Zaman zaman turk-internet.com’da “Proje Yönetimi” konusunda makaleler yayınlayarak, proje yönetiminde başarılı olmanın yollarını anlatıyoruz. Ama ya başarısız projeler? Asıl ders alınması gerekenler bunlar değil midir?
Ülkemizde özellikle bankalarda ama yanısıra özel ve devlet şirketlerinde, çok önemli ve bazen onlu-milyon dolarlı bilişim projeleri yapıldı ve yapılıyor. Avrupa ya da Dünya’ya nazaran, “bankacılıkta ya da devlet kuruluşlarında, teknolojimiz ne kadar da ileride” övünmelerine karşın, oldukça yüksek sayıda başarısız proje örnekleri ile de karşılaşmaktayız.
Başarısız projelerin bir kısmı durdurulur ya da iptal edilirken, büyük kısmı ise yapılan yatırımın karşılığının alınamaması, planlanan sürelerde tamamlanamaması, bütçelerinin tahmin edildiğinden çok daha fazla olması gibi etkilerle karşılaşıyor.
Böyle başarısız “şişmiş” projeleri satın alanların kariyer korkusu nedeniyle, bazen başarısızlığa rağmen büyük maliyetler ödenebiliyor ve olay da ortaya çıkmıyor (öyle sanılıyor, aslında hem projeyi beceremeyen firma, hem de projeyi satın alıp, umduğunu bulamayanlar tarafında, fısıltı halinde de olsa konuşulup duruyor).
Dolayısıyla ülkemizdeki bu tür “şişmiş” projeleri, alıcı ve satıcının eş sorumluluğundan dolayı, genellikle başarısız olarak kamuoyu çok duymaz ve hatta çoğu zaman üstü “sanal bir başarı” ile kapatılır ama yukarıda da dediğimiz gibi 2 taraf ve yakın çevresinde konuşulur durur. Halbuki, tarihin aynı yanlışlığa izin vermemesi için başarısızlıkları yüksek sesle konuşmamız, bunlardan ders çıkarmamız, çıkarılan dersleri paylaşmamız gerekmez mi ?
Türk.internet.com olarak, ülkemiz bilişim sektörünün doğru gelişimi ve proje kalitelerinin artması için bunun gerekli olduğuna inanıyor ve olumsuz örnekleri, detayları ve başarısızlık nedenlerini, [email protected] adresine kısa açıklama ile göndererek bu yazı serisine katkı vermenizi bekliyoruz.
Bilişim teknolojilerinin kendisini sürekli gelişerek yenilemesini ve bunların ülkemizin iş dünyasında uygulanır olmalarını, hayatlarımızı kolaylaştırmalarını, hemen hepimiz memnuniyetle karşılamaktayız. İletişim hızlarının katlanması ve ucuzlaması, hem gelişen ve hem de fiyatları azalan donanımlar, internet teknolojilerinin sürekli evrimi, yeni teknoloji iş modellerinin oluşması gibi olumlu gelişmeler hepimizin ortak ilgisinde olan konulardan sadece bazılarıdır.
Tüm bu olumlu gelişmelere karşın, BT harcamalarımızın sürekli artıyor olmasını anlamak pek mümkün olmasa da, bu durum bu yazının kapsamında ele alınmayacaktır. Teknoloji ucuzlarken bütçelerimizin artıyor olması başka bir yazının konusu olarak ayrıca irdelenebilir.
Ancak; ekonomik krizler dışında küresel BT harcamalarının her yıl ortalama %3-5 büyüdüğünü, 2009 yılında $3,200 Milyar Dolar(3.2 trilyon Dolar) olan BT harcamasının 2010 yılı için Gartner’ın tahmini ile %3.9 büyüyerek $3,350 Milyar olacağını hatırlamak gerekir.
Bu yazının konusu ise sürekli geliştiğini söylediğimiz BT’nin kurumsal kullanımının zorlaşması, başarısız projelerin sayısının artmasının nedenlerini başarısız ve başarılı proje örnekleri üzerinden incelenmesidir.
Başarısız Projelerin Tanımı
Konu başarısız proje olduğundan öncelikle bunun tanımını doğru yapmak gerekir. Başarısızlığın sadece iptal edilen ve durdurulan projeler olarak ele alınmaması gerekir. Başarının kriterleri olduğu gibi başarısızlığında değişik kriterleri vardır ve bunları üç ana başlık altında ele alabiliriz.
- 1. Projenin gerçekleşen/planlanan süresi
2. Projenin gerçekleşen/planlanan bütçesi
3. Projenin hedeflenen gereksinimleri karşılaması/karşılayamaması
Bu üç bileşen; süre, bütçe ve gereksinime cevap vermesi, projenin genel kalitesinin ortaya konulmasında öncelikle ele alınması gereken temel kriterlerdir. Örneğin; proje süresinin hedeflenen zamandan %X daha uzun sürmesi bir başarısızlık kriteridir. Benzer şekilde projenin planlanan bütçesinin gerçekleşen bütçesine oranı %Y daha fazla ise başarı sorgulanmalı, değerlendirilmeli ve dersler çıkarılmalıdır.
Başarı için X ve Y değerlerinin %30’dan daha fazla olmaması tavsiye edilmekle birlikte projeye göre , bu değerlerde küçük oynamalar olabilir.
Bahsedilen temel kriterlere projenin eksikleri/hataları, karlılığı gibi bileşenler de ilave edilebilir (başarı ve başarısızlık kriterleri ilerideki yazılarda detaylı olarak ele alınacaktır.
Başarısız Proje İstatistikleri
Başarısız projelerin oransallaştırılması konusunda bir çok değişik çalışma olmakla beraber rakamsal olarak yıllık kaybın 100 Milyar Dolar civarında olduğu öngörülmekte. Bazı verilere göz atacak olursa;
- 1. Standish Chaos’un raporuna göre 2004 yılında;
- – Başarısız proje oranı: %18
– Başarısı/başarısızlığı değerlendirilemeyen projelerin oranı: %53
– Başarılı proje oranı: %29
– İptal edilen projelerin maliyeti: 55 Milyar Dolar
2009 yılında güncellenen raporun verilerine göre;
| 1994 | 1996 | 1998 | 2000 | 2002 | 2004 | 2009 | |
| Başarılı Proje | %16 | %27 | %26 | %28 | %34 | %29 | %32 |
| Başarısız Proje | %31 | %40 | %28 | %23 | %15 | %18 | %24 |
| Başarısı Değerlendirilemeyen | %53 | %33 | %46 | %49 | %51 | %53 | %44 |
| .. | |||||||
2) Tata Consultancy 2007 raporuna göre projelerin;
– %62’si süresel olarak başarısız
– %49’u planlanan bütçelerin çok üzerinde tamamlanmış
– %47’si beklenenden çok daha fazla bakım bedelleri ile karşılaşmış
– %41’i projenin iş’e olan katma değeri bakımından (ROI – Return of Investment) başarısız olmuş
– %33’ü beklentilerin çok uzağında kalmış
Başarısız Proje Örneği-1:
Müşteri: Sydney Water (Su Hizmetleri idaresi – Sidney, Avustralya)
Tedarikçi firma : IBM Avustralya (Projenin ilk sözleşmesi, kısa bir süre sonra IBM tarafından satın alınan PricewaterhouseCoopers danışmanlık tarafından imzalanmış)
Proje Adı: Müşteri ilişkileri ve fatura Yönetimi
Proje Maliyeti : $60 Milyon
2005 yılında 38 Milyon Dolar bütçe ile başlatılan proje maliyetinin zaman içerisinde 138 Milyon Dolar’a fırlaması ile proje 2008 yılında iptal edilir. Bugün IBM Avustralya ile mahkemelik olan Sidney su idaresi, proje iptal edilene kadar IBM’e $61 Milyon danışmanlık hizmetleri, $18.6 Milyon ‘da donanım ve yazılımlar için olmak üzere toplam 78.6 Milyon Dolar ödeme yapar. Projenin başarısızlık nedenlerine ilişkin firmanın yeni BT yöneticisinin değerlendirmeleri şu şekilde:
1) Kurumsal proje yönetimi yanlışlıkları
– Üst yönetimin zamanında, eksiksiz ve net biçimde bilgilendirilmemesi
– Proje öncesinde teknik yeterlilik çalışmasının yapılmamış olması
– Üst yönetimin projeyi etkin biçimde takip etmemesi. Üst yönetimin projenin karmaşıklığı dışında başka bir bilgiye sahibi olmaması
– Sidney idaresi proje ekibinin müşteri adres verilerinin düzeltilmesine ilişkin doğru adımları izlememiş olmaları
2) Projeye dair tanımlamalar ve IBM proje yönetimindeki hatalar
– Proje planı ve proje analizinin yetersiz olması, çok fazla değişiklik içermesi, sürekli ek maliyetler ve gecikmelerin ortaya çıkması
– Proje için iş gereksiniminin güncellenmemesi
– Bütünleşik proje planının olmaması
– Proje ekibinin belirli konulardaki uzmanlıklarının yetersiz olması
– İş süreç iyileştirme için yola çıkılan projenin donanım ve yazılım yatırımına dönüşmesi
– Firma iş birimleri ile proje ekibi arasındaki iletişimsizlik
– Projenin kurumsal bir strateji üzerine başlatılmış olmaması ve bu strateji geliştirildiğinde de mimarinin yanlış olduğunun ortaya çıkması
– Projenin karmaşıklığına ve bunun ek maliyetler getireceğine kurumun şartlanmış olması
3) Tedarikçi seçimi ve sözleşme
- – Firmanın yeterli şartname oluşturamamasından dolayı doğru değerlendirmenin yapılamaması
– Sözleşme yönetiminin eksik olması, tüm risk ve sorumlulukların kuruma yükletilmiş olması
– Sözleşme içeriğinin şartnamede belirtilen tüm gereksinimleri kapsamaması.
Yukarıda yurtdışından bir örnek vermekle birlikte, yazı dizimiz içinde bazı başarısız yerli örnekler de sunacağız.
Bir sonraki yazıda başarısızlığın nedenleri incelenecek. İkinci bölümü buraya tıklayarak okuyabilirsiniz.
