Pek çok şirketle ilgili olarak “Bol Toplantı Yapıp Üretemeyen Şirket” ya da “Toplantı Yapmaktan İş Yapamıyoruz” cümlelerini duymuşluğunuz vardır. Çünkü bu toplantılarda birbiri ile çakışan fikirleri olan çok sayıda kişi olduğunda, toplantılar gerçekten yorucu ve vakit alıcı bir hale dönüşebiliyor.
Şimdi Amerikalı Shopify firmasının ikiden fazla kişinin yer aldığı tüm toplantıları kaldırdığını belirtiliyor. CEO ve kurucu Tobi Lütke’nin Shopify’ın uzaktan çalışmayı benimsemesiyle “ofis odaklılığın” sona erdiğini duyurmasından iki yıl sonra, bu hafta tatillerinden dönen çalışanlar şirkette başka bir kapsamlı değişikliğe gidiyor. Şirkette açıklanan bir dizi yeni değişiklikle e-ticaret devi Shopify, evden çalışma sürecinin bir sonraki aşamasını başlatmış olabilir.
Fortune’da yayınlanan bilgiye göre, Shopify’ın ürün başkan yardımcısı ve COO’su Kaz Nejatian bir e-posta ile çalışanlara, Shopify’ın çalışanlara diğer görevler üzerinde çalışmaları için daha fazla zaman vermek amacıyla ikiden fazla kişinin yer aldığı tekrar eden tüm toplantıları ortadan kaldıracağını söyledi.
Hemen yürürlüğe giren değişikliklere göre, ayrıca çarşamba günleri hiçbir etkinlik düzenlenmeyecek ve 50’den fazla kişinin katıldığı büyük toplantılar yalnızca perşembe günleri mesai saatleri olan 11:00 ile 17:00 arasında yapılabilecek. Büyük toplantılar haftada bir ile sınırlı. Bu değişikliğin, 10.000 şirket etkinliğini veya 76.500 saatten fazla toplantıya eşdeğerini ortadan kaldıracağı hesaplanmış.
Nejatian, politika değişikliğini, çalışanları şu anda toplantılarda aşırı zaman harcanmasından kurtaracak “yararlı bir hareket” olarak nitelendirdi. Salı günü çalışanlara gönderdiği e-postada, onları en az iki hafta boyunca takvimlerine herhangi bir toplantı eklememeye ve bir toplantıyı programlarına geri ekleyip eklememeye karar verirken “gerçekten hassas” olmaya çağırdı. Bu yaklaşım “takvim temizliği” olarak adlandırılıyor.
Microsoft tarafından 2022’de yaptırılan bir araştırmaya göre şirketler, salgın ile başlayan uzaktan çalışma döneminde, yüzyüze etkileşim eksikliğini daha çok toplantı yaparak telafi ettiler. Ancak bu toplantıların bazılarının gereksiz olduğu da düşünülüyor.
100’den fazla çalışanı olan şirketlerde anlamsız toplantıları kesmenin şirketlere yılda 2 milyon dolardan fazla tasarruf sağlayabileceğini ortaya koyan çeviri hizmeti Otter.ai’nin araştırmasına göre, tüm toplantıların üçte biri tamamen gereksiz olabilir. 5.000’den fazla çalışanı olan büyük şirketler için, tasarruf yılda 100 milyon dolara ulaştı.
Ancak çok sayıda gereksiz toplantı şirketlerde verimlilik kaybına katkıda bulunmuş olabilirken, bazı çalışanlar uzak işyerinde sanal toplantıların rolünü savundu. Sanal asistan uygulaması Polly tarafından 2021’de yapılan bir araştırma, çalışanların %93’ünün iyi yapılandırılmış sanal toplantılara, özellikle çalışanların iş arkadaşlarıyla bağlantı kurmasına ve şirketle daha fazla etkileşim kurmasına olanak tanıdığı için, zamanlarının etkili bir şekilde kullanılması olarak değer verdiğini buldu.
