Ofis makinası deyip geçmeyin. Ofis makinalarını özellikle de kartlı-şifreli baskı sistemlerini kullanırken kişiliğiniz ile ilgili ipuçları verdiğinizi biliyor muydunuz?
Dokümanların güvenli bir şekilde basılması ve özellikle de kişiye özel basılan dokümanlardaki gizlilik ve güvenlik unsurları, bilgi ve doküman yönetiminin önemini her geçen gün artırıyor. Kartlı-şifreli baskı çözümü ile birlikte kullanılabilen ek yazılımlarla, hangi çalışan ne miktarda ne sıklıkta, hangi makinelerden baskı almış, dokuman mı fotoğraf mı, aldığı baskı renkli mi, siyah beyaz mı? gibi kullanım alışkanlıklarını ortaya koyan ve bunların maliyet yansımalarını içeren raporlar üst yönetimce alınabiliyor.
Xerox ve Epson distribütörü Lidya Grup Satış Direktörü Betül Kayacık, çalışanları uyardı “Ofis makinalarını kullanma şekliniz kişiliğiniz ile ilgili ipuçları verdiği gibi kariyer planlamanıza da etki ediyor. Baskı alışkanlıklarına bakıldığında farklı çalışan profilleri ile karşılaşıyoruz. Bu baskı raporları, günümüzde bölüm yöneticileri için önemli veriler oluşturuyor” dedi.
Siz hangi profil çalışansınız?
- Müsrifler: Aklına her geleni basan kağıt ve mürekkep canavarı bu grup çalışanlar, şirket kaynaklarını boşa harcamasıyla dikkatleri üzerine topluyor.
- Unutkanlar: Yazıcıya evrak gönderip unutanların sayısı da azımsanmayacak kadar çok.
- Ekran dostları: Dokümanları yazıcıya göndermektense dizüstü bilgisayar ve tabletle sunum yapmayı tercih edenler bu gruba giriyor.
- Disiplinliler: Neyi ne zaman kaç adet basacağını bilen bu grup çalışanda renkli ve siyah-beyaz baskı hassasiyeti de yüksek. Bu grup, neyi ne amaçla yaptığını çok iyi bildiğinden şirket kaynaklarını verimli kullanan grup olarak ortaya çıkıyor.
- Renkli kişilikler: Hayatları gibi ürettiği dokümanlar da birbirinden renkli bu grup çalışanlar, sunumlarda hatta Word dokümanlarda bile rengi ön plana çıkarıyor. Bu grup çalışanlar her şeyi renkli basma gibi bir alışkanlık sergiliyor ancak maliyet faktörüyle hiç ilgileri bulunmuyor. Şirkette yeniliklerin temsilcisi oldukları için ise büyük toleransa sahipler.
Kartlı-şifreli baskı sistemlerinin faydaları:
Xerox ofis cihazları ve dijital baskı sistemleri üzerine entegre edilen ve özel bir çözüm olan kartlı-şifreli baskı sistemi, dokümanı baskıya gönderen tarafından makine başında basılmasını sağlıyor.
Kartlı-şifreli baskı çözümü sayesinde;
- Çalışanlar ofislerindeki herhangi bir cihaz üzerinden baskı alabilir.
- Yazıcıya gönderilen bir dokümanın veya fotokopisi alınmak, taranmak istenen bir belgenin, kişiye özel baskı şifresi cihaz ekranına girilmeden işlem yapılmasını önler.
- Bilgi ve doküman gizliliğini koruyarak güvenli bir baskı ortamı oluşturulmasını sağlar.
- Özellikle kurumsal evrak ve dokümanların yetkileri olmayan kişiler tarafından görülmesini engeller.
- Kullanım alışkanlıkları ve maliyetler kontrol edilebilir.
- Bütün yazıcıların tek bir sürücüye geçmesi sağlanarak çalışanların bilgisayarlarına yazıcıyı tanıtma sorununu da ortadan kaldırır.
- Çalışanlar zaman ve esneklik kazanırken, sistem çalışan performansını ve iş verimliliğini de artırır.
- Erken baskı, gereksiz baskı, basılıp ama unutulan dokümanların oluşması da önlenir.
Kaynak : 