Korona virüs tedbirleri dolayısıyla faaliyet biçimi elektronik ortamda çalışmaya imkan tanıyan bazı şirketler evden çalışmaya odaklanırken profesyoneller günlük operasyonların yanı sıra yönetsel toplantılarını da online platformlarda gerçekleştirmeye başladı. Sosyal izolasyonla gelen bu çalışma biçimiyse, şirketlerin karar alma organlarını da doğrudan etkiliyor. Bu süreç, pandemi sonucu karar organlarının çalışamaması nedeni ile yönetim kurulu (YK) üyelerinin hukuki sorumluluklarının doğup doğmayacağı, toplantı ve karar yeter sayılarının sağlanıp sağlanamayacağı ve bu durumun kararların geçerliliğine etki edip etmeyeceği gibi çok sayıda soruyu da ortaya çıkarıyor.
LBF Partners Ortağı Avukat Tarık Güleryüz, yönetim kurulları ve genel kurulların online ortamda karar almalarının önünde herhangi bir hukuki engelin bulunmadığını kaydetti. Şirketler için büyük önem taşıyan online ortamda karar alma konusunu değerlendiren Güleryüz, şöyle konuştu;
“Olağanüstü koşullar, şirketler karar alma organları için çok sayıda hukuki soruyu ortaya çıkardı. Bakıldığında 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) fiziki toplantıya alternatif olarak online [elektronik] toplantı yöntemi ve sirküler karar şekillerine yer verildiği görülüyor. Yaşadığımız sosyal felaketin çok sayıda teknik şirketler hukuku tartışmasına yol açtığı ortada; ancak her şeye karşın TTK’nın pandemi ile mücadelede üzerine düşeni yaptığını söyleyebiliriz. Gerçekten, TTK hem GK hem de YK toplantılarının online olarak yapılmasına olanak tanıyor”
Karar metinleri elden dolaştırılabilir
Yasaların online GK ve YK toplantılarının yapılmasına imkân tanımasına karşın yasa hükümlerinin bugün deneyimlediğimiz pandemi şartları düşünülerek kaleme alınmadığına da atıfta bulunan Güleryüz, şu ifadeleri kullandı;
“YK üyeleri fiziken bir araya gelmeksizin, karar metninin elden dolaştırılması yolu ile YK kararlarının alınması kanunlarımızca mümkün. Şirketin olağan işlerinin sürdürebilmesi için yönetim kurulunun her zaman toplanıp karar alması zorunlu değil. Kurul üyeleri, kendi aralarındaki görev paylaşımı uyarınca bir kurul kararı olmaksızın şirketin olağan işlerinin önemli bir bölümünü yürütebilirler. Özellikle yönetim kurulunun yönetim yetkisini bir üyeye veya üçüncü bir kişiye (genel müdür gibi) devrettiği hallerde, yönetim kurulunun toplanıp karar alma gereksinimi oldukça azalıyor. Bununla birlikte, yönetim kurulunun, özellikle devredilmez yetkililerine giren konularda karar alması gerekli olabilir. Bu karar verme yetkisi, kural olarak ancak kurul halinde toplanılarak kullanılabilir. Bu nedenle yönetim kurulu üyeleri bakımından toplantılara katılmak, görüşlerini açıklamak ve oy kullanmak hem bir görev hem de bir haktır.”
Karar alma uygulamalarında farklı seçenekler
Fiziken toplanılmaksızın karar almanın ilk yolu olan elden dolaştırma yöntemiyle karar alınmasını değerlendiren Güleryüz, şunları söyledi;
“Bu kararların geçerli olabilmesi için; üyelerden hiçbirinin toplantı yapılması isteminde bulunmamış olması, üyelerden birinin belirli bir konuda yaptığı, “karar şeklinde yazılmış” karar taslağının tüm üyelere sunulmuş olması ve üye tam sayısının çoğunluğunu sağlamak koşuluyla üyelerin yazılı onayının alınması gerekiyor. Karar taslağına bir veya daha fazla üyenin yazılı olarak hiçbir cevap vermemesi halinde, karar taslağının bu üyelere ulaştırılmadığı ve dolayısıyla alınan kararın geçerli olmadığı iddialarının önlenmesi açısından, tüm üyelere taslağın iadeli taahhütlü mektupla gönderilmesinde fayda bulunuyor”
Genel kurul da uzaktan yapılabilir mi?
Özel hesap dönemine tabi olmayan anonim ve limited şirketlerin olağan genel kurul toplantılarının her yıl Mart ayının son gününe kadar yapılması gerektiğini hatırlatan Güleryüz, şöyle konuştu;
“Bu yasal zorunluluk karşısında Ticaret Bakanlığı tarafından yapılan açıklama ile yönetim organları tarafından daha önce toplantıya çağrılan anonim ve limited şirketlerin olağan genel kurullarının, erteleme kararı alınması amacıyla, genel kurulun toplanması beklenmeksizin, yönetim organları tarafından alınacak bir kararla iptal edilmesine imkân tanındı”
Güleryüz’ün verdiği bilgilere göre genel kurul toplantısını iptal etmek istemeyen şirketler ise pay sahiplerinin fiziki ortamda bir araya gelmesine gerek olmaksızın elektronik ortamda genel kurul toplantısı gerçekleştirilecek. Ancak, elektronik ortamda GK toplantısı yapılabilmesi için sıkı şekil şartları aranıyor. “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” [28.08.2012 tarihli R.G.] ile “Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ” [29.08.2012 tarihli R.G.] hükümlerine uymayan kararlar geçerli olmuyor.
Güleryüz, fiziksel toplantıların zorunlu değil bir tercih olduğunu ve Ticaret Bakanlığı’nın GK toplantılarının ertelenmesine ilişkin açıklamasının henüz yasal bir zemine kavuşmadığını da hatırlattı. Güleryüz, sözlerini şöyle tamamladı:
“Bakanlık açıklamasına karşın sorumluluk iddiaları gündeme gelebilir. Bu nedenle, şirketlerin karar organlarının elektronik ortamda toplantı yapabilmeleri için gereken teknik şartları bir an evvel karşılamaları ve pandemi süresince hem GK hem de YK toplantılarının elektronik ortamda yapılması en doğru tercih olacaktır.”
