Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından duyurulan “Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ile Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ” ile anonim ve limited şirketlerin kuruluş ve esas sözleşme değişikliği izin başvurularını KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile ve e-Devlet üzerinden yapabilmesi, şirketlerin Bakanlığa fiziki belge göndermeden süreci uçtan uca elektronik ortamda yönetebilmesinin önünü açıyor. Dilekçe ve ilgili belgeler Bakanlığın ilan ettiği KEP adresine veya e-Devlet üzerinden elektronik ortamda iletiliyor. Böylece şirketlerin, daha önce zorunlu olduğu basılı ve ıslak imzalı evrak hazırlanması, kopyalanması, kargolanması ve teslim takibi gibi fiziksel süreçlerin dezavantajları ortadan kalkıyor.
KEP kullanımı bu düzenleme içinde özellikle öne çıkıyor; çünkü başvurular tek bir KEP adresi üzerinden yapıldığında, kim tarafından, hangi tarihte ve hangi içerikle gönderim yapıldığı ayrıntılı bir şekilde kayıt altına alınıyor. Bu da şirketlerin “Belgeler gerçekten gönderildi mi, gönderim ne zaman yapıldı, Bakanlık ne zaman teslim aldı?” gibi sorulara sistem kayıtları üzerinden net yanıt bulabilmesini sağlıyor. KEP üzerinden yapılan gönderimlere ilişkin kayıtlar, gerektiğinde hem iç/dış denetim ve incelemelerde hem de mahkemelerde delil niteliğinde kullanılabilecek güçlü birer ispat aracı olarak saklanabiliyor.
Ayrıca şirketler, aldıkları KEP adresini yalnızca bu başvurularda değil, Ticaret Bakanlığı ile yapacakları tüm sonraki resmi yazışmalarda; Hazine ve Maliye Bakanlığı gibi kurumlara gönderecekleri evraklarda; SGK, Gelir İdaresi, belediyeler ve diğer kamu kurumlarıyla yürüttükleri resmi iletişim süreçlerinde de kullanabiliyor. KEP’in bu geniş kullanım alanı sayesinde kurumlarla yapılan yazışmalar hem daha hızlı hem de kayıt altına alınmış, hukuken geçerli bir yapıya kavuşuyor. Özetle, KEP tüm bakanlıklar ve devlet kurumlarıyla yürütülen resmi iletişimde kullanılabilen ortak ve güvenli bir elektronik kanal niteliği taşıyor.
Kâğıt, toner, zarf, kargo ve şeffaf dosya gibi giderlerin azalması maliyet ve sürdürülebilirlik hedefleri kapsamında şirketlere önemli avantajlar sunarken, aynı zamanda kurumsal karbon ayak izini de düşürüyor. Bu düzenleme, şirketlere yalnızca “daha pratik bir başvuru yolu” sunmakla kalmıyor; kuruluş ve esas sözleşme değişikliği izin süreçlerini daha izlenebilir, denetlenebilir, hızlı ve çevre dostu bir zemine taşıyor.
OLCAY YILDIZ: “ŞİRKETLER BAŞVURU SÜREÇLERİNİ DAKİKALAR İÇİNDE BAŞLATABİLİYOR”
TÜRKKEP Genel Müdürü Olcay Yıldız, düzenlemeye ilişkin değerlendirmesinde şu ifadeleri kullandı:
“Ticaret Bakanlığı’nın şirket kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği izin başvurularında KEP ve e-Devlet kullanımının önünü açan bu adımını, şirketler için operasyonel yükü ve maliyetleri azaltan, son derece önemli bir gelişme olarak görüyoruz. Başvuru süreçlerinin KEP üzerinden yürütülmesi sayesinde başvuru dosyalarının kaybolması, gecikmesi ya da yanlış kişiye ulaşması gibi riskler tamamen ortadan kalkarken, şirketler başvurularını günler süren fiziksel posta ve kargo trafiği yerine, elektronik ortamda dakikalar içinde başlatabiliyor. Bu düzenleme şirketlere, başvurularını tek bir güvenli elektronik kanal üzerinden iletme ve bu başvurulara ilişkin gönderim-teslim kayıtlarını hukuki delil niteliğinde saklama imkânı da sağlıyor.
Türkiye’nin lider KEP hizmet sağlayıcısı TÜRKKEP olarak, KEP adresinin alınmasından itibaren şirketlerin başvuru süreçlerini planlamalarına ve KEP’i günlük işleyişlerine entegre etmelerine kadar her konuda detaylı destek sağlıyoruz. Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği planlayan tüm şirketleri, başvurularını daha hızlı, daha düşük maliyetli, delil niteliğinde kayıtlarla desteklenmiş şekilde yönetebilmeleri için, TÜRKKEP’in KEP çözümlerinden faydalanmaya davet ediyoruz.”
Kaynak : 