İletişimin çeşitlenerek artması olumlu yanlarının yanı sıra zaman zaman -özellikle kurumlarda- olumsuzluklara da neden oluyor. Bunların da başında telefon, faks, e-posta gibi farklı kanallardan gelen mesajların takibi için harcanan zaman yer alıyor.
CPG Ericsson, ‘OneBox’ çözümü ile farklı kanallardan gelen mesajları tek ortamda birleştirerek kurumlarda bu olumsuzluğu ortadan kaldırıyor.
Ericsson OneBox çözümü, e-posta, sesli mesaj, faks gibi farklı kanallardan gelen mesajları tek bir ortamda toplayarak, çalışanların bu mesajlara ister ofiste ister ofis dışında tek kaynaktan ulaşabilmelerini sağlıyor.
Böylece kurumlar önemli ölçüde zamandan tasarruf sağlarken, ayrıca mesajlara ulaşamama ya da geç ulaşmadan doğacak kayıpları da önlüyorlar.
CPG Ericsson Ürün Yöneticisi Refhan Özgörür
CPG Ericsson Ürün Yöneticisi Refhan Özgörür, yapılan araştırmalar sonucunda, çalışanların herhangi bir mesaja ofis içenden ulaşmalarının yaklaşık 7 dakika, ofis dışından ise 17 dakika sürdüğünün ortaya çıktığını belirterek, “Günümüzde mesaj trafiğinin yoğunluğu da dikkate alındığında, çalışanların mesajlara ulaşmak için harcadıkları zamanın ne denli fazla olduğunu görebiliriz. Şaşırtıcı derecede büyük çıkan mesajlara ortalama ulaşma süresi, faks mesajlarının kimi zaman masamızdaki diğer dokümanların altında unutulmasından ya da telefonumuza bırakılan mesajları bazen saatler sonra dinlememizden kaynaklanıyor” diyor.
Mesajlara ulaşma zamanından yüzde 50 tasarruf
Web tabanlı bir ‘birleşik mesajlaşma’ çözümü olan OneBox ile mesajlara ulaşmak için harcanan zamandan yüzde 50 tasarruf sağlandığını vurgulayan Özgörür, şu bilgiyi veriyor:
“OneBox çözümü, telefona bırakılan ses mesajları, e-posta ve faks mesajlarının ayrı ayrı olan mesaj kutularını, e-posta sunucusu üzerinde birleştirerek tek kaynaktan sunulmasını sağlıyor. Bu farklı kaynaklar web tabanlı olarak birbiriyle entegre ediliyor” diyor. Böylece çalışanlar ofis içindeyken e-posta’larına eriştikleri araçtan (MS Outlook ya da Lotus Notes gibi) tüm mesajlarını (e-posta, faks, telefona bırakılan sesli mesaj) görebiliyorlar. Ofis dışındayken tüm mesajlara ulaşılabiliyor.”
‘Birleşik mesajlaşma’nın en önemli avantajı, çalışanların ofis dışında olduğu durumlarda ortaya çıkıyor. “Birleşik mesajlaşma, mesajlarımıza her yerden ve her an ulaşabilme olanağı veriyor. Bir iş gezisine çıktığınızı düşünün; size gelen faks, e-posta ve sesli mesajlardan haberdar olmanız gerekiyor” diyen Özgörür, birleşik mesajlaşmayla notebook, el bilgisayarı ya da wap’lı cep telefonunun yanı sıra normal ya da mobil telefon üzerinden de tüm mesajlara ulaşmanın mümkün olduğunu söylüyor.
Bu sistem sayesinde kullanıcılar eğer e-postalarına uzaktan –yani web ya da wap üzerinden- ulaşabiliyorlarsa, bu artık tüm mesajlarına ulaşabiliyorlar anlamına geliyor. Eğer bu olanakları yoksa ve sadece ellerinin altında herhangi bir telefon (sabit ya da mobil) varsa, mesaj kutusunu arayıp, dahili numaralarını ve şifrelerini giriyorlar. Sistem gelen mesajlara ilişkin bilgi veriyor. Örneğin, iki adet faks mesajınız, üç sesli mesajınız, on tane e-postanız var şeklinde. Sesli mesajlar hemen dinlenebiliyor.
‘Metin seslendirme’ (text-to-speech) teknolojisi sayesinde, e-postaları da dinleyebiliyorsunuz. OCR (yazı tanıma) teknoloji sayesinde ise kapak sayfasında eğer isminiz algılanırsa faks mesajlarınız doğrudan sizin posta kutunuza düşüyor.
Eğer karşı tarafın mesaj sistemi uygunsa, mesajlarınızı değişik şekillerde yanıtlamanız da mümkün.