Doxoft’un öncülüğünde, HP, Digiform, Treo ve Adobe’nin desteğiyle düzenlenen “Tüm Bileşenleriyle Doküman Yönetimi Semineri” İstanbul Swissotel’de gerçekleştirildi. Farklı sektörlerde faaliyet gösteren kurumların yoğun ilgi gösterdiği seminerde; doküman yönetimini etkin kılan tüm bileşenlerle ilgili detaylı bilgilendirmeler yapıldı.
Toplantının açılış konuşmasını yapan Doxoft Genel Müdürü Alpay Göğüş, kurumların en değerli varlıkları olan bilgi ve dokümanlarının en doğru şekilde yönetilmesinin, şirketlere rekabette büyük bir avantaj sağladığını belirtti. Göğüş, doküman yönetiminde parçaların tek başına iyi çalışması ile sonuç üretilemeyeceğini; toplam bir çözüm yapısı sağlandığı takdirde sağlıklı sonuçlar üreten bir yapının olacağını vurgulayarak şunları söyledi:
“Doxoft, formatı ya da geldiği kanal fark yaratmaksızın şirketlerin doküman, e-form ve iş süreçleri temelli ihtiyaçlarına yönelik en gelişmiş çözümleri sunuyor. Doxoft çözümleriyle gerek yakalama teknolojileriyle elektronik ortama geçirilen dokümanlar; gerekse de doğrudan ulaşan e-postalar gibi tüm dokümanlar saklanabiliyor ve yönetilebiliyor. Doküman yönetimi anlayışının merkezindeki sistem olan Doxoft, sağladığı teknoloji ve fonksiyonlarla dünya standardında bir çözüm sunuyor. Ancak Doxoft’u rakiplerinden ayıran en önemli özellik;kendi alanının lideri dünya çapındaki iş ortaklarıyla yaptığı uyumlu çalışmalarla ortaya çıkardığı etkin döküman yönetimi yapısını kurumlara sağlamasıdır. ”
Seminere Konuk Konuşmacı olarak katılan ve Doxoft’un da desteklediği Kültepe Kazıları Projesi’nin Başkanı olan Ankara Üniversitesi Öğretim Üyesi Prof. Dr. Fikri Kulakoğlu, Anadolu’da ilk ticaret odasının kurulduğu ve ilk ticari belgelerin kullanıldığı merkez olan ve geçmişi günümüzden 5 bin yıl öncesine dayanan Kültepe Bölgesi’yle ilgili bilgiler verdi.
Prof. Dr. Fikri Kulakoğlu, kazılara yurt içi ve dışından çok sayıda bilim adamının katıldığını ve kazı çalışmalarına, eski şehrin yer aldığı alanın dijital haritasının hazırlanmasıyla başladıklarını belirterek, yaklaşık 3 kilometre çapındaki bir alanın hem havadan alınmış fotoğraflarının hem de karadan GPS yardımıyla çok hassas bir şekilde haritasının çıkarıldığını söyledi. Prof. Dr. Kulakoğlu böyle önemli bir projede Doxoft’un teknolojik desteğini almaktan duydukları memnuniyeti de dile getirdi.
Toplantının destekçilerinden HP, toplantıda konukları doküman yönetiminde önemli bir yere sahip olan yeni dönem tarayıcılarla ilgili olarak bilgilendirdi. HP IPG Teknoloji Danışmanı Mert Öztürk, dokümanların; kolay yönetilmesinde “Baskı ve Tarama” sürecinin çok önemli olduğunu ve bu işlem sırasında sağlanan başarının; bilgilerin doğru şekilde yönetiminde kolay ve etkili olduğunu ifade etti:
“Doxoft doküman yönetimindeki deneyim ve yetisini, HP’nin baskı ve tarama teknolojilerindeki avantajlarıyla birleştiriyor. Kolay yönetilebilir profil tarama tuşları, yüksek OCR kapasitesi, görüntü iyileştici Kofax VRS desteği ile sunulan HP Smart Document Scan Software, dokümanların yakalama aşamasında en yüksek teknoloji ile işlemden geçmesini sağlıyor. Buna ek olarak kurulacak doküman yönetimi sisteminin barınacağı ve bilgilerin tutulacağı Depolama ve Server altyapısı da HP’nin sektördeki uzmanlığıyla Doxoft projelerinde sunuluyor.”
Doküman yönetiminin bileşenlerinden olan Görüntü İşleme Teknolojileri konusunda bilgiler veren Digiform Genel Müdürü Gürkan Karagöz, “Yakalama” işlemi sonrasında dokümanların sisteme katılmadan önce kuruluşların, kendilerine özel doküman işleme ihtiyaçlarının karşılanmasını isteyebildiklerini vurguladı. Karagöz bu kapsamda yapılan çalışmalar konusunda şu bilgileri verdi:
“Digiform olarak, taranan bir dokümanın ICR işlemi görerek, belli noktalarındaki bilgilerin otomatik şekilde indeks alanı olarak tanımlanması; doküman tarama ve veri girişi işinin dış kaynaklarca gerçekleştirilmesi; girilen bilgilerin tekliğinin ve bilgi kirliliğinin önlenmesi gibi ihtiyaçlarda pazara hizmet sunuyoruz. Uygun maliyetlerle firmaları ağır masraflardan kurtaracak dış kaynak temelli görüntü işleme teknolojileri Digiform – Doxoft ortaklığı ile farklı bir boyut kazanıyor.”
Toplantıda “Belge Çözümlerinin Kilit Bileşenleri: e-Form, e-İmza ve Çıktı Yönetimi” başlıklı bir sunum yapan Adobe İş Geliştirme Müdürü Evren Arın, günümüzde doküman sistemlerinden giderek daha karmaşık işlevleri gerçekleştirmelerinin beklendiğini söyleyerek; kurumsal içeriğin artık ses, video ve 3D gibi farklı medya tiplerini de kapsadığını belirtti. Arın, inceleme ve onay süreçlerinin farklı kurumları içine alacak şekilde genişlediğini, e-imza uyumluluğu ve doküman kontrolünün de gittikçe önem kazandığını ifade ederek şunları söyledi:
“E-Formların kağıt konforu ile çevrimiçi ortamın gücünü birlikte sunması gerekiyor. ISO PDF ile tüm bu gereksinimleri karşılamak mümkün olabiliyor. Masaüstünde Adobe Acrobat ve Reader, sunucu katmanında Adobe LiveCycle, doküman süreçlerini PDF ve Flash teknolojileri ile gerçekleştirmek için gereken araç ve servisleri sağlıyor. Adobe-Doxoft işbirliği kapsamında sunulan modüller, LiveCycle bileşenleriyle, kurumlar için e-form, e-imza, bilgi güvenliği ve çıktı yönetimi çözümleri gerçekleştiriliyor.”
Doküman yönetimini oluşturan tüm bileşenlerin entegre bir biçimde çalışmasında önemli bir faktör olan Sistem Entegrasyonu konusunda yapılan çalışmaları konuklara aktaran Treo Genel Müdürü Evren Ballı “Veri Merkezi Modernizasyon Servisi”nin doküman yönetiminin ayrılmaz bir parçası olduğunun altını çizdi:
“Bahsi geçen tüm bileşenlerin entegre şekilde çalışması ve katma değerli hizmetlerin müşteri ihtiyaçlarına göre verilebilmesi başarılı bir proje için çok önemli bir etken. Sistem entegrasyon çalışmaları, gerek donanım gerekse de yazılım tarafındaki tecrübesi ile TREO, sistem entegrasyonu konusundaki bilgi birikimini Doxoft ile birleştirip müşterilerinin hizmetine sunmaktadır.”
Doxoft adına ikinci bir konuşma yapan Satış Temsilcisi Emre Fırıncıoğlu,Kurumsal hafızanın oluşturulmasının önemine değinerek; Doxoft’un çözüm ve uygulamalarıyla kurumlarda bilgi, belge ve süreç yönetimini en kolay hale getirerek; özellikle bilgiye ulaşımı ve bazı bürokratik süreçleri en kısa zamana indirgediklerini; bu şekilde de kurumların özellikle zamandan, verimlilikten ve insan kaynağından büyük avantaj sağladığını vurguladı.
Kaynak : 