış görülür. Diğer yandan, iş gücü maliyetleri azalırken, süreç kontrolünde etkinlik ve verimlilik artar. Diğer sistem ve uygulamaların iş akışı sistemlerine entegre edilmesi ile, süreçler baştan sona kesintisiz ve entegre bir şekilde yürütülür.
Servis Büro Hizmetleri sayesinde:
Yüksek sayıda fiziksel dokümana sahip kurumlar için, bu işlemlere personel ayırmaya gerek kalmadan zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanabilir. Yüksek maliyetli profesyonel tarama donanımlarına yatırım yapmaktan kurtulunur, işin profesyonel kişiler tarafından sistemli bir şekilde gerçekleştirilmesi ve varolan diğer sistemlerle entegrasyonu sağlanır.
* Nilgün Akın / Siemens Business Services
Kaynak : 