Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesiyle genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemi borsaya kote şirketler açısından zorunlu hale geldi. Bu kapsamda, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın düzenlemeleri çerçevesinde borsaya kote şirketlerin yapacakları genel kurul toplantıları, 1 Ekim 2012 tarihinden itibaren Merkezi Kayıt Kuruluşu’nun (MKK) geliştirdiği Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) üzerinden yapılacak.
Endüstri standartlarını belirleyen uluslararası düzenlemelerin gereklerini yerine getiren ve yenilikçi özgün uygulamaları dünyadaki örneklerinden daha önce sunan EGKS, başta Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ve Sermaye Piyasası Kurulu olmak üzere ilgili tüm paydaşların desteği ve görüşü alınarak hazırlanan dinamik ve özgün bir sistem.
Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesi ve İstanbul Finans Merkezi 49 No’lu Eylem Planı çerçevesinde MKK tarafından hazırlanan ve kapsamı açısından dünyada bir ilk olan EGKS 1 Ekim 2012 tarihinde devreye alındı. “İstanbul Uluslararası Finans Merkezi Strateji Belgesi”nin 49. eylemi olan “Kaydi ortaklık haklarının elektronik ortamda kullanımı” eyleminde sorumlu kuruluş olarak görevlendirilen MKK,ortaklık haklarının elektronik ortamda kullanımını ve genel kurulların tek bir merkezden yapılabilmesini sağlayacak EGKS projesinin tüm bileşenlerini ve yazılımını tamamlayarak borsaya kote şirketlerin ve yerli/yabancı tüm yatırımcıların hizmetine açtı.
Sadece borsaya kote şirketlerin değil, isteğe bağlı olarak Türkiye’deki tüm anonim şirketlerin MKK üzerinden kullanabileceği EGKS; şirketler, pay sahipleri, temsilciler, aracı kuruluşlar ve diğer paydaşlar açısından genel kurul öncesindeki, toplantı anındaki ve sonrasındaki bütün işlemlerin elektronik imzayla yapılabildiği ve iletişimin e-MKK Bilgi Portalı/e-posta/SMS yoluyla sağlandığı bir bilişim sistemi olarak kuruldu.
Genel kurul toplantılarına ilişkin ön hazırlık ve yasal merasimlerin elektronik yöntemle yerine getirilebildiği EGKS ile, toplantı anına ilişkin her türlü işlem elektronik olarak gerçekleştirilebiliyor. EGKS, şirket ortaklarının paylarını bloke etmeden elektronik ortamda işlem yapabilmelerine, temsilci tayin edip oy talimatı verebilmelerine, fiziki ortamda yapılmakta olan toplantıyı eş zamanlı olarak takip edebilmelerine, görüntü ve ses aktarımı sayesinde fiziken genel kurula katılmaksızın internet erişimi olan her yerden genel kurulu canlı olarak izleyebilmelerine, görüşülen gündeme ilişkin görüş ve önerilerini eş zamanlı olarak gönderebilmelerine, ilgili gündemin oylamasına geçilmesi ile birlikte oylarını toplantıya fiziken katılanlarla eş zamanlı olarak kullanabilmelerine ve tüm süreçlere ilişkin bilgi ve bildirimleri anlık olarak alabilmelerine olanak tanıyor.
MKK’nın devreye aldığı e-MKK Bilgi Portalı’nın önemli bileşenlerinden biri olarak birçok yeniliği içinde barındıran EGKS’ye ilişkin eğitimler, MKK ve Sermaye Piyasası Lisanslama, Sicil ve Eğitim Kuruluşu A.Ş. işbirliğiyle uzaktan erişimli elektronik eğitim platformu üzerinden verilmekte olup, yatırımcılar eğitimlerden ücretsiz faydalanabilecek.
Şirketler tarafından belgelerin ve duyuruların İngilizce yayınlanması ve genel kurul görüşmelerinin eş zamanlı İngilizce çevirilerinin yapılması durumunda EGKS İngilizce dil seçeneği ile şirketlerin yabancı ortaklarının toplantıları takibini kolaylaştıracak ve katılımı arttıracak. Uluslararası standartlar ile AB Direktiflerine uygun ve dünyadaki örneklerinin ötesinde bir sistem olan EGKS, sınır ötesi oy kullanma ve proxy (vekalet) engellerini (genel kurul blokajı, fiziki vekalet belgesi ibrazı vb.) ortadan kaldırıp gerek yabancı ortakların gerek temsilcilerinin genel kurul belgelerine zamanında ve tam erişimini ve kolayca oy kullanmalarını sağlayacak.
EGKS, uygulayacak şirket sayısının çokluğu, şirketlere ve yatırımcılara sunduğu olanakların çeşitliliği, barındırdığı yenilikler ve kapsamı itibariyle pay sahiplerinin oylarını elektronik ortamda kullanabildiği bir sistemden çok daha fazlasını sunuyor.
EGKS şirketlerimizin kurumsal yönetim etkinliğinin, uluslararası alanda kabulünün ve rekabet gücünün artırılmasına katkıda bulunacak. Ayrıca, ortaklar ve şirketler arasında artan bilgi alışverişi, şeffaflık ve uluslararası mevzuatla uyum gösteren yapısı sayesinde Türkiye’nin küresel çapta yatırımcılar açısından daha cazip hale gelmesine ve İstanbul’un Uluslararası Finans Merkezi projesine önemli bir katkı sağlayacak.
Kaynak : 