Bu yazı ile ilgili detaylı bilgi için burayı tıklayarak, IBM – Index Buluşması ve Kaçınılmaz Başarı Dosyasına bakınız.
Süreç yönetimi ve bir süreci oluşturan görevlerin takip edilmesi bir kurum için hayati önem taşımaktadır. Bir süreç planlanırken uygun zaman aralıklarının tespit edilebilmesi, planlanan görevlerin ilgili kişilere yönlendirilmesi, takvimlerine işlenmesi ve email yolu ile haberdar edilmeleri; görevlerin unutulması, gecikmesi ve takip edilmesi sırasında oluşan problemleri minimuma indirmekte ve daha sağlıklı bir işleyiş yapısı oluşturulmasında görevlendirilen personeli yönlendirirken yöneticilere de ışık tutmaktadır.
Öyle ki bir yönetici kendi departmanının ve hatta kendi departmanında görev yapmakta olan bir personelin ortalama performansını; hangi görevlerin yerine getirilmesi sırasında ne kadar gecikme yaşandığını ve nedenlerini görebilmekte; bu bilgiler ışığında daha sağlıklı bir işleyiş mekanizması oluşturulması adına önlemlerini alabilmektedir.
Tüm bu işlevselliklerin yanı sıra kurum içerisindeki tüm süreçlerinin analizleri yıllık, aylık, ilgili departman ve personel bazlarında yapılarak eksiklikler ve geliştirici faaliyetler ortaya çıkmaktadır.
TEKSTİL (KONFEKSİYON) SEKTÖRÜNDEKİ UYGULAMASI
Müşteri tarafından müşteri temsilcisine iletilen sipariş bilgisi müşteri temsilcisi tarafından doldurulan bir bilgi formu ile planlama departmanına yönlendirilir. Bu form içerisinde mamul cinsi, sipariş adetleri, teslim tarihi ve mamul üretim nitelikleri gibi bilgileri içermektedir.
Planlama departmanına iletilen sipariş bilgisi “Termin Hesaplama Formu” kullanılarak belirtilen siparişin içerdiği ile , tüm alt süreçleri parametrik bir yapı ile oluşturulmuş olan süreç indisini kullanarak sipariş süreci için gerekli olan zaman planlaması yapılmaktadır.
Oluşturulan süreç bilgisi tekrar müşteri temsilcisinin onayına sunularak müşteri temsilcisi bilgilendirilmiş olur gerekirse süreç üzerinde planlama departmanından tekrar düzenleme yapmasını isteyebilir.
Müşteri temsilcisinin de onayından geçen bir sipariş süreci artık üretime hazır haldedir ve her bir sipariş detay süreci ilgili personel ve departmana iletilerek takvimlere işlenir. Her tamamlanan süreç sonunda süreç sahibi süreç kaydı içersindeki “Süreci Tamamla” düğmesine basarak görevini tamamladı olarak işaretler.
Bu uygulamanın görevli personel açısından kullanımı çok basit ve sade olarak dizayn edilmiştir. Bu sayede her seviyedeki kullanıcıya hitap edebilmekte ve adaptasyon sürecinde oluşan sorunları minimize etmektedir.
Bu uygulamanın müşteriye bakan yönünde ise uygulama web uyumlu olması sayesinde sipariş sahibi müşteri internet üzerinden siparişinin takibini yapabilmekte, kendisinin yapması gereken (üretim onayı gibi…) görevleri kendi takviminde görebilmekte ve ilgili müşteri temsilcisi ile diyaloga geçebilmektedir.
Time&Action’ın ürettiği raporlar sayesinde yöneticiler; kendi departmanlarının ve sorumlu personelin iş akışında oluşturduğu verimlilik oranını elde edebilir. Aynı zamanda müşteri siparişlerinin analizleri sonucunda verilen hizmet kalitesinin müşteri bazlı olarak ölçülmesini sağlayarak müşteri ilişkileri yönetimine de ışık tutmaktadır.
Bu haber, advertorial olarak 
tarafından hazırlanmıştır.
Kaynak : 